Số hóa hồ sơ mang lại nhiều lợi ích trong quản lý và lưu trữ tài liệu, nhưng cũng đi kèm không ít thách thức. Bài viết sau đây, VNPT sẽ chỉ ra 6 khó khăn vướng mắc trong số hóa hồ sơ và gợi mở hướng khắc phục hiệu quả, thực tiễn nhất.
Tầm quan trọng của số hóa hồ sơ trong thời đại số
Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, số hóa hồ sơ là một bước đi tất yếu giúp các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp quản lý tài liệu một cách hiện đại, nhanh chóng và hiệu quả. Việc chuyển từ quản lý tài liệu giấy truyền khó khăn vướng mắc trong số hóa hồ sơ thống sang tài liệu điện tử không chỉ tiết kiệm không gian lưu trữ, giảm thiểu thời gian tìm kiếm mà còn tăng cường tính bảo mật và khả năng chia sẻ thông tin nội bộ.
Tuy nhiên, dù lợi ích đã được nhìn thấy rõ, việc triển khai số hóa trên thực tế vẫn gặp phải không ít khó khăn vướng mắc trong số hóa hồ sơ, khiến nhiều đơn vị chậm bước trên hành trình chuyển đổi số toàn diện.
>>> Xem thêm: Thực tế chuyển đổi số đang dần thay đổi những gì?
Khó khăn vướng mắc trong số hóa hồ sơ là gì?
Về khái niệm, “khó khăn” là những trở ngại hiện hữu cản trở việc triển khai, “vướng mắc” là những điểm nghẽn trong quy trình, còn “thách thức” là những vấn đề lớn hơn mang tính chiến lược và dài hạn. Trong bối cảnh Việt Nam, đa phần cơ quan nhà nước và tổ chức vẫn còn phụ thuộc vào hồ sơ giấy. Quy trình quản lý tài liệu chưa được chuẩn hóa, nhân sự chưa quen với công nghệ, và cơ sở hạ tầng còn thiếu đồng bộ – tất cả góp phần tạo nên nhiều khó khăn trong việc số hóa tài liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chuyển đổi số.
Số hóa hồ sơ là bước đi tất yếu để quản lý tài liệu hiệu quả
6 khó khăn phổ biến trong quá trình số hóa hồ sơ
Thiếu cơ sở hạ tầng công nghệ phù hợp
Để số hóa hiệu quả, các đơn vị cần đầu tư máy scan tốc độ cao, phần mềm xử lý tài liệu, hệ thống lưu trữ đám mây hoặc máy chủ nội bộ. Tuy nhiên, không ít cơ quan hiện vẫn chưa có điều kiện trang bị đầy đủ. Tại các địa phương, mạng internet chậm và không ổn định càng khiến quá trình này bị gián đoạn, trở thành một khó khăn trong số hóa hồ sơ phổ biến.
Nhân sự thiếu kỹ năng số hóa
Không phải cán bộ nào cũng được đào tạo bài bản về quy trình số hóa. Tình trạng nhập sai dữ liệu, phân loại nhầm tài liệu hay lưu trữ không đúng quy chuẩn rất phổ biến. Đây là một trong những khó khăn trong việc số hóa hồ sơ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dữ liệu đầu ra và hiệu quả quản lý hệ thống.
Khối lượng tài liệu lớn, khó phân loại
Nhiều cơ quan lưu trữ hàng chục năm hồ sơ giấy, với hàng trăm nghìn trang tài liệu chưa được phân loại rõ ràng. Định dạng không đồng nhất, tài liệu cũ kỹ, mục nát khiến quá trình scan và xử lý kéo dài, tốn nhân lực và dễ sai sót. Tình trạng này tạo ra khó khăn trong việc số hóa tài liệu, đặc biệt là ở các đơn vị chưa có quy trình lưu trữ chuẩn ngay từ đầu.
Quy trình nghiệp vụ chưa được chuẩn hóa
Mỗi cơ quan tự xây dựng quy trình số hóa riêng, không theo chuẩn chung. Việc thiếu tiêu chuẩn metadata, định dạng file thống nhất gây ra sự thiếu tương thích khi tích hợp hệ thống hoặc chia sẻ dữ liệu. Đây là khó khăn trong số hóa hồ sơ mang tính hệ thống, cần được khắc phục bằng chính sách đồng bộ từ trên xuống.
Lo ngại về bảo mật và an toàn dữ liệu
Khi chuyển từ tài liệu vật lý sang dạng số, nhiều đơn vị lo ngại việc thông tin có thể bị rò rỉ, mất mát hoặc truy cập trái phép. Nếu không có chính sách phân quyền rõ ràng, mã hóa dữ liệu hoặc sao lưu định kỳ, nguy cơ mất dữ liệu là rất cao, đặc biệt với những tài liệu nhạy cảm.
Tâm lý e ngại thay đổi trong đội ngũ cán bộ
Không ít cán bộ quen với việc xử lý hồ sơ giấy, thiếu kỹ năng công nghệ, nên có tâm lý ngại học hỏi, lo sợ thay đổi. Đây là một rào cản quan trọng khiến nhiều nơi triển khai chưa thành công hoặc chỉ làm hình thức, làm trầm trọng thêm các khó khăn vướng mắc trong số hóa hồ sơ.
>>> Xem thêm: VNPT với chiến dịch "xa lộ số" đảm bảo vận hành chính quyền 2 cấp thông suốt
Ngại thay đổi là một khó khăn trong số hóa hồ sơ
Giải pháp khắc phục khó khăn trong số hóa hồ sơ
Xây dựng lộ trình số hóa rõ ràng
Việc lên kế hoạch theo từng giai đoạn cụ thể sẽ giúp các cơ quan triển khai hiệu quả. Có thể bắt đầu từ việc số hóa các tài liệu quan trọng, có tần suất sử dụng cao, sau đó mở rộng dần đến kho tài liệu lưu trữ lâu dài – một cách tiếp cận hiệu quả để giảm khó khăn trong việc số hóa hồ sơ.
Chuẩn hóa quy trình và định dạng dữ liệu
Cần ban hành bộ tiêu chuẩn thống nhất về quy trình, metadata, định dạng file (như PDF/A, XML...), và cơ chế đặt tên tệp tin. Việc này đảm bảo tài liệu số hóa có thể tìm kiếm, chia sẻ và tích hợp dễ dàng giữa các hệ thống giảm các vướng mắc trong số hóa hồ sơ liên quan đến tương thích dữ liệu.
Đào tạo nhân sự chuyên trách về số hóa
Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho cán bộ văn thư, CNTT về kỹ năng số hóa, bảo mật dữ liệu, và sử dụng phần mềm chuyên dụng. Đây là bước cần thiết để xử lý triệt để khó khăn trong việc số hóa tài liệu do yếu tố con người.
Ứng dụng phần mềm và công nghệ tự động hóa
Giải pháp công nghệ hiện nay đã rất đa dạng. Trong đó, không thể không nhắc tới VNPT iOffice. VNPT iOffice là hệ thống quản lý điều hành tác nghiệp điện tử toàn diện, tích hợp đầy đủ các chức năng như quản lý văn bản, điều hành, cộng tác… trên một nền tảng duy nhất, dễ sử dụng và thân thiện với người dùng.
VNPT iOffice – Giải pháp tháo gỡ khó khăn vướng mắc trong số hóa hồ sơ hiệu quả
VNPT iOffice tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết cho công tác quản lý và điều hành như: quản lý văn bản đến, văn bản đi; theo dõi công việc và hồ sơ công việc; quản lý lịch họp, lịch công tác, lịch làm việc cũng như điều hành nội bộ một cách hiệu quả.
Bên cạnh đó, hệ thống ứng dụng nhiều công nghệ hiện đại như: tích hợp đa dạng các phương thức ký số nhằm đảm bảo tính pháp lý và bảo mật; kết nối với thiết bị scan, cho phép chỉnh sửa văn bản trực tuyến; hỗ trợ định nghĩa quy trình nghiệp vụ linh hoạt theo chuẩn BPMN 2.0; và ứng dụng công nghệ OCR để tự động bóc tách thông tin từ file scan, giúp tăng tốc độ nhập liệu và tra cứu thông tin chính xác.
Số hóa hồ sơ không chỉ là một công việc kỹ thuật, mà là một phần của chiến lược chuyển đổi số toàn diện. Để vượt qua khó khăn vướng mắc trong số hóa hồ sơ, các đơn vị cần sự đầu tư nghiêm túc, phối hợp chặt chẽ giữa công nghệ, con người và quy trình.
Hơn lúc nào hết, việc số hóa cần được xem là nhiệm vụ cấp thiết. Nếu không hành động sớm, chúng ta không chỉ chậm lại trên hành trình chuyển đổi số, mà còn có nguy cơ mất đi nhiều nguồn tài liệu quý giá trong quá trình vận hành thủ công truyền thống.
Để biết thêm thông tin chi tiết về các giải pháp số hóa hồ sơ, bao gồm hệ thống VNPT iOffice và các công nghệ hỗ trợ khác, cũng như nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp, quý đơn vị có thể liên hệ tổng đài 1800 1260 hoặc truy cập trực tiếp website vnpt.com.vn.
>>> Xem thêm: Ứng dụng AI giải quyết hiệu quả thủ tục hành chính khi triển khai sáp nhập
