Hiện nay, chữ ký số offline là 1 trong những phương thức xác thực tài liệu, văn bản điện tử phổ biến với nhiều ưu điểm tiện lợi. Để giúp người dùng dễ dàng hình dung về chữ ký số offline, bài viết dưới đây sẽ cung cấp các thông tin cụ thể về khái niệm, lợi ích và hướng dẫn ký số offline trên văn bản điện tử với định dạng file XML.
1. Chữ ký số offline là gì?
Chữ ký số offline là chữ ký số được ký trên văn bản, tài liệu thông qua phần mềm, ứng dụng hỗ trợ ký offline. Đây là hình thức ký số khác với ký online - ký trực tiếp trên website, cổng thông tin hay hệ thống.
Để ký số offline, người dùng cần thực hiện thông qua các phần mềm hỗ trợ
Hiện nay, khi sử dụng chữ ký số offline, người dùng được khuyến nghị nên ký số trên định dạng file XML thay vì file PDF như trước đây. Đặc biệt là trong giao dịch thuế, Cổng thông tin Thuế điện tử hiện chỉ chấp nhận file văn bản, tài liệu ký số có định dạng XML. Cụ thể:
“Tổng cục Thuế đã dừng tiếp nhận hồ sơ khai thuế theo định dạng PDF chính thức kể từ ngày 10/05/2015”. Thay vào đó, “các loại hồ sơ khai thuế gửi qua mạng phải theo định dạng dữ liệu XML, trừ Thuyết minh báo cáo tài chính, Bảng cân đối tài khoản vẫn hỗ trợ gửi dưới dạng phụ lục đính kèm tờ khai theo định dạng excel, word”.
(Theo Công văn số 1731/TCT-CNTT về việc Thông báo dừng nhận hồ sơ khai thuế qua mạng theo định dạng PDF ban hành vào 07/05/2015 bởi Tổng Cục thuế ).
2. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số offline trong giao dịch điện tử
Là 1 trong những cách ký số phổ biến trong quá trình giao dịch trực tuyến, chữ ký số offline đem đến cho người dùng nhiều lợi ích như:
- Hạn chế tình trạng gián đoạn khi ký số do nghẽn mạng, lỗi hệ thống… do lượng yêu cầu ký số bị quá tải. Từ đó, đảm bảo quá trình ký số diễn ra thuận lợi, thông suốt và hiệu quả.
- Nộp hồ sơ dễ dàng, nhanh chóng bởi sau khi ký offline, người dùng chỉ cần thực hiện bước cuối cùng là nộp hồ sơ, tài liệu theo đúng thời hạn mà không cần thông qua những bước ký số khác. Nhờ vậy có thể tiến hành các hoạt động khác theo đúng tiến độ kế hoạch đã đề ra.
- Xác thực văn bản, tài liệu nhanh chóng, chính xác và hiệu quả chỉ với những thao tác đơn giản.
- Tiết kiệm thời gian, công sức và tối ưu chi phí trong quá trình ký kết, xác thực giao dịch, nộp hồ sơ, làm thủ tục…
- Sử dụng được đa dạng trong nhiều lĩnh vực như thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử,... nhiều cổng thông tin, doanh nghiệp hiện cũng đã chấp nhận sử dụng các văn bản điện tử có chữ ký số offline.
- Văn bản, tài liệu ký số được đảm bảo an toàn thông tin dữ liệu với độ bảo mật cao và khả năng hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin.
Chữ ký số offline giúp văn bản, tài liệu ký số được đảm bảo an toàn thông tin dữ liệu với độ bảo mật tuyệt đối
3. Hướng dẫn ký chữ ký số offline bằng phần mềm Sign Offline XML
Để ký số offline, người dùng cần tải thêm các phần mềm hỗ trợ ký số offline để thực hiện ký số. Hiện nay, phần mềm ký số offline phổ biến nhất là Sign Offline XML.
Hướng dẫn cài đặt phần mềm Sign Offline XML
Bước 1. Tải về phần mềm Sign Offline XML tại đây.
Bước 2. Giải nén và khởi chạy phần mềm.
Sau khi tải về, người dùng cần giải nén và khởi chạy phần mềm
Hướng dẫn ký số offline với phần mềm Sign Offline XML
Bước 1. Truy cập phần mềm ký số offline Sign Offline XML.
Bước 2. Trên giao diện phần mềm, người dùng click “Chọn Tệp”.
Click Chọn Tệp để tải lên file văn bản, tài liệu cần ký số
Bước 3. Người dùng chọn file văn bản, tài liệu cần ký số và nhấn “Ký Điện Tử”.
Người dùng tiến hành chọn Ký Điện Tử
Bước 4. Để ký số offline, người dùng cần lựa chọn chữ ký số và nhập mã PIN của USB Token.
Sau khi ký thành công, màn hình sẽ hiển thị thông báo như sau:
Bước 5. Để xem lại file văn bản vừa ký số, người dùng có thể sử dụng iTaxViewer - phần mềm đọc file XML của cơ quan Thuế.
Hình ảnh minh họa 1 văn bản đã được ký offline
Ký số offline là 1 trong những cách thức sử dụng chữ ký số để xác thực văn bản, tài liệu điện tử. Vì vậy, để có thể sử dụng chữ ký số offline 1 cách thuận lợi, người dùng cần đăng ký sử dụng chữ ký số đến từ các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín trên thị trường. Trong đó, VNPT-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng chất lượng hiện được đông đảo người dùng tin tưởng lựa chọn.
Với mong muốn đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng của khách hàng, VNPT-CA hỗ trợ người dùng nhiều phương thức ký số như ký offline, ký online trên các trình duyệt Internet Explorer (IE), Chrome, Firefox…
Ngoài ra, chữ ký số VNPT-CA còn có khả năng ứng dụng trên mọi lĩnh vực, đảm bảo hoạt động ký số diễn ra nhanh chóng, thuận lợi với độ bảo mật cao và có giá trị vững vàng về mặt pháp lý. Từ đó giúp bảo vệ quyền lợi của người dùng 1 cách tuyệt đối trong suốt quá trình sử dụng.
Với khái niệm, lợi ích và cách sử dụng chữ ký số offline được cung cấp trong bài viết trên, người dùng đã có thể nắm được các thông tin quan trọng cần biết về việc ký số offline trong các văn bản, tài liệu điện tử.
Để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm dịch vụ ký số uy tín, chất lượng, khách hàng có thể liên hệ VNPT-CA thông qua hotline 1800 1260 để được tư vấn chi tiết nhé.
