Theo nghị định số 119/2018/NĐ-CP thì tất cả các doanh nghiệp sẽ phải hoàn tất quá trình chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử vào trước ngày 1/11/2020. Chính vì vậy, các thông tin về hóa đơn điện tử đang được rất nhiều khách hàng và doanh nghiệp quan tâm. Một trong những điều cần biết đó là hóa đơn điện tử không có mã xác thực sẽ phải xử lý như thế nào? Hãy cùng VNPT tìm hiểu ngày trong bài viết dưới đây.

1. Mã xác thực là gì? Tại sao lại có mã xác thực?

Mã xác thực là chuỗi ký tự được mã hóa và được cung cấp bởi Tổng cục thuế, dựa trên các thông tin hóa đơn bán hàng hoặc là cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp. Khi hóa đơn có mã xác thực, doanh nghiệp hay người bán sẽ phải ký điện tử trên hóa đơn để nhận mã xác thực.

Mã xác thực trên hóa đơn điện tử được cấp trực tiếp từ tổng cục thuế

Tại sao lại cần phải có mã xác thực?

• Mã xác thực sẽ giúp bảo vệ hóa đơn không bị thất lạc đồng thời chứng nhận sự tồn tại của hóa đơn đó.
• Chống lại việc làm giả hóa đơn bởi mỗi hóa đơn chỉ có một mã xác thực

Khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực, doanh nghiệp hoặc khách hàng sẽ không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, bởi hệ thống cấp mã xác thực của Tổng cục thuế sẽ lưu trữ và giúp doanh nghiệp bảo quản dữ liệu. Chưa hết, nhờ vào mã xác thực, cơ quan thuế và doanh nghiệp đều có thể dễ dàng tra cứu hoặc kiểm tra hóa đơn trên hệ thống nhờ mã xác thực.

2. Trên hóa đơn điện tử không mã xác thực có gì?

Hóa đơn điện tử không mã xác thực vẫn sẽ đảm bảo đầy đủ tất cả các thông tin như hóa đơn giấy. Các thủ tục hủy, xóa bỏ, thu hồi đều như hóa đơn giấy, tuy nhiên bởi vậy doanh nghiệp sẽ phải tự bảo quản dữ liệu của mình. Trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra, thanh tra sẽ phải xuất trình.

3. Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực

Vẫn có một số trường hợp ngoại lệ có thể sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực

Theo điều 12, khoản 2 nghị định 119/2018 NĐ-CP đã quy định, các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã xác thực bao gồm:

• Các ngành: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại.
• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định.

Đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều này và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

4. Cách kiểm tra hóa đơn điện tử không có mã xác thực

Để kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực hay không, đơn giản nhất là khách hàng hãy tham khảo mẫu hóa đơn có mã xác thực. Tất cả những trường hợp không giống hình ảnh đó sẽ là hóa đơn không có mã xác thực.

Hoặc khách hàng kiểm tra số hóa đơn xác thực sẽ bao gồm 15 ký tự số và mã xác thực gồm 64 ký tự chữ và có thêm mã vạch 2 chiều in trên hóa đơn.

Nếu kiểm tra trên hóa đơn có đầy đủ các chi tiết trên sẽ là hóa đơn có mã xác thực, ngược lại là hóa đơn không có mã xác thực.

Trên đây là những thông tin chi tiết về hóa đơn không có mã xác thực của VNPT. Hy vọng khách hàng sẽ có được những thông tin cần thiết và bổ ích nhất để sử dụng hóa đơn điện tử đúng cách.

Mọi thắc mắc, quý khách vui lòng liên hệ hotline 18001260 để được tư vấn cụ thể.