Chữ ký số hóa đơn điện tử là tên gọi tắt thường dùng khi tìm hiểu về mối quan hệ và cách sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Xu hướng sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử ngày càng tăng lên. Vì vậy, hiểu đúng về mối quan hệ giữa chữ ký số và hóa đơn điện tử sẽ giúp người dùng tránh vận hành hoạt động trơn tru, phòng tránh những rủi ro không mong muốn.

1. Mối quan hệ giữa chữ ký số và hóa đơn điện tử

Về hóa đơn điện tử, đây một hình thức hóa đơn được tạo lập và lưu trữ trên thiết bị điện tử. Theo đó, những thông tin cơ bản như tên và mã số thuế bên bán, thời gian khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ và bên mua (tùy trường hợp sẽ cần thiết hoặc không) được ghi rõ và có giá trị pháp lý.

Trong đời sống, hóa đơn điện tử thường được bắt gặp dưới dạng hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ dịch vụ thu phí ngân hàng, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,...

Chữ ký số sẽ là minh chứng cho việc bên mua và bên bán đồng ý với thỏa thuận được ghi, xác nhận giá trị pháp lý của hợp đồng, giúp đảm bảo sự an toàn cho các giao dịch điện tử của hai bên.

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là minh chứng giúp các giao dịch điện tử diễn ra an toàn, hợp pháp.

Có thể bạn quan tâm: Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử không có chữ ký số

2. Quy định về chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo Thông tư số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, chữ ký số sẽ cần thiết hoặc không tùy trường hợp và có quy định riêng cho từng bên, cụ thể:

Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số trên hóa đơn điện tử

Theo luật, khi người bán hoặc người mua là cơ sở kinh doanh, tổ chức được thành lập và hoạt động chính quy, hoặc là cá nhân mua hàng để kinh doanh thì cần có chữ ký số trên hóa đơn điện tử. Quy định cụ thể là:

• - Đối với người bán là doanh nghiệp, tổ chức: Chữ ký số trên hóa đơn điện tử là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
• - Đối với người bán là cá nhân: Sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc của người được ủy quyền.
• - Đối với người mua là cơ sở kinh doanh: Nếu người mua đáp ứng điều kiện kỹ thuật để tạo chữ ký số trên hóa đơn điện tử do người bán xác lập thì người mua cần ký. Nếu không thì người bán và người mua thỏa thuận để quyết định ký hoặc không.

Theo quy định, trong đa số giao dịch điện tử cần phải có chữ ký bên bán.

Trường hợp không bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử

Theo Khoản 3, Điều 3 trong Thông tư, một số trường sau sẽ không bắt buộc ký số trên hóa đơn điện tử:

• - Trường hợp hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh.
• - Trường hợp hóa đơn điện tử bán xăng dầu mà khách hàng là cá nhân không kinh doanh.
• - Trường hợp hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán.
• - Trường hợp chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử.
• - Trường hợp hóa đơn sử dụng thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì không cần thiết có các chỉ tiêu: ký hiệu và ký hiệu mẫu hóa đơn, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

Hóa đơn điện tử có cần chữ ký người mua và không cần

Theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Chỉ khi người bán yêu cầu và người mua đáp ứng được các điều kiện kỹ thuật để tạo chữ ký số thì hóa đơn sẽ có chữ ký của hai bên theo thỏa thuận.

Trường hợp hóa đơn điện tử tại siêu thị, trung tâm thương mại không bắt buộc có chữ ký số của hai bên.

Xem thêm: Những quy định về ngày ký số hóa đơn điện tử và một số câu hỏi thường gặp?

3. 3 lưu ý quan trọng khi sử dụng chữ ký số hóa đơn điện tử

Khi sử dụng chữ ký số và hóa đơn điện tử, cả người mua và người bán đều cần lưu ý 3 điểm dưới đây để đảm bảo tính hợp pháp:

3.1. Xác định thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử

Thời điểm lập và ký hóa đơn điện tử cần đúng theo yêu cầu dưới đây:

• - Thời điểm lập (ngày lập): là ngày người bán điền đầy đủ nội dung trên hóa đơn.
• - Thời điểm ký (ngày ký): là ngày mà bên bán và bên mua (nếu cần thiết) ký số vào hóa đơn đã lập trước đó để xác nhận thỏa thuận.

Thông thường, hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu phải có ngày lập, ngày ký không quá cần thiết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, ngày lập được hiểu là ngày ký thì kế toán cần gửi yêu cầu chữ ký số đến phía doanh nghiệp và người mua trong ngày để đảm bảo đúng với quy định.

3.2. Xác thực hóa đơn khi chữ ký số hóa đơn điện tử hết hạn

Nếu chữ ký số trên hóa đơn điện tử hết hạn thì cần gia hạn. Sau đó, thông tin về chữ ký số sẽ được cập nhật trên hệ thống của Tổng cục thuế, doanh nghiệp chỉ cần cập nhật lại hóa đơn điện tử và sử dụng như bình thường.

3.3. Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số cho từng mục đích khác nhau, tuy nhiên cần cập nhật toàn bộ chữ ký số hợp lệ lên hệ thống của Tổng cục thuế: www.laphoadon.gdt.gov.vn

Trường hợp ngày lập được hiểu là ngày ký thì kế toán cần nhanh chóng gửi cho hai bên mua bán để đảm bảo đúng quy định.

Xem thêm: Nộp thuế đơn giản nhờ giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Trên đây là các quy định hiện hành về chữ ký số hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, bên mua và bên bán cần đọc và hiểu rõ để tránh nhầm lẫn, gây thiệt hại về pháp lý cũng như tài chính.