Hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống đang được sử dụng trong nhiều lĩnh vực đời sống hiện nay để thực hiện các ký kết. Ngoài hình thức ký kết, thì 2 loại hợp đồng này còn có có một số khác biệt. 

Bài viết sẽ chỉ ra cho bạn 6 điểm khác biệt mấu chốt giữa 2 loại hợp đồng điện tử và truyền thống, cùng một số lưu ý quan trọng khác.

1. Khái niệm về hợp đồng điện tử

Theo Điều 33, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 quy định về Hợp đồng điện tử: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này”.

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập, gửi đi, nhận lại và lưu trữ thông tin thông qua các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số,... Trong khi đó, hợp đồng truyền thống là hợp đồng được in thành văn bản, 2 bên giao dịch, ký kết bằng cách thức trực tiếp gặp gỡ.

Hợp đồng điện tử được thể hiện thông qua phương tiện điện tử

2. Điểm giống nhau ở hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Điểm chung là của hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống là chúng đều có giá trị pháp lý như nhau. Ngoài ra còn một số điểm giống nhau như:

• Đều là sự thỏa thuận giữa các bên dựa trên quy định của pháp luật về các vấn đề: Chủ thể của hợp đồng, xác lập, thay đổi, chấm dứt quyền và nghĩa vụ, cách thức, quy trình giao kết, điều kiện có hiệu lực của hợp đồng, phương thức giải quyết tranh chấp,...
• Nội dung hợp đồng được thỏa thuận và thực hiện dựa trên quy định của Bộ luật dân sự 2015: Không được xâm phạm đến lợi ích cộng đồng, lợi ích nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
• Tuân thủ nguyên tắc được quy định tại Bộ luật dân sự 2015: 
• “Tự do giao kết hợp đồng nhưng không được trái pháp luật, đạo đức xã hội”
• “Tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác, trung thực và ngay thẳng”.

Hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống đều được thành lập dựa trên sự thỏa thuận của các bên

3. Điểm khác nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Tuy rằng hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thông đều được Bộ luật dân sự điều chỉnh nhưng vẫn có những điểm khác nhau, cụ thể:

Hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống có sự khác biệt lớn nhất là về hình thức thực hiện

3.1. Căn cứ pháp lý

Về căn cứ pháp lý, Bộ luật dân sự 2015 áp dụng chung cho cả hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống. Tuy nhiên, do tính chất đặc thù về chủ thể, giao kết, thực hiện hợp đồng, hợp đồng điện tử còn chịu sự điều chỉnh của hệ thống văn bản pháp luật đặc thù. Ví dụ như quy định về chữ ký điện tử, chữ ký số, chứng thực chữ ký điện tử, Luật giao dịch điện tử và các Nghị định hướng dẫn thực hiện luật giao dịch điện tử. 

3.2. Hình thức thực hiện

Đây là sự khác biệt lớn nhất giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống. Cụ thể:

• Hợp đồng truyền thống được thể hiện dưới dạng văn bản giấy thông qua việc đàm phán, thỏa thuận bằng lời nói, văn bản, hành động hoặc hình thức khác. Hai bên chủ thể cần gặp mặt trực tiếp để giao kết hoặc trao đổi bằng giấy tờ và ký bằng chữ ký tay. 
• Hợp đồng điện tử giao kết qua phương tiện điện tử và ký bằng chữ ký điện tử, các bên không cần gặp mặt trực tiếp để ký, hợp đồng không cần in ra giấy và không cần vận chuyển qua lại đường bưu điện cho các bên.

3.3. Số lượng chủ thể

Số lượng chủ thể tham gia hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống có sự khác biệt như sau:

- Hợp đồng truyền thống: Hai bên chủ thể là bên bán và bên mua

- Hợp đồng điện tử: Có ít nhất 3 chủ thể gồm bên bán, bên mua và chủ thể trung gian - thường là các nhà cung cấp dịch vụ mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử. 

Chủ thể thứ 3 có nhiệm vụ lưu trữ, nhận, gửi thông tin giữa 2 bên tham gia hợp đồng điện tử, đồng thời xác nhận hợp đồng hợp pháp và có độ tin cậy.

Hợp đồng điện tử có ít nhất 3 bên chủ thể, bên bán, bên mua và bên trung gian 

3.4. Phạm vi áp dụng

Phạm vi áp dụng của hợp đồng truyền thống là rất rộng, áp dụng cho tất cả các giao dịch, bao gồm cả lĩnh vực dân sự, kinh tế, thương mại, lao động, giấy đăng ký kết hôn, ly hôn,... còn hợp đồng điện tử chỉ áp dụng cho một số lĩnh vực. 

Theo Điều 1 Luật giao dịch điện tử 2005 thì hợp đồng điện tử áp dụng trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại, hoạt động của cơ quan Nhà nước và lĩnh vực khác do luật định. Thế nhưng hợp đồng điện tử không áp dụng với việc giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, quyền sử dụng đất, văn bản về thừa kế, giấy tờ có giá,...

3.5. Nội dung hợp đồng

Hợp đồng điện tử có các nội dung tương tự với hợp đồng truyền thống nhưng có điểm khác biệt đó là bổ sung thểm một số nội dung sau:

• Địa chỉ pháp lý gồm địa chỉ email, website, fax,...
• Quy định về chữ ký điện tử hoặc mật khẩu, mã số.
• Quy định về sửa đổi thông tin điện tử, quy định về truy cập.
• Quy định về thanh toán trong hợp đồng điện tử, ví dụ về phương thức thanh toán điện tử, bảo mật thông tin đến thẻ tín dụng,...

3.6. Khả năng bảo mật

Khả năng bảo mật của hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống có khác biệt như sau:

• Hợp đồng điện tử: Bảo mật 24/7 thông qua hệ thống dữ liệu điện tử đạt chuẩn.
• Hợp đồng truyền thống: Thông thường có phòng lưu trữ hợp đồng và có nhân viên quản lý, tuy nhiên không được giám sát, bảo mật 24/7.

Hợp đồng điện tử được bảo mật 24/7 trên hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử đạt chuẩn

4. Khi nào nên thực hiện hợp đồng điện tử hoặc hợp đồng truyền thống?

Sử dụng hợp đồng điện tử hay hợp đồng truyền thống còn tùy thuộc vào thỏa thuận của các bên và theo pháp luật quy định. Một số loại hợp đồng chỉ có thể giao dịch và ký kết bằng hợp đồng truyền thống mà không thực hiện được bằng hợp đồng điện tử.

4.1 Dựa vào lĩnh vực ký kết

Phạm vi áp dụng của hợp đồng điện tử có hạn chế hơn so với hợp đồng truyền thống. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ lĩnh vực ký kết để lựa chọn loại hợp đồng phù hợp.

• Với hợp đồng truyền thống: Áp dụng trong mọi lĩnh vực, từ dân sự đến thương mại, kinh tế,...
• Hợp đồng điện tử: Chỉ áp dụng với 1 số lĩnh vực nhất định như hoạt động của cơ quan Nhà nước, dân sự, thương mại, kinh tế. Hợp đồng điện tử không áp dụng với  cấp quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, các giấy tờ có giá.
• Đối với những lĩnh vực có thể sử dụng hợp đồng điện tử hoặc truyền thống: Doanh nghiệp nên xem xét ưu và nhược điểm của từng loại hợp đồng để lựa chọn.

Hợp đồng điện tử chỉ áp dụng trong một số lĩnh vực theo luật định còn hợp đồng truyền thống áp dụng cho tất cả các lĩnh vực

4.2 Ưu và nhược điểm của hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống

Một số lĩnh vực có thể sử dụng cả hợp đồng điện tử cả hợp đồng truyền thống, ví dụ như dân sự, thương mại, kinh tế. Khi này doanh nghiệp cần xem xét ưu điểm và nhược điểm của từng loại hợp đồng để lựa chọn cho phù hợp. Dưới đây là ưu, nhược điểm của hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống.

Hợp đồng điện tử

- Ưu điểm: 

+) Tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức: Tiết kiệm chi phí đi lại, in ấn văn bản, quản lý và lưu trữ hợp đồng.

+) Thao tác thực hiện nhanh chóng đơn giản: Hợp đồng điện tử rút ngắn quy trình đàm phán, ký kết.

+) Không bị giới hạn về không gian và thời gian: Các bên có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi cho dù ở cách xa nhau về mặt địa lý.

+) Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tìm kiếm: Nội dung, tư liệu hợp đồng đều thể hiện bằng văn bản điện tử và được lưu trữ trên hệ thống điện tử. Vì thế giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung, khoa học và dễ dàng tra cứu, tìm kiếm khi cần thiết.

- Nhược điểm: 

+) Có rủi ro cao về bảo mật trên môi trường số: Vì lưu trữ trên hệ thống điện tử nên hợp đồng điện tử có thể bị mất hoặc lộ thông tin kinh doanh nếu có hacker xâm nhập.

+) Gặp khó khăn khi giải quyết tranh chấp: Hợp đồng điện tử có tính phi biên giới nên rất khó để xác định thời điểm giao kết, nhất là với giao dịch quốc tế. Điều này đồng nghĩa với việc nếu 2 bên phát sinh tranh chấp thì cũng rất khó để giải quyết.

Hợp đồng điện tử có thể ký kết ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào

Hợp đồng truyền thống

- Ưu điểm: 

+) Có căn cứ chắc chắn: Hợp đồng được in ra giấy, có chữ ký bằng tay của các chủ thể, do đó có căn cứ rõ ràng, công khai với 2 bên.

+) Độ bảo mật cao: Hợp đồng truyền thống được in ra giấy và có bộ phận quản lý, lưu trữ riêng nên có tính bảo mật cao.

+) Dễ giải quyết khi có tranh chấp xảy ra: Hai bên gặp mặt trực tiếp để đàm phán, thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng và ký kết văn bản giấy nên dễ dàng giải quyết tranh chấp

- Nhược điểm: 

+) Tốn kém chi phí: Chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ, quản lý, chi phí đi lại của các bên.

+) Bị giới hạn về không gian và thời gian: Trường hợp 2 bên ở cách xa nhau về mặt địa lý (HN - TP. HCM, Việt Nam - nước ngoài,...) thì sẽ cần gặp gỡ trực tiếp để ký kết. Điều này gây tốn kém chi phí, công sức và mất nhiều thời gian cho cả 2 bên.

+) Quy trình giao kết dễ bị đứt gãy: Thời gian chờ đợi soạn thảo, xét duyệt, vận chuyển hợp đồng qua lại giữa hai bên để chỉnh sửa

+) Khó khăn trong tìm kiếm, lưu trữ: Hợp đồng thể hiện dưới dạng giấy tờ và được lưu trữ trong tủ, két sắt ở văn phòng nên có hạn chế về mặt quản lý, gây khó khăn khi tra cứu, tìm kiếm. 

Kết lại, hợp đồng điện tử và hợp đồng truyền thống đều có giá trị pháp lý trong việc các giao dịch kinh tế hiện nay. Tuy nhiên, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, hợp đồng điện tử được xem là giải pháp giúp các giao dịch được thực hiện dễ dàng và tiện lợi hơn, đồng thời tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp. 

Phần mềm hợp đồng điện tử VNPT eContract đang được nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam tin tưởng sử dụng. VNPT eContract được đánh giá là giải pháp tối ưu cho khách hàng vì tích hợp nhiều tiện ích gồm chứng thư số, chữ ký điện tử, tính bảo mật cao, chi phí phải chăng,... Để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng liên hệ hotline 1800 1260 để được tư vấn cụ thể nhé.