Hóa đơn được cung cấp bởi cơ quan thuế bao gồm hóa đơn có mã và  không có mã. Tùy trường hợp mà cá nhân, doanh nghiệp được chấp nhận sử dụng hóa đơn không có mã hợp lệ theo quy định pháp luật.

Kiểm tra nhanh chóng, chính xác hóa đơn không có mã tra cứu để biết được hóa đơn đang sử dụng có hợp lệ hay không hợp lệ theo quy định.

1. Trường hợp hóa đơn không có mã tra cứu hợp lệ

Hóa đơn không có mã tra cứu là hóa đơn điện tử do tổ chức buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế. 

Có hai trường hợp xảy ra khi người dùng sử dụng hóa đơn không có mã tra cứu là hợp lệ và không hợp lệ. Cụ thể:

Trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã tra cứu hợp lệ

- Đối tượng: Thuộc cá nhân, tổ chức hoạt động trong 15 lĩnh vực gồm điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy.

- Cách thức hoạt động: Thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin. Lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng quy định, đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và cơ quan thuế đúng thời hạn.

Mẫu hóa đơn hợp lệ sẽ có dấu tích xanh và dấu mộc của cơ quan thuế

Trường hợp sử dụng hóa đơn không có mã tra cứu không hợp lệ

- Đối tượng: không thuộc nhóm đối tượng hoạt động trong 15 lĩnh vực được chấp nhận sử dụng hóa đơn không có mã tra cứu.

- Cách thức hoạt động: Dữ liệu hóa đơn không được gửi đến khách hàng và cơ quan thuế quá hạn 1 ngày. Lập và tra cứu hóa đơn không theo quy định, các thông tin trong hóa đơn không đầy đủ và thiếu minh bạch.

Làm thế nào để biết được hóa đơn không có mã tra cứu đang sử dụng có hợp lệ hay không? Tiến hành các bước kiểm tra ngay sau đây.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tra hóa đơn điện tử VNPT

2. Cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn không có mã tra cứu

Đầu tiên, để đảm bảo tính hợp lệ thì hóa đơn điện tử đó cần đáp ứng các nguyên tắc nội dung sau:

- Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn bao gồm họ tên người mua, bán; địa chỉ công ty mua, bán; mã số thuế; hình thức thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản); số tài khoản (nếu có).

- Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán và số tiền bằng chữ.

- Phải có chữ ký người mua, người bán; chữ ký của Giám đốc. Trường hợp không có chữ ký của Giám đốc thì phải có giấy ủy quyền và đóng dấu treo vào bên trên góc trái của hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

- Hoá đơn được lập theo đúng các Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo đúng thông tư 78/2021/TT-BTC.

Sau khi kiểm tra các nội dung hoàn tất, tiến hành kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn không có mã tra cứu theo các bước bên dưới:

Bước 1: Truy cập trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Người dùng truy cập vào trang web chính thức của Tổng cục thuế

Bước 2: Nhập thông tin

Bạn nhập mã số thuế, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi click vào mục “Tìm kiếm”.

Tiến hành điền đầy đủ các thông tin và nhấn “Tìm kiếm”

Bước 3: Kết quả tra cứu hóa đơn sẽ được hiển thị

Màn hình sẽ hiện thị kết quả tra cứu ngay sau khi người dùng nhấn “tìm kiếm”

Nếu kết quả hiển thị “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp” nghĩa là hóa đơn người dùng đang sử dụng là hợp pháp. 

Trường hợp ngược lại, nếu hiển thị thông báo “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp” nghĩa là hóa đơn đang sử dụng không hợp lệ theo quy định.

Lưu ý: Có một số trường hợp hóa đơn điện tử hợp pháp nhưng thông báo hóa đơn không tồn tại. Nguyên nhân là do bên bán chưa làm thông báo phát hành hóa đơn, hoặc đã làm. Nhưng dữ liệu thông báo phát hành chưa được cập nhật lên trang của Tổng cục Thuế. Với những trường hợp như thế này cần liên hệ với bên bán.

3. Cách xử lý khi gặp hóa đơn không có mã tra cứu

Khi hóa đơn không có mã tra cứu hợp lệ: người dùng có thể tiếp tục sử dụng trong giao dịch, thường xuyên kiểm tra các thông báo từ cơ quan thuế để chuyển đổi sang hóa đơn có mã tra cứu theo quy định.

Khi hóa đơn không có mã tra cứu không hợp lệ, người dùng xử lý như sau:

Bước 1: Thu hồi, hủy hóa đơn bất hợp pháp

Người dùng thu hồi, hủy bỏ tất cả các hóa đơn không hợp lệ đã từng xuất bán 

Bước 2: Kê khai, điều chỉnh các loại thuế

Nếu hóa đơn đó chưa kê khai, hạch toán:

- Thuế GTGT: không kê khai hóa đơn đó và số tiền thuế GTGT đó cũng là chi phí bị loại, không được khấu trừ

- Thuế TNDN: Hạch toán chi phí đó bình thường → Cuối năm khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN thì kê khai phần chi phí vào Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN

Nếu hóa đơn đó đã kê khai, hạch toán:

- Thuế GTGT: Kê khai điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ trên tờ khai thuế GTGT, điều chỉnh hạch toán thuế GTGT trên sổ sang chi phí không được khấu trừ. 

Trong trường hợp việc điều chỉnh làm phát sinh thuế phải nộp hoặc Doanh nghiệp đã xin hoàn thuế, Doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế, phạt chậm nộp thuế.

- Thuế TNDN: Kê khai điều chỉnh phần chi phí đó vào Chỉ tiêu B4 trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN. Trong trường hợp tăng số thuế TNDN phải nộp, sẽ bị truy thu và phạt chậm nộp thuế.

Hóa đơn không có mã tra cứu theo quy định pháp luật vẫn còn hợp lệ. Vì thế, khi gặp hóa đơn không có mã tra cứu, người dùng cần kiểm tra để biết được hóa đơn đang sử dụng có hợp lệ hay không trước khi tiến hành các bước xử lý tiếp theo.

Người dùng nên cẩn thận kiểm tra lại tính hợp lệ của hóa đơn đang sử dụng

Xem thêm: Lưu trữ như hoá đơn điện tử như thế nào là là chuẩn theo quy định?

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử không có mã tra cứu theo quy định của pháp luật và những thông tin liên quan đến hóa đơn điện tử.  

Liên hệ hotline 1800 1260 hoặc truy cập kênh tư vấn miễn phí nếu bạn có bất cứ câu hỏi liên quan đến dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT, để được tư vấn chi tiết!