Chữ ký số hóa đơn điện tử có lẽ là một khái niệm còn khá mới với nhiều người và nhiều doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về những khái niệm, quy định xung quanh việc đăng ký và sử dụng chữ ký số, bạn đừng bỏ qua những giải đáp chi tiết và cụ thể sau đây.

1. Khái niệm chữ ký số - chứng thư số

• Chữ ký số: Có thể hiểu đơn giản là một dạng chữ ký điện tử có chức năng giống như chữ ký tay thông thường.
  • Dùng để xác nhận những gì mình viết, mình cam kết hay nói cách khác xác nhận quyền chủ sở hữu của văn bản đó.
  • Khác nhau ở chỗ chữ ký số có nhiều hình thức thể hiện như văn bản, video hoặc cũng có thể là hình ảnh.
  • Ứng dụng chủ yếu của chữ ký số là dùng trong hóa đơn điện tử để xác minh hóa đơn đó là của doanh nghiệp phát hành.
• Chứng thư số:Có thể hiểu đơn giản nó giống như một chiếc “chứng minh thư” điện tử của doanh nghiệp, công ty, tổ chức trên môi trường internet, máy tính.
  • Do tổ chức dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp.
  • Tác dụng của nó là dùng để chứng thực chữ ký số trên hóa đơn điện tử phát hành là của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào. 

Chữ ký số hóa đơn điện tử và chứng thư số điện tử.

2. Có cần chữ ký số người mua trên hóa đơn điện tử?

Để trả lời được câu hỏi trên thì trước hết chúng ta cần phải hiểu thế nào là 1 hóa đơn điện tử hợp lệ. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải có đầy đủ các nội dung sau:

• Có chữ ký số trên hóa đơn điện tử của người bán đúng như quy định của pháp luật.
• Có đầy đủ thông tin về ngày, tháng, năm lập hóa đơn.
• Nếu người mua là đơn vị kế toán thì cần phải có chữ ký điện tử của người mua. 

Một số trường hợp đặc biệt hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung trên những cũng được coi là hợp lệ. Những trường hợp này sẽ có hướng dẫn riêng của bộ tài chính.

Cần có chữ ký số hóa đơn điện tử và thông tin đầy đủ của người mua và người bán.

Vậy, một hóa đơn điện tử hợp lệ bắt buộc phải có chữ ký điện tử của người bán và không nhất thiết phải có chữ ký số hóa đơn điện tử của người mua. Cụ thể, hóa đơn điện tử không cần chữ ký của người mua trong các trường hợp sau đây:

• Thứ nhất, các hóa đơn tự in đáp ứng đủ điều kiện theo quy định tại thông tư 119/2014/TT-BTC của các đơn vị tổ chức sau: Hóa đơn điện, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn nước sạch, hóa đơn dịch vụ ngân hàng.
• Thứ 2, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán. 
• Thứ 3, bên mua là đơn vị kế toán nhưng có đầy đủ các giấy tờ có thể chứng minh giao dịch của 2 bên như: hợp đồng, biên bản giao nhận hàng hóa, phiếu xuất kho, phiếu thu, biên nhận thanh toán...thì người mua hàng trong trường hợp trên không nhất thiết phải có chữ ký điện tử trên hóa đơn điện tử do bên bán cung cấp.

3. Một số câu hỏi liên quan đến chữ ký số thường gặp

Các câu hỏi thường gặp liên quan đến chữ ký số hóa đơn điện tử.

3.1. Nếu chữ ký số của doanh nghiệp bị hết hạn, làm thế nào để tiếp tục xác thực hóa đơn tiếp?

Trong trường hợp chữ ký số hết hạn, doanh nghiệp cần liên hệ với bên cung cấp dịch vụ chữ ký số để gia hạn ngay. Sau khi gia hạn xong, thông tin được cập nhật lên mạng dữ liệu của tổng cục thuế, doanh nghiệp tiếp tục cập nhật chứng thư điện tử của đơn vị mình lên website: “www.laphoadon.gdt.gov.vn” là xong và có thể sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử như bình thường.

3.2. Có thể sử dụng nhiều chữ ký số được không?

Doanh nghiệp có thể lập nhiều chữ ký số khác nhau miễn sao chúng hợp lệ và được cập nhật đầy đủ lên hệ thống dữ liệu của tổng cục thuế www.laphoadon.gdt.gov.vn. 

3.3. Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?

Lưu trữ các văn bản đơn giản khi chữ ký số hết hạn

Hóa đơn điện tử có định dạng file là XML nên người mua có thể dễ dàng lưu trữ như các văn bản, tài liệu word, excel thông thường khác trong máy tính. Ngoài ra, người mua cũng có thể lưu trữ hóa đơn điện tử trong các thiết bị như ổ cứng, USB hay thậm chí lưu trên icloud…

Chữ ký số hóa đơn điện tử nói một cách khác cũng giống như là chữ ký tay của doanh nghiệp trên hóa đơn giấy được ứng dụng công nghệ thông tin để số hóa và phục vụ cho quá trình phát hành, lưu thông hóa đơn điện tử.

>>> Xem thêm: Hóa đơn bán xe ô tô cũ dành cho doanh nghiệp

Hiểu được một chữ ký số như thế nào là hợp lệ cũng như những thắc mắc xung quanh việc sử dụng chúng trong thực tế sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn và hạn chế việc mất thời gian, công sức hơn bình thường gấp nhiều lần. Mọi thông tin thắc mắc hoặc cần tư vấn về chữ ký số hóa đơn điện tử, quý khách vui lòng liên hệ hotline  18001260  để được hỗ trợ nhanh nhất.