Hóa đơn điện tử là gì mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên áp dụng. Làm thế nào mà hóa đơn điện tử có thể giúp các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn. Hãy cùng VNPT tìm hiểu ở bài viết sau đây nhé.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

1.1. Khái niệm

Hóa đơn điện tử là giải pháp giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy. Hóa đơn điện tử được quy định bởi pháp luật tại khoản 1 Điều 3 trong Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính ban hành.

Hóa đơn điện từ là giải pháp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và công sức

Tất cả các thao tác khởi tạo, lập, xử lý hóa đơn điện tử đều được thực hiện trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp. Hóa đơn đó đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các đơn vị liên quan theo quy định của pháp luật.

Nguyên tắc của hóa đơn điện tử là đảm bảo xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian. Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng 1 lần duy nhất.

Sau khi biết "hóa đơn điện tử là gì?", quý khách cần biết thêm các loại hình của hóa đơn điện tử cũng như nội dung được đăng trên hóa đơn điện tử.

1.2. Các loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử bao gồm: 

• Hóa đơn xuất khẩu: Áp dụng cho khách hàng là đối tượng thực hiện xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài.
• Hóa đơn giá trị gia tăng: Áp dụng đối với người bán hàng hóa có hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. 
• Hóa đơn bán hàng: Áp dụng cho khách hàng là người bán hàng, hoặc cung cấp dịch vụ khai thuế giá trị gia tăng theo cách trực tiếp. 
• Hóa đơn khác: Gồm vé, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, thu phí dịch vụ ngân hàng...

Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật được quy định trong các văn bản có liên quan.

1.3. Trên hóa đơn điện tử cần bao gồm nội dung

Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau: (Quy định tại khoản 1 Điều 6, Thông tư 32/2011/TT-BTC)

• a) Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn (tiến hành theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính).
• b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• d) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; tổng số tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá (giá chưa có thuế giá trị gia tăng) trên hóa đơn phải có dòng thuế suất, thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền người mua phải thanh toán ghi cả bằng số và bằng chữ.

• e) Ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua (nếu người mua là đơn vị kế toán).
• g) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Nếu hóa đơn cần ghi thêm chữ nước ngoài thì dòng chữ đó phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ nhỏ hơn.

Các nội dung quy định từ điểm (b) đến điểm (d) trên đây phải phản ánh đúng tính chất, đặc điểm của ngành nghề kinh doanh, xác định được người mua hàng (hoặc người nộp tiền, người thụ hưởng dịch vụ…), người bán hàng (hoặc người cung cấp dịch vụ…), xác định được nội dung hoạt động kinh tế phát sinh, tên hàng hóa dịch vụ – hoặc nội dung thu tiền, số tiền thu được.

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không cung cấp đầy đủ các nội dung như trên phải được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

2. Những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại

Lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại cho khách hàng sử dụng là:

• Tiết kiệm chi phí in hóa đơn giấy: Thay vì in hóa đơn giấy nhiều như kiểu truyền thống thì chỉ cần in hóa đơn trong trường hợp khách hàng có yêu cầu hóa đơn giấy, tiết kiệm chi phí phát hành hóa đơn đến khách hàng mà chỉ cần phát hành qua phương tiện điện tử thông qua Portal hay Email, tiết kiệm chi phí lưu trữ hóa đơn bởi phương thức lưu, trữ hiện tại được thực hiện trên các phương tiện điện tử.
• Quản lý dễ dàng: giúp thuận tiện hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu, không xảy ra mất mát, hư hỏng, thất lạc hóa đơn,đơn giản hóa việc quyết toán thuế của công ty, thuận tiện cho việc quyết toán thuế của công ty.
• Phù hợp với doanh nghiệp nhiều giao dịch: Dễ dàng hơn cho người sử dụng khi phát hành nhanh chóng theo lô lớn, lưu trữ đơn giản, dễ dàng,đơn giản hóa việc quản lý, thống kê, tìm kiếm hóa đơn.

3. Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử là khách hàng phải là tổ chức, doanh nghiệp phát hành với số lượng lớn hóa đơn như điện, nước, viễn thông, truyền hình. Các đơn vị có nhiều chi nhánh tại nhiều tỉnh, thành phố, các đơn vị có khách hàng không tập trung ở nhiều tỉnh, thành phố, các doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử theo yêu cầu của ngành thuế.

Hóa đơn điện tử cần nguồn nhân lực có trình độ

Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm những điều sau:

• Thứ 1: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Thứ 2: Đơn vị sử dụng cần có địa điểm, mạng internet, các đường truyền thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, bảo quản, sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Thứ 3: Doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân viên thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện các thao tác khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp phải chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Thứ 4: Doanh nghiệp cần có phần mềm bán hàng kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
• Thứ 5: Doanh nghiệp cần có các quy trình sao lưu dữ liệu, lưu trữ dữ liệu, khôi phục dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ. Cụ thể hệ thống lưu trữ phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
• Thứ 6: Doanh nghiệp cần có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố. Phải đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

4. Lợi ích hóa đơn điện tử của VNPT

Hiện nay, trong số các đơn vị triển khai dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, VNPT là đơn vị được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ cũng như quy trình sử dụng.

Khi sử dụng hóa đơn điện tử do VNPT cung cấp, doanh nghiệp  hoàn toàn có thể nhận thấy những lợi ích thiết thực do dịch vụ này mang lại. Một vài lợi ích có thể kể đến:

• Tiết kiệm chi phí in hóa đơn (chỉ cần in hóa đơn khi khách hàng có nhu cầu sử dụng hóa đơn giấy)
• Tiết kiệm thời gian cũng như chi phí chuyển phát hóa đơn bởi hóa đơn điện tử được gửi đến khách hàng qua Portal, Email
• Tiết kiệm không gian lưu trữ hóa đơn do đã được lưu trữ bằng phương tiện điện tử
• Dễ dàng hơn trong công tác quản lý, kiểm tra, tra soát hóa đơn
• Không lo mất mát, hư hỏng hóa đơn
• Đơn giản hóa quy trình quyết toán thuế
• Rút ngắn thời gian và đơn giản hơn khi đơn vị quản lý Thuế kiểm tra
• Doanh nghiệp có thể thống kê, xuất dữ liệu ra nhiều chương trình khai thuế giúp giảm thời gian lập tờ khai.
• An toàn trong công tác quản lý dữ liệu
• Phát hành nhanh chóng theo lô lớn

Có thể khẳng định rằng hóa đơn điện tử là giải pháp giúp phương thức lập hóa đơn đơn giản, tiện lợi và tiết kiệm chi phí đang được nhiều doanh nghiệp, tổ chức ưu tiên lựa chọn. Khách hàng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử do VNPT phát hành hãy gọi điện tới tổng đài 18001260 để được tư vấn, hỗ trợ chi tiết.