Chữ ký số có ý nghĩa lớn đối với hoạt động giao dịch, kinh doanh trong thời kỳ chuyển đổi số. Tuy nhiên, không phải tất cả các trường đều có thể sử dụng chữ ký số để giao dịch. Vậy chữ ký số dùng trong trường hợp nào? Dưới đây là 4 trường hợp bạn nên biết khi quyết định lựa chọn chữ ký số cho hoạt động trong tổ chức của mình. 

1. 4 trường hợp được sử dụng chữ ký số theo pháp luật

Chữ ký số sẽ không được áp dụng cho mọi trường hợp mà sẽ được sử dụng trong 4 trường hợp hợp pháp sau đây:

1.1. Trường hợp thay thế chữ ký tay đối với cá nhân

Chữ ký số được sử dụng trong trường hợp thay thế chữ ký tay đối với cá nhân. Đồng thời trong các hợp đồng, giao dịch điện tử với đối tác hay cơ quan nhà nước, chữ ký số cũng có thể thay thế cho chữ ký tay của người đại diện và con dấu của doanh nghiệp. 

Chữ ký số có thể thay thế chữ ký tay cá nhân trong các hợp đồng, giao dịch điện tử

1.2 Trường hợp giao dịch với cơ quan, tổ chức nhà nước

Trong trường hợp cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan, tổ chức nhà nước thì chữ ký số cũng sẽ được sử dụng. Theo đó, chữ ký số được sử dụng để thực hiện các thủ tục hành chính như: 

- Đăng ký thành lập doanh nghiệp

- Bổ sung ngành nghề kinh doanh

- Thay đổi con dấu

- Thay đổi người đại diện pháp luật

- Kê khai và nộp thuế điện tử

- Kê khai và đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động

Với tất cả những thủ tục hành chính này, các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức hoàn toàn không cần đến trực tiếp cơ quan nhà nước. Thay vào đó, thực hiện giao dịch bằng chữ ký số sẽ tiết kiệm thời gian, công sức cũng như đảm bảo tính an toàn, tiện lợi và nhanh chóng.  

Chữ ký số giúp thực hiện các thủ tục hành chính nhanh gọn, an toàn và tiết kiệm

1.3 Trường hợp giao dịch chuyển tiền theo quy định của pháp luật

Cùng với hai trường hợp trên, nếu bạn vẫn thắc mắc chữ ký số dùng trong trường hợp nào thì câu trả lời đó là trong trường hợp giao dịch chuyển tiền theo quy định của pháp luật. Theo đó, doanh nghiệp và các bên đối tác có thể tiến hành giao dịch, ký hợp đồng mà không cần gặp mặt trực tiếp. 

Một số giao dịch mà doanh nghiệp và đối tác thường thực hiện với nhau như: 

- Đầu tư chứng khoán

- Mua bán hàng hóa

- Chuyển hồ sơ giấy 

Các giao dịch này được ký kết bằng chữ ký số sẽ hạn chế tối đa nguy cơ giả danh. Đồng thời đảm bảo mức độ bảo mật thông tin cao nhất, giúp các bên đạt được sự tin tưởng tuyệt đối lẫn nhau. 

Các giao dịch chuyển tiền theo quy định của pháp luật cũng có thể sử dụng chữ ký số

1.4 Trường hợp dùng chữ ký số sau thư điện tử, email

Sử dụng chữ ký số sau thư điện tử, email cũng là một trong những trường hợp phổ biến hiện nay. Trong trường hợp này, chữ ký số được sử dụng với mục đích xác minh người gửi thư điện tử cũng chính là người ký số.

Các cá nhân, doanh nghiệp hay cơ quan, tổ chức đều có thể sử dụng chữ ký số sau thư điện tử, email để nâng cao tính an toàn và bảo mật. Đồng thời giúp các bên gửi - nhận thông tin, giấy tờ một cách nhanh chóng nhất. 

Chữ ký số cũng được sử dụng để ký sau thư điện tử, email của cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức

Sử dụng chữ ký số trong 4 trường hợp trên đây sẽ mang đến những lợi ích thiết thực cho các cá nhân, cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Tuy vậy, bạn cũng cần lưu ý đến một số chi tiết quan trọng để ứng dụng chữ ký số đúng thời điểm, đúng mục đích và đúng pháp luật. 

2. Lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số trong các trường hợp 

Sử dụng chữ ký số trong nhiều trường hợp, bạn cần lưu ý 4 điều quan trọng sau đây: 

Trường hợp không cần chữ ký số của người bán trên hóa đơn điện tử

- Trên hóa đơn của các loại tem, vé, thẻ điện tử có thể không cần tới chữ ký số của người bán. 

- Đối với các trường hợp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng không qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế. 

Trong một số trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký người bán trên hóa đơn điện tử 

Trường hợp không cần chữ ký số của người mua trên hóa đơn điện tử

Trong một số trường hợp, trên hóa đơn điện tử không cần chữ ký số của người mua. Cụ thể như sau: 

- Người mua không phải là đơn vị kế toán.

- Người mua là đơn vị kế toán và có thể chứng minh hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa 2 bên thông qua hồ sơ hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng, phiếu thu,....thì trên hóa đơn điện tử không bắt buộc xuất hiện chữ ký số của người mua. 

Sử dụng nhiều chữ ký số để xác thực hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp không những được sử dụng một mà có thể sử dụng nhiều chữ ký số cùng lúc. Điều này nhằm giúp doanh nghiệp xác lập và xác nhận hóa đơn một cách nhanh chóng và thuận tiện hơn. Từ đó nâng cao chất lượng công việc và tối ưu hóa thời gian thực hiện giao dịch. 

Tuy vậy, chữ ký số của doanh nghiệp để đảm bảo tính hợp pháp, cần tuân thủ tính hợp lệ. Đồng thời phải được cập nhật mới nhất trên hệ thống của Tổng cục thuế quốc gia. 

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để lập và xác nhận hóa đơn

Chữ ký số hết hạn có ký được hóa đơn điện tử không?

Khi chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp chắc chắn sẽ không thể thực hiện ký số trên các hóa đơn điện tử. Vì vậy, để tiếp tục giao dịch, doanh nghiệp cần gia hạn chữ ký số với đơn vị cung cấp dịch vụ.

Sau khi gia hạn thành công và hoàn thành cập nhật chứng thư điện tử, chữ ký số sẽ được xác thực. Lúc này, các cá nhân, doanh nghiệp có thể tự tin ký các hóa đơn điện tử, giao dịch điện tử bằng chữ ký số an toàn, nhanh chóng và tiết kiệm. 

Như vậy, với câu hỏi chữ ký số dùng trong trường hợp nào, chúng ta đã biết được có 4 đáp án đã được nêu chi tiết trong bài viết. Nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào về VNPT-CA, vui lòng truy cập tại đây hoặc liên hệ trực tiếp qua hotline 1800 1260 để được giải đáp và tư vấn.