Phần mềm VNPT iOffice là một hệ thống quản lý văn bản và điều hành công việc thông minh, cung cấp giải pháp toàn diện cho việc xử lý và quản lý văn bản, công văn, cuộc họp, công việc và thông báo nội bộ trong doanh nghiệp. Đây là một nền tảng trực tuyến giúp tạo ra môi trường làm việc tương tác, nơi các phòng ban và cá nhân có thể chia sẻ, trao đổi thông tin và phối hợp công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với giao diện dễ sử dụng, VNPT iOffice hỗ trợ người dùng quản lý tài liệu một cách linh hoạt và bảo mật. Người dùng có thể truy cập vào hệ thống từ bất kỳ đâu, trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại thông minh hay máy tính bảng, giúp tăng cường khả năng tương tác và giảm thiểu những hạn chế của phương pháp làm việc truyền thống. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát công việc của các phòng ban từ xa, bất kể thời gian và địa điểm. Phần mềm giúp minh bạch hóa các nhiệm vụ đã giao, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Hơn nữa, tính năng quản lý văn bản trên thiết bị di động giúp lãnh đạo luôn cập nhật tình hình công việc dù đang di chuyển. Phần mềm quản lý văn bản của VNPT giúp chuyên viên dễ dàng tìm kiếm, truy cập và xử lý các tài liệu công việc. Các nhiệm vụ được giao rõ ràng và dễ dàng theo dõi, từ đó tăng cường khả năng báo cáo và nâng cao trách nhiệm công việc. Tính năng hỗ trợ trao đổi thông tin giữa các bộ phận cũng giúp việc hợp tác giữa các phòng ban trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Văn thư là người chịu trách nhiệm phân phối và lưu trữ tài liệu. Với phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice, họ có thể phân phối văn bản nhanh chóng mà không cần in ấn, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Việc tìm kiếm và quản lý các văn bản cũng trở nên dễ dàng và chính xác, tránh được tình trạng thất lạc hoặc thiếu sót thông tin. Doanh nghiệp hoặc cơ quan sẽ cảm nhận rõ rệt sự thay đổi trong quy trình làm việc khi sử dụng phần mềm VNPT iOffice. Việc trao đổi thông tin, chia sẻ tài liệu trở nên nhanh chóng và hiệu quả, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho các công tác như in ấn và gửi văn bản truyền thống. Phần mềm còn thúc đẩy sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong cơ quan, nâng cao hiệu quả công việc chung. Phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp hay các cơ quan quản lý nhà nước Một trong những tính năng quan trọng nhất của VNPT iOffice là khả năng quản lý công văn. Người dùng có thể tiếp nhận, phân loại, lưu trữ và xử lý công văn một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, phần mềm cũng cho phép theo dõi tiến độ của từng công văn, giúp đảm bảo mọi công việc đều được thực hiện đúng hạn. Phần mềm cung cấp công cụ để lên lịch và quản lý các cuộc họp, giúp người dùng không bao giờ bỏ lỡ một cuộc họp quan trọng. Tính năng này còn cho phép gửi thông báo và nhắc nhở tự động đến các thành viên tham gia, giúp đảm bảo sự tham gia đầy đủ và đúng giờ. Việc quản lý các thông báo nội bộ cũng trở nên đơn giản hơn với VNPT iOffice. Các thông báo có thể được đăng tải nhanh chóng và dễ dàng, đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong tổ chức đều nhận được thông tin quan trọng một cách kịp thời. Chuyên viên có thể ghi nhận và phân công công việc cho các thành viên trong nhóm một cách rõ ràng. VNPT iOffice cũng hỗ trợ việc theo dõi tiến độ công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữa các bộ phận, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và sự phối hợp giữa các phòng ban. >>> Xem thêm: VNPT iOffice đáp ứng tính năng kỹ thuật trong xây dựng hệ thống quản lý văn bản và điều hành Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice Hệ thống VNPT iOffice được thiết kế với nhiều tính năng tiện ích, giúp quá trình quản lý văn bản và điều hành công việc trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng một số tính năng nổi bật mà người dùng cần nắm rõ. Tạo mới và chỉnh sửa văn bản: Để soạn thảo văn bản mới, nhấn chọn menu “Tạo văn bản” >> “Dự thảo văn bản đi”. Khi đó màn hình hiển thị các thông tin sau: Điền các thông tin cần thiết (tên, nội dung, người nhận) và nhấn Lưu. Để trình lên lãnh đạo ký số, chọn tính năng “Chuyển” và lựa chọn Lãnh đạo ký. Để chỉnh sửa văn bản, chọn văn bản từ danh sách “Chờ xử lý” trong menu “Quản lý văn bản đi”. Ký số văn bản: Nếu bạn cần ký số cho văn bản trên VNPT iOffice, hãy tham khảo các bước dưới đây: Mở văn bản cần ký, nhấn Ký số. Chọn thiết bị ký số đã cấu hình và nhập mã PIN. Nhấn Xác nhận để hoàn tất. Nhắc việc định kỳ: Vào menu “Quản lý công việc” >> “Giao việc”. Menu công việc khi giao việc có thể nhắc việc định kỳ theo thứ, theo ngày hoặc theo tháng, có thể nhắc việc qua SMS hoặc qua app mobile. Giao việc, giao nhiệm vụ trực tiếp không qua văn bản: Từ giao diện chính, chọn menu “Quản lý công việc” >> “Giao việc”. Khi giao diện “Thông tin công việc” mở lên, người dùng nhập đầy đủ các thông tin theo yêu cầu như tên công việc, nội dung công việc, ngày hết hạn, file đính kèm… Giao diện thông tin công việc Hệ thống VNPT iOffice cho phép bạn tra cứu lịch họp của đơn vị, lịch công tác của lãnh đạo, đăng ký lịch họp (đối với chuyên viên) cũng như phê duyệt lịch họp (đối với lãnh đạo). Để thực hiện các tác vụ này, tại giao diện chính, bạn vào menu “quản lý lịch đơn vị” và lựa chọn công việc tương ứng với nhu cầu. Giao diện đăng ký lịch họp Phần mềm VNPT iOffice giúp các đơn vị tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản và công việc nhờ vào hệ thống quản lý thông minh, tiện lợi. Để sử dụng hiệu quả, mỗi người dùng cần nắm vững các chức năng phù hợp với vai trò của mình. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình sử dụng, hãy liên hệ ngay với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật VNPTtheo số hotline 1800.1260 để được tư vấn và giải đáp kịp thời! >>> Xem thêm: VNPT-iOffice xây dựng văn phòng điện tử tiết kiệm, hiệu quảPhần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice là gì?
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản của VNPT
Đối với Lãnh đạo
Đối với Chuyên viên
Đối với Văn thư
Đối với Cơ quan
Các tính năng chính của phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice
Quản lý công văn
Quản lý lịch họp
Quản lý tin tức, thông báo
Quản lý công việc
Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn bản VNPT iOffice
Quản lý văn bản
Quản lý công việc và giao nhiệm vụ
Quản lý lịch họp
