1. Giải thích mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1, Điều 4, Thông tư 78/2021/TT-BTC:

1.1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6:

- Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

- Số 2 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng.

- Số 3 phản ánh hóa đơn điện tử bán tài sản công.

- Số 4 phản ánh hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia.

- Số 5 phản ánh tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

- Số 6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

1.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số, phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

- Ký tự đầu tiên (C hoặc K): C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã.

- Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số Ả rập): Thể hiện năm lập hóa đơn điện tử.

- Một ký tự tiếp theo (1 chữ cái): T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

- Hai ký tự cuối cùng (chữ viết): Do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý.

2. Dữ liệu hóa đơn điện tử chuyển về cơ quan Thuế

Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP  quy định:

Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế:

- Quản lý tên và mật khẩu của tài khoản đã được cơ quan thuế cấp;

- Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.

- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cịc Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử)

3. Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử

Đây là quy định được hướng dẫn cụ thể tại Điều 3, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Theo đó, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sẽ được ủy nhiệm cho bên thứ 3 (bên có quan hệ liên kết với người bán, đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử và không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

3.1. Nội dung hóa đơn ủy nhiệm

Hóa đơn ủy nhiệm phải thể hiện các nội dung sau: Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm, tên, địa chỉ và mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm phải đúng với thực tế phát sinh.

3.2. Thủ tục ủy nhiệm

Việc ủy nhiệm hóa đơn điện tử phải được lập bằng hợp đồng hoặc văn bản thỏa thuận, thể hiện đầy đủ các nội dung:

- Thông tin về bên nhận ủy nhiệm và bên ủy nhiệm: Tên, địa chỉ, mã số thuế, chứng thư số.

- Thông tin về hóa đơn điện tử ủy nhiệm: Loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.

- Mục đích ủy nhiệm.

- Thời hạn ủy nhiệm.

- Phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.

4. Phải hủy hóa đơn đã đăng ký trước đây theo Thông tư 32

Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này.

5. Doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức hóa đơn điện tử nào (có mã hay không có mã)

Việc doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hay không có mã cơ quan thuế sẽ do cơ quan thuế trên địa bàn quản lý quyết định và thông báo bằng văn bản gửi đến từng doanh nghiệp theo đúng đối tượng tại Điều 91 luật Quản lý thuế 2019.

6. Thời gian thực hiện chuyển đổi: 01/4/2022

Thời gian thực hiện triển khai áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/4/2022 theo quy định tại Điều 1 Quyết định số 206/QĐ-BTC ngày 24/2/2022.

Trên đây là những điểm đáng chú ý của Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn điện tử. Kế hoạch áp dụng hóa đơn điện tử giai đoạn 1 đã bắt đầu triển khai tại 6 tỉnh, thành phố. Doanh nghiệp cần lưu ý nắm được các quy định quan trọng để triển khai hóa đơn điện tử kịp thời, tuân thủ theo lộ trình của Tổng cục Thuế.

Tổng đài hỗ trợ: 18001260