Chữ ký số và chứng thực điện tử là 2 khái niệm phổ biến đối với các cá nhân, tổ chức tham gia thực hiện các giao dịch bằng phương thức trực tuyến. Để các hoạt động giao dịch điện tử diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đảm bảo tính pháp lý, người thực hiện cần hiểu rõ về khái niệm cũng như cách phân biệt 2 thuật ngữ này.

1. Khái niệm của chữ ký số và chứng thực điện tử

Để phân biệt chữ ký số và chứng thực điện tử, trước hết ta cần nắm được những thông tin cơ bản về khái niệm, giá trị pháp lý và điều kiện đảm bảo an toàn.

1.1. Chữ ký số

Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP ban hành năm 2018 đã quy định về khái niệm chữ ký số:

"Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên”.

Giá trị pháp lý của chữ ký số

Chữ ký số được pháp luật công nhận là có giá trị pháp lý tương đương như chữ ký tay thông thường (Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số).

Tuy nhiên, để tồn tại giá trị pháp lý, chữ ký số cần đáp ứng được các điều kiện dưới đây.

Điều kiện để chữ ký số có giá trị pháp lý

Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về các điều kiện để đảm bảo an toàn cho chữ ký số:

“1. Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.

2. Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:

a) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;

b) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;

c) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;

d) Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định này.

3. Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký”.

Chữ ký số được dùng để ký kết các giao dịch trên môi trường điện tử

>>Xem thêm bài viết Chữ ký số có giá trị pháp lý không để được giải nghĩa điều kiện đảm bảo chữ ký số có giá trị pháp lý 

1.2. Chứng thực điện tử

Về định nghĩa, chứng thực điện tử (hay chứng thực bản sao điện tử từ bản chính) “là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính” (Theo Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP về Thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử).

Trong đó, bản sao điện tử “là bản chụp dưới dạng điện tử từ bản chính dạng văn bản giấy hoặc tập tin có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc, bản chính dạng văn bản giấy”.

Giá trị pháp lý của chứng thực điện tử

Khoản 2 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định: “Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.

Khoản 2 Điều 14 Nghị định 45/2020/NĐ-CP cũng chỉ rõ: “Kết quả giải quyết thủ tục hành chính bản điện tử của cơ quan có thẩm quyền có giá trị pháp lý như kết quả giải quyết thủ tục hành chính bằng văn bản giấy”.

Như vậy, bản sao chứng thực điện tử có giá trị pháp lý như bản sao bằng giấy thông thường.

Điều kiện chứng thực điện tử

Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã quy định về Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính bao gồm:

“1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”.

Bên cạnh đó, cũng theo Điều 22 của bản Nghị định, những giấy tờ sau sẽ không đủ điều kiện để chứng thực điện tử:

“1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền”.

Người dùng cần đảm bảo cung cấp đầy đủ giấy tờ, văn bản làm cơ sở chứng thực điện tử theo quy định pháp luật

Có thể bạn quan tâm: Giải đáp mối quan hệ giữa hợp đồng điện tử và chữ ký số

2. Điểm khác nhau giữa chữ ký số và chứng thực điện tử

Để làm rõ hơn sự khác nhau giữa 2 thuật ngữ “chữ ký số” và “chứng thực điện tử”, ta sẽ phân biệt dựa trên các yếu tố: đối tượng sử dụng, cơ quan/tổ chức thực hiện, vai trò của chữ ký số và chứng thực điện tử.

3. Cách sử dụng chữ ký số và chứng thực điện tử

Sau khi đã nắm được cách phân biệt chữ ký số và chứng thực điện tử, người dùng có thể tìm hiểu sâu hơn về 2 thuật ngữ này thông qua hướng dẫn sử dụng được cập nhật dưới đây.

3.1. Cách sử dụng chữ ký số

Quy trình ký số sẽ diễn ra chỉ với những thao tác đơn giản như sau:

Bước 1. Để cài đặt và kích hoạt chữ ký số, người dùng cần kết nối USB Token vào máy tính, sau đó nhấn đúp chuột vào thư mục phần mềm chữ ký số để tiến hành cài đặt.

Nhấn đúp chuột vào biểu tượng phần mềm để tiến hành cài đặt

Bước 2. Chuẩn bị tài liệu cần thực hiện ký số.

Lưu ý: Đối với trường hợp ký số tại hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, hợp đồng điện tử... người dùng sẽ truy cập các phần mềm hỗ trợ để lập tờ khai, hóa đơn,… và thực hiện ký số.

Bước 3. Thực hiện ký số và gửi hồ sơ, tài liệu.

Bước 4. Nhận kết quả ký số từ đơn vị nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp ký số trong hồ sơ đăng ký/kê khai/cấp phép, người dùng sẽ nhận phản hồi chấp thuận/từ chối từ cơ quan xử lý hồ sơ và tiến hành sử dụng/sửa đổi theo từng trường hợp cụ thể.

Hình ảnh minh họa một thông báo xác nhận nộp hồ sơ đã được ký số trong giao dịch điện tử

3.2. Hướng dẫn quy trình chứng thực điện tử

Dưới đây là chi tiết về các bước trong quy trình chứng thực điện tử:

Bước 1. Truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia tại địa chỉ https://dichvucong.gov.vn/. Trên trang chủ của cổng dịch vụ, tại mục Thông tin dịch vụ, người dùng chọn Dịch vụ công nổi bật.

Chọn Dịch vụ công nổi bật trên trang chủ Cổng dịch vụ công quốc gia

Bước 2. Lúc này, màn hình sẽ hiển thị danh sách các dịch vụ chứng thực hiện có. Người dùng sẽ lựa chọn thủ tục, dịch vụ chứng thực theo nhu cầu sử dụng.

Người dùng tiến hành lựa chọn thủ tục, dịch vụ tại danh sách các dịch vụ chứng thực hiện có

Bước 3. Sau khi lựa chọn dịch vụ chứng thực, người dùng sẽ điền đầy đủ các thông tin theo hướng dẫn của hệ thống, chọn cơ quan tư pháp để thực hiện thủ tục chứng thực và nhấn Đồng ý.

Sau khi lựa chọn thủ tục theo nhu cầu, người dùng sẽ điền đầy đủ thông tin cần thiết trên hệ thống

Lưu ý: Đối với trường hợp dịch vụ công được cung cấp bởi cơ quan nhà nước, hiện chỉ có hai cơ quan thực hiện chứng thực là Uỷ ban nhân dân cấp xã/phường hoặc Phòng tư pháp. Các cơ quan, đơn vị khác thực hiện thủ tục chứng thực theo quy định của pháp luật sẽ được cung cấp sau.

Bước 4. Lựa chọn ngày, giờ hẹn và chọn Đặt lịch hẹn để xác nhận.

Bước 5. Nhận kết quả chứng thực điện tử được cơ quan tư pháp gửi về tài khoản mà người dùng đã đăng ký trên Cổng dịch vụ công quốc gia.

Hình ảnh minh họa kết quả chứng thực điện tử

Tìm hiểu thêm:

• - Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng (VNPT-CA)
• - Dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng theo mô hình ký số từ xa (VNPT SmartCA)

Bài viết trên đã cung cấp thông tin chi tiết về cách phân biệt chữ ký số và chứng thực điện tử. Khi thực hiện các giao dịch điện tử, người dùng nên lựa chọn dịch vụ chữ ký số uy tín để quá trình ký số diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Là một sản phẩm công nghệ số của tập đoàn VNPT, dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng VNPT-CA đem lại cho người dùng quá trình ký số tiện lợi, an toàn và nhanh chóng. Để sử dụng dịch vụ VNPT-CA, liên hệ hotline 1800 1260 hoặc truy cập website tại đây.