Sau đề án Thành phố thông minh, Tp.HCM đang quyết tâm đẩy nhanh tiến độ ứng dụng công nghệ thông tin rộng rãi và hiệu quả trong mọi hoạt động của các cơ quan nhà nước thành phố làm cơ sở để phục vụ công tác cải cách hành chính, nâng cao năng suất lao động, góp phần hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao năng lực cạnh tranh của thành phố, đảm bảo an ninh mạng và an toàn thông tin.

Ấn tượng với 2 ứng dụng của Tập đoàn VNPT

Có thể thấy rõ những quyết tâm và nỗ lực đó khi UBND Tp.HCM lựa chọn hệ thống “Phòng họp không giấy e-Cabinet” và ứng dụng “Giao việc tức thời- Nhắc việc thông minh” của Tập đoàn VNPT cho mục tiêu Chính quyền không giấy tờ vào năm 2020 trên toàn Thành phố. Việc triển khai hệ thống Phòng họp không giấy và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh" được đánh giá là bước tiến quan trọng của thành phố trong việc hướng đến một nền hành chính công hiện đại dựa trên nền tảng công nghệ tiên tiến, phù hợp với đòi hỏi thực tiễn và xu hướng phát triển trên thế giới.

Phải khẳng định điều đó vì đây là hệ thống ứng dụng tích hợp thông minh được VNPT xây dựng riêng cho UBND TP.HCM nhằm tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của Ủy Ban từ cấp thành phố tới cấp xã/huyện. Phát biểu giới thiệu tại Hội nghị triển khai Hệ thống Phòng họp không giấy e-Cabinet và Ứng dụng Giao việc tức thời- Nhắc việc thông minh mới đây tại UBND Tp.HCM, Chủ tịch Hội đồng thành viên Tập đoàn VNPT Trần Mạnh Hùng cho biết: VNPT e-Cabinet có 69 tính năng chính, tích hợp với hệ thống văn bản điện tử - ký số điện tử, hệ thống văn bản điện tử - theo dõi, đôn đốc, kiểm tra tiến trình thực hiện nhiệm vụ, hệ thống chat trao đổi và hệ thống họp trực tuyến từ xa để tạo nên hệ thống họp không giấy tờ rất mạnh mẽ và linh hoạt đảm bảo phục vụ trước, trong và sau phiên họp.

Trong khi đó, Giao việc tức thời- Nhắc việc thông minh lại thể hiện sức mạnh công nghệ ở các tính năng rất nổi trội: Trao đổi, giao việc tức thời: cung cấp môi trường bảo mật để lãnh đạo trao đổi và giao việc cho cá nhân, đơn vị phụ trách; Nhắc nhở công việc: hệ thống tự động cảnh báo các công việc sắp đến thời hạn xử lý; Quản lý công việc: ứng dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại công việc; Trợ lý ảo hỗ trợ báo cáo công việc hàng ngày, tương tác với người dùng để tìm kiếm thông tin và tính năng nâng cao như tích hợp lịch cá nhân, lịch làm việc và các ứng dụng khác.

Quyết tâm ứng dụng công nghệ

Phát biểu tại Hội nghị, Chủ tịch UBND Tp.HCM Nguyễn Thành Phong khẳng định, thời gian qua, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành nhiều chính sách và chỉ đạo quyết liệt nhằm đẩy nhanh tiến độ triển khai xây dựng Chính phủ điện tử, Chính quyền điện tử. Hưởng ứng tích cực chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, UBND Tp.HCM chính thức công bố triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh”. Đây là giải pháp thiết thực, hữu hiệu, phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo TP, cũng như các Sở - Ban - Ngành, Quận - Huyện.

Bí thư Thành ủy Tp.HCM Nguyễn Thiện Nhân đánh giá cao việc UBND Thành phố triển khai đồng bộ 2 ứng dụng của Tập đoàn VNPT và nhận định đây là việc làm thiết thực của chính quyền Tp.HCM nhằm phục vụ cải cách hành chính. Với ý nghĩa thiết thực của hệ thống ứng dụng, đồng chí Nguyễn Thiện Nhân đồng thời chỉ đạo, sau khi triển khai thực hiện tại UBND hành phố, UBND Tp.HCM cần sớm có kết quả sơ kết và tiếp tục triển khai đến các Quận - Huyện, Phường – Xã. Cụ thể, trong vòng 3 tháng, Ủy ban làm tốt, đến tháng 9 này có hội nghị triển khai giải pháp này cho tất cả các sở và các quận huyện còn lại. Tháng 9 thì các sở -ngành, quận - huyện triển khai. Như vậy hết năm có thể sơ kết cấp Thành phố, Sở - Ngành, Quận – Huyện. Sang 6 tháng đầu năm sau xuống tới xã.

Để hệ thống “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” phát huy hiệu quả, đúng quy định pháp luật, Chủ tịch UBND Tp.HCM Nguyễn Thành Phong đề nghị Văn phòng UBND Tp.HCM tiếp tục khẩn trương phối hợp với các cơ quan đơn vị liên quan và Tập đoàn VNPT tham mưu UBND Tp.HCM lộ trình cụ thể triển khai thực hiện, đặc biệt là phải đảm bảo các vấn đề liên quan đến công tác quản lý, vận hành ổn định và an ninh, an toàn cho hệ thống. Lãnh đạo các Sở - Ban - Ngành, UBND Quận - Huyện phối hợp chặt chẽ với Văn phòng UBND TP để đưa hệ thống vào vận hành đạt hiệu quả cao nhất. Kết quả của Phòng họp không giấy VNPT e-Cabinet và Giao việc tức thời- Nhắc việc thông minh khi đưa vào sử dụng nhất định phải chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang môi trường điện tử, góp phần rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng các phiên họp; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của UBND Tp.HCM.

Mang lại nhiều giá trị thực tiễn cao

Hệ thống VNPT e-Cabinet được triển khai trên hạ tầng điện toán đám mây tại các trung tâm dữ liệu tiêu chuẩn Uptime Tier3 hàng đầu của VNPT. Toàn bộ dữ liệu luôn đảm bảo sẵn sàng, an toàn, đồng thời được bảo mật ở mức độ cao nhất. Hệ thống được thiết kế theo cấu trúc tiên tiến, trang bị nhiều tính năng và công cụ cập nhật,VNPT e-Cabinet sẽ mang đến nhiều giá trị có tính thực tiễn cao: giảm thiểu tối đa công tác chuẩn bị, văn bản giấy tờ trong phòng họp, nâng cao hiệu quả và chất lượng cuộc họp, thông tin thảo luận, biểu quyết được cập nhật kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian, công sức và góp phần giúp lãnh đạo đưa ra kết luận, quyết định nhanh chóng, chính xác. Ngoài ra, hệ thống họp không giấy tờ là một trong những giải pháp chuyển đổi số thông minh, tiết kiệm chi phí photo, in ấn đến 30%, giảm được 40% tổng chi phí gửi văn bản hỏa tốc, chuyển phát nhanh, góp phần bảo vệ môi trường. Đáng chú ý, VNPT e-Cabinet còn hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa với các thao tác đơn giản và tiện lợi ngay trên các thiết bị di động.

Với “Thư ký riêng” Giao việc tức thời- Nhắc việc thông minh sẽ tạo ra môi trường tương tác đa chiều và tức thời, giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng, hiệu quả cho lãnh đạo các cấp, tạo nên quy trình làm việc bài bản và chuyên nghiệp. Ứng dụng còn sử dụng trí tuệ nhân tạo để thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất. Trên cơ sở đó, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. Các dữ liệu đều được lưu và bảo mật tại Trung tâm dữ liệu của VNPT. Nhờ đó, cấp lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ. Với cấp nhân viên, hệ thống trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn giúp năng suất lao động của mỗi nhân viên tăng lên nhiều lần so với trước.

Hệ thống Phòng họp không giấy VNPT e-Cabinet và ứng dụng Giao việc tức thời- Nhắc việc thông minh tiếp tục là minh chứng cho quyết tâm của Thành phố trong cải cách hành chính bằng ứng dụng công nghệ vào thực tiễn. Sẽ cần khoảng thời gian ngắn nữa để đánh giá toàn diện về giá trị lợi ích mà hệ thống ứng dụng VNPT mang đến. Thế nhưng, thực tế đã ghi nhận, nhiều người dân thành phố đã bày tỏ sự tin tưởng và phấn khởi về sự quan tâm của Thành phố trong công tác cải cách hành chính, nhanh chóng ứng dụng công nghệ để tăng mức độ hài lòng của người dân khi đến các cơ quan hành chính tại địa phương. Chắc chắn rằng, diện mạo của Thành phố sẽ còn thay đổi lớn lao hơn vì UBND Tp.HCM đã tin tưởng chọn giải pháp công nghệ VNPT e-Cabinet Phòng họp không giấy và ứng dụng Giao việc tức thời- Nhắc việc thông minh vào mục đích đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người dân thành phố.