Hóa đơn điện tử hiện nay được nhiều doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sử dụng trong quản lý tài chính. Người dùng có thể xuất hóa đơn trực tiếp đến khách hàng, hoặc gửi qua đường link, zalo, email,... tiện lợi, nhanh chóng.
Bài viết dưới đây hướng dẫn cách gửi hóa đơn điện tử VNPT qua email giúp bạn sử dụng đúng cách, đạt hiệu quả như mong muốn.
1. Hai hình thức gửi hóa đơn điện tử VNPT qua email nên biết
Sau khi hoàn thành xuất hóa đơn, người dùng có hai hình thức gửi hóa đơn điện tử VNPT qua email đến khách hàng như sau:
Gửi hóa đơn điện tử trực tiếp qua email đến người nhận/khách hàng
Doanh nghiệp, đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ sẽ gửi trực tiếp hóa đơn điện tử đến email của khách hàng.
Gửi email hóa đơn điện tử đến người nhận/khách hàng qua bên thứ ba
Người bán hàng hóa, dịch vụ truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo, lập hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử sau khi được tạo sẽ gửi đến người nhận/khách hàng ngay sau đó.
Dù gửi bằng hình thức nào, thì cách gửi hóa đơn điện tử VNPT qua email đều có các bước thực hiện giống nhau.
Người dùng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử VNPT sẽ tiến hành gửi trực tiếp hóa đơn đến khách hàng qua email
2. Cách gửi hóa đơn điện tử VNPT qua email hiệu quả, dễ thực hiện
Gửi hóa đơn điện tử VNPT qua email được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả thông qua 3 bước làm sau đây.
Bước 1: Truy cập vào Danh mục hóa đơn điện tử của VNPT trên website
Người dùng thực hiện truy cập vào website hóa đơn điện tử VNPT. Sau đó nhập các thông tin theo yêu cầu để truy cập vào “Danh mục hóa đơn”.
Bước 2: Lưu hóa đơn về máy
- Trên giao diện “Danh mục hóa đơn", người dùng nhấn vào ô “Chi tiết” tương ứng với mỗi mã hóa đơn cụ thể cần gửi.
- Chọn “In hóa đơn” hoặc “Tải hóa đơn” ở dạng PDF về máy tính. Nên lưu tên file là mã hóa đơn hoặc đặc trưng của hóa đơn để dễ tìm kiếm khi gửi email cho khách hàng.
Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử VNPT qua email cho khách hàng
- Sau khi đã tải hóa đơn về máy dưới dạng PDF, người dùng sẽ truy cập vào email của mình rồi nhập chính xác email của khách hàng các thông tin liên quan.
- Cuối cùng đính kèm file PDF hóa đơn điện tử VNPT về gửi cho khách hàng.
Có thể bạn cũng quan tâm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử của VNPT chi tiết
3. Lưu ý một số lỗi thường gặp khiến gửi hóa đơn gặp trục trặc
Có 2 lỗi nhỏ mà người dùng nên chú ý để không làm gián đoạn quá trình tạo lập hóa đơn và tránh trục trặc khi gửi hóa đơn. Vì nếu gửi sai hóa đơn sẽ làm mất thời gian trong việc xử lý hóa đơn sai của cả hai bên giao dịch.
- Chưa đăng ký chữ ký số hoặc quên mở phần mềm chữ ký số: nhiều người dùng thực hiện tới bước “Duyệt và ký” nhưng quên cắm chữ ký số vào máy hoặc chưa cài đặt chữ ký số thì sẽ bị thông báo lỗi khiến việc xuất hóa đơn bị gián đoạn.
- Nhập thông tin không đúng hoặc thiếu thông tin khi lập hóa đơn: các mục thông tin quan trọng như tên hóa đơn, ký hiệu, số hiệu, thông tin khách hàng, email người nhận,... người dùng cần chú ý để tránh trục trặc khi gửi hóa đơn và cả việc chỉnh sửa, xử lý khi có lỗi sai trong hóa đơn.
>>> Xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử dành cho doanh nghiệp
Có thể xử lý khi hóa đơn điện tử gửi đi bị sai sót, tuy nhiên khá là phức tạp và tốn thời gian, vì thế người dùng nên lưu ý khi lập hóa đơn
Trên đây là hướng dẫn cách gửi hóa đơn điện tử VNPT qua email cùng những lưu ý khi gửi hóa đơn để tránh gặp trục trặc khiến công việc bị gián đoạn. Nếu người dùng gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến hóa đơn điện tử VNPT, vui lòng truy cập kênh tư vấn miễn phí hoặc liên hệ hotline 1800 1260 để được tổng đài hỗ trợ xử lý nhanh nhất nhé!
