Hóa đơn điện tử ngày càng được sử dụng rộng rãi bởi tính tiện lợi và hiệu quả trong việc quản lý, lưu trữ cũng như giảm thiểu rủi ro về gian lận thuế. Để giúp các doanh nghiệp hiểu rõ quy trình và các quy định liên quan, bài viết này sẽ hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính nhanh chóng, tiện lợi.

Tìm hiểu chung về hóa đơn điện tử

Trong thời đại chuyển đổi số, hóa đơn điện tử đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Sau đây là một số thông tin cơ bản giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm và vai trò của hóa đơn điện tử.

Khái niệm

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được lập, phát hành và gửi nhận qua hệ thống điện tử. Nó thay thế hóa đơn giấy truyền thống, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và vận chuyển.

>>> Xem thêm: VNPT Invoice - Phần mềm xuất hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật

Hóa đơn điện tử là gì? Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử

Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

Hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách chính xác và minh bạch. Đồng thời, việc sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, giảm thiểu tình trạng gian lận thuế và tăng cường hiệu quả công việc.

Quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Việc xuất hóa đơn điện tử không chỉ dừng lại ở thao tác kỹ thuật mà còn phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp lý. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng theo quy định của Thông tư 78 mà doanh nghiệp cần nắm rõ.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 78

Các quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính

Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ như sau:

• Đối tượng áp dụng: Doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh có nghĩa vụ xuất hóa đơn.

• Các loại hóa đơn điện tử: Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), hóa đơn bán hàng, hóa đơn điều chỉnh.

• Thông tin trên hóa đơn: Bao gồm thông tin người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, mã số hóa đơn, thuế suất, tổng tiền.

• Chữ ký số và mã xác thực: Hóa đơn cần chữ ký số của người bán và mã xác thực từ cơ quan thuế.

• Quy định về lưu trữ và bảo mật: Lưu trữ hóa đơn tối thiểu 10 năm, đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.

• Quy trình phát hành và gửi hóa đơn: Thực hiện qua phần mềm hóa đơn điện tử và gửi qua email hoặc phương thức điện tử khác.

• Báo cáo với cơ quan thuế: Cập nhật tình hình phát hành hóa đơn.

• Xử lý vi phạm: Phạt tiền hoặc xử lý theo pháp lý đối với hành vi gian lận.

>>> Xem thêm: Khám phá chi tiết về hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Điều kiện cần để xuất hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các điều kiện sau đây để xuất hóa đơn điện tử:

Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Trước tiên, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Việc này bao gồm khai báo thông tin doanh nghiệp và lựa chọn hình thức sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp (hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).

Cập nhật thông tin chính xác trên hệ thống.

Mọi thông tin doanh nghiệp trên hệ thống, bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, và thông tin tài khoản ngân hàng, phải được cập nhật chính xác. Đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn và tránh các sai sót không đáng có.

Thanh toán qua tài khoản ngân hàng.

Theo quy định, các giao dịch liên quan đến hóa đơn điện tử cần được thực hiện qua tài khoản ngân hàng. Điều này không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch mà còn thuận tiện trong việc đối soát dữ liệu và quản lý tài chính.

Chữ ký số và phần mềm hỗ trợ

• Chữ ký số: Đây là yếu tố bắt buộc để xác thực hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý và an toàn. Doanh nghiệp cần đăng ký và sử dụng chữ ký số từ các nhà cung cấp uy tín.

• Phần mềm hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần triển khai phần mềm hóa đơn điện tử tương thích với yêu cầu của cơ quan thuế. Phần mềm này phải có khả năng tạo, phát hành, gửi, lưu trữ, và quản lý hóa đơn theo đúng quy định hiện hành.

Điều kiện để doanh nghiệp tiến hành thực hiện hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử

Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên sẽ giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử dễ dàng, chuyên nghiệp và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Các nguyên tắc khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử

3 nguyên tắc quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải lưu ý, đó là:

Nguyên tắc xuất hóa đơn GTGT

Khi phát hành hóa đơn GTGT, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định pháp lý liên quan, bao gồm thời điểm lập hóa đơn, đối tượng áp dụng, và phương pháp tính thuế. 

Hóa đơn GTGT phải được xuất đúng thời điểm, thường là khi giao dịch mua bán được thực hiện, hoặc khi nhận được thanh toán tùy thuộc vào điều kiện giao dịch. Doanh nghiệp cũng cần đảm bảo ghi rõ các thông tin như tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng, đơn giá, và thuế suất để minh bạch trong kê khai thuế và đối chiếu với cơ quan thuế.

Nguyên tắc quy định các tiêu thức trên hóa đơn điện tử.

Mỗi hóa đơn điện tử cần phải đáp ứng đầy đủ các tiêu thức theo quy định của pháp luật. Những thông tin cơ bản như tên, mã số thuế của bên bán và bên mua, ngày phát hành, thông tin hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, và tổng tiền phải được thể hiện chính xác và rõ ràng. 

Ngoài ra, hóa đơn phải bao gồm chữ ký số và mã xác thực từ cơ quan thuế nếu áp dụng hình thức hóa đơn có mã. Việc đảm bảo đầy đủ và chính xác các tiêu thức không chỉ giúp hóa đơn hợp lệ mà còn tránh được các tranh chấp hoặc xử phạt không cần thiết.

Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn điện tử bị xuất sai.

Trong trường hợp hóa đơn điện tử được phát hành nhưng phát hiện có sai sót (ví dụ như sai thông tin khách hàng, số tiền, thuế suất, hoặc mã hàng hóa), doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo quy định. Điều này bao gồm việc lập biên bản thỏa thuận với khách hàng, phát hành hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, và báo cáo lại tình trạng hóa đơn cho cơ quan thuế. 

Ba nguyên tắc này là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện quy trình xuất hóa đơn điện tử một cách chính xác, hiệu quả và tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Giải đáp: Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT TT78

Dưới đây là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT theo Thông tư 78 (Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về hóa đơn điện tử):

Bước 1: Chuẩn bị thông tin xuất hóa đơn (khách hàng, mã số thuế, số tiền, sản phẩm/dịch vụ, v.v.).

Trước khi tạo hóa đơn, doanh nghiệp cần thu thập và kiểm tra đầy đủ thông tin của khách hàng, bao gồm:

• Tên khách hàng, mã số thuế, địa chỉ, thông tin liên hệ.

• Danh mục sản phẩm/dịch vụ cung cấp, đơn giá, số lượng, thành tiền.

• Các khoản thuế suất áp dụng và tổng giá trị thanh toán.

Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống VNPT.

Sử dụng tài khoản đã đăng ký, doanh nghiệp truy cập vào cổng dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT qua đường dẫn hoặc phần mềm tương ứng.

Bước 3: Cập nhật thông tin doanh nghiệp và kiểm tra điều kiện xuất hóa đơn.

Đảm bảo thông tin doanh nghiệp trên hệ thống đã được cập nhật đầy đủ, bao gồm mã số thuế, địa chỉ và chữ ký số. 

Kiểm tra các điều kiện cần thiết như tài khoản còn hiệu lực, đã tích hợp chữ ký số và kết nối với cơ quan thuế.

Bước 4: Tạo hóa đơn điện tử theo các bước sau:

• Chọn mục tạo hóa đơn mới trong hệ thống.

• Nhập các thông tin khách hàng và chi tiết hóa đơn đã chuẩn bị ở bước 1.

• Chọn loại hóa đơn phù hợp (hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, v.v.).

Bước 5: Ký số và phát hành hóa đơn.

Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin, sử dụng chữ ký số để ký xác nhận hóa đơn. Sau đó, thực hiện phát hành hóa đơn và gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế để nhận mã xác thực (nếu áp dụng).

Bước 6: Gửi hóa đơn cho khách hàng.

Khi hóa đơn được xác thực thành công, doanh nghiệp có thể gửi hóa đơn qua email hoặc cổng thông tin khách hàng đã đăng ký. Đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn trong thời gian sớm nhất.

Bước 7: Lưu trữ và quản lý hóa đơn.

Hóa đơn điện tử sau khi phát hành cần được lưu trữ an toàn trong hệ thống phần mềm VNPT hoặc theo giải pháp lưu trữ của doanh nghiệp. Lưu ý rằng thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo quy định pháp luật.

Bước 8: Tuân thủ các quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 78.

Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn được xuất đúng quy trình, nội dung tuân thủ Thông tư 78, và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo, đối soát với cơ quan thuế theo yêu cầu.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT TT78 nhanh chóng

Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn nâng cao tính minh bạch, chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh.

Hướng dẫn gửi và quản lý hóa đơn điện tử sau khi xuất

Sau khi thực hiện theo hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử, việc quản lý hóa đơn đúng quy trình là yếu tố quan trọng để đảm bảo hóa đơn được sử dụng hợp lệ và thuận tiện cho khách hàng. 

Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định

Bạn cần tuân thủ các quy tắc khác nhau khi lưu trữ hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử, nền tảng đám mây hoặc máy tính/ thiết bị lưu trữ:

Trường hợp 1: Lưu trữ trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Sau khi phát hành, hóa đơn sẽ tự động được lưu trữ trên hệ thống của phần mềm. Vì vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và cập nhật để đảm bảo tất cả hóa đơn được lưu đầy đủ.

Phần mềm nên cung cấp tính năng tìm kiếm hóa đơn theo mã số, ngày xuất hoặc thông tin khách hàng để dễ dàng tra cứu.

Trường hợp 2: Lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây.

Khách hàng cần sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của các nhà cung cấp uy tín để tăng cường an toàn dữ liệu, đảm bảo sao lưu định kỳ dữ liệu hóa đơn để tránh mất mát do sự cố kỹ thuật.

Trường hợp 3: Lưu trữ cục bộ trên máy tính hoặc thiết bị lưu trữ.

Hóa đơn có thể được xuất ra định dạng PDF và lưu trữ trên máy tính hoặc ổ đĩa cứng.

Lưu ý: Đảm bảo các thiết bị lưu trữ được bảo mật và không bị truy cập trái phép.

Theo dõi và quản lý hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần theo dõi và quản lý hóa đơn điện tử: 

Quản lý hóa đơn đã phát hành.

Các doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý danh sách hóa đơn đã xuất, đồng thời theo dõi trạng thái từng hóa đơn (đã gửi, đã xem, đã thanh toán).

Kiểm tra và đối chiếu dữ liệu hóa đơn.

Doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra và đối chiếu giữa hóa đơn điện tử và báo cáo doanh thu để đảm bảo tính chính xác.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần giữ liên lạc với khách hàng để xử lý kịp thời các trường hợp hóa đơn bị sai sót hoặc không nhận được.

Tuân thủ quy định về báo cáo hóa đơn.

Định kỳ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Thông tư số 78/2021/TT-BTC.

Các hóa đơn bị hủy, chỉnh sửa cũng cần được báo cáo đầy đủ.

>>> Xem thêm: Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ nhanh chóng, chính xác

Một số lưu ý quan trọng

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc xuất hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích về hiệu quả và quản lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề để đảm bảo quá trình thực hiện theo hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử diễn ra an toàn và đúng quy định:

Đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng

Hóa đơn điện tử chứa đựng nhiều thông tin quan trọng, bao gồm dữ liệu nhạy cảm của khách hàng như tên, địa chỉ, mã số thuế và giá trị giao dịch. Do đó, việc mã hóa thông tin và áp dụng các biện pháp bảo mật là điều cần thiết nhằm ngăn chặn nguy cơ rò rỉ hoặc xâm nhập trái phép.

Lưu ý về thời hạn lưu trữ

Theo quy định pháp luật, hóa đơn điện tử cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm. Doanh nghiệp cần có giải pháp lưu trữ an toàn, đáp ứng các yêu cầu kiểm tra, đối soát khi cần thiết từ cơ quan chức năng.

Cập nhật phần mềm thường xuyên

Phần mềm hóa đơn điện tử là công cụ không thể thiếu trong việc quản lý và phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp nên thường xuyên kiểm tra, cập nhật phần mềm để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, tương thích với những thay đổi mới trong chính sách thuế và quy định pháp luật.

Việc chú trọng đến các yếu tố này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tạo niềm tin đối với khách hàng, khẳng định tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.

Một số câu hỏi thường gặp về xuất hóa đơn điện tử

Dù quy trình xuất hóa đơn điện tử đã được tối ưu, không thể tránh khỏi một số lỗi phát sinh. Sau đây là một số lỗi thường gặp và cách khắc phục để đảm bảo mọi thao tác thực hiện theo hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử diễn ra thuận lợi.

Hóa đơn điện tử có cần in ra để lưu trữ không?

Câu trả lời: Hóa đơn điện tử không cần in ra để lưu trữ vì chúng được lưu trữ dưới dạng số hóa và có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định hiện hành.

Khi nào cần phát hành lại hóa đơn điện tử?

Câu trả lời: Hóa đơn điện tử cần được phát hành lại khi có sự điều chỉnh thông tin hoặc khi phát sinh các sai sót trong hóa đơn đã xuất trước đó.

Làm thế nào để điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn đã xuất?

Câu trả lời: Doanh nghiệp có thể sử dụng chức năng điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn được tích hợp trong phần mềm hóa đơn điện tử để thực hiện các thay đổi cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác.

Khi gặp lỗi ký số không thành công cần làm gì?

Câu trả lời: Người dùng cần kiểm tra kết nối mạng, thiết bị ký số, và phần mềm hỗ trợ để đảm bảo các yếu tố kỹ thuật hoạt động bình thường, giúp quá trình ký số diễn ra trơn tru.

Khi gặp lỗi sai thông tin khách hàng hoặc mã số thuế cần làm gì?

Câu trả lời: Trong trường hợp thông tin khách hàng hoặc mã số thuế bị sai, doanh nghiệp cần cập nhật lại thông tin chính xác trên phần mềm và thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành hóa đơn mới.

Các lỗi kết nối mạng hoặc lỗi phần mềm sẽ khắc phục ra sao?

Câu trả lời: Để khắc phục các lỗi kết nối mạng hoặc lỗi phần mềm, người dùng nên khởi động lại hệ thống hoặc liên hệ với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của nhà cung cấp dịch vụ để được hướng dẫn và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.

Một số câu hỏi về quy trình xuất hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp quản lý giao dịch hiệu quả và đáp ứng quy định pháp luật. Thực hiện chính xác hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử VNPT là giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý tài chính nhanh chóng, chính xác và minh bạch.

VNPT hiện là một trong những nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu, đáp ứng tối ưu nhu cầu của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử chi tiết và nhanh chóng, hãy truy cập ngay websiteVNPT hoặc liên hệ hotline 18001091 để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết, giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.