Hóa đơn điện tử trường học giúp nhà trường giảm nỗi ám ảnh về việc thu học phí, thanh toán hóa đơn. Hóa đơn điện tử VNPT Invoice với vnEdu đã giúp nhà trường giảm thiểu nhân sự, giảm thiểu sai sót... trong việc quản lý hóa đơn.
1. Những khó khăn khi sử dụng hóa đơn tại các trường học
Với đơn vị sử dụng là các trường học, đơn vị giáo dục, việc ứng dụng hóa đơn có nhiều điểm khác biệt so với các đơn vị bán hàng. Kế toán trường học gặp không ít khó khăn khi sử dụng loại hình hóa đơn này. Có thể kể đến như là
- Trường học phải hoàn toàn chủ động các công việc khởi tạo và phát hành hóa đơn.
- Chi phí phát hành khá cao.
- Chưa có cơ sở hạ tầng kỹ thuật tốt.
- Khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ, ngại đổi mới.
- Hệ thống máy móc và trạng thiết bị để vận hành và sử dụng hóa đơn điện tử còn sơ sài.
- Nguồn nhân lực để sử dụng hóa đơn điện tử chưa được đào tạo chuyên sâu dẫn đến chưa biết cách xử lý những tình huống phát sinh trong quá trình sử dụng.
- Hóa đơn điện tử chạy bằng phần mềm phải có chứng thư kỹ thuật số, hạ tầng ngành Viễn thông và các điều kiện khác khiến các trường học e dè trong đăng ký sử dụng.
2. 8 lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử vào trường học
VNPT Invoice kết hợp VnEdu mang lại nhiều lợi ích
Sử dụng hóa đơn điện tử trường học VNPT Invoice thay thế hóa đơn thường. Điều này giúp cho các lãnh đạo trường học giảm tải được về mặt chi phí, thời gian và quản lý dữ liệu.
- Đơn giản quy trình in ấn hóa đơn: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp trường học phát hành trực tiếp trên hệ thống phần mềm, có thể kiểm soát số lượng phát hành, dùng bao nhiêu trả tiền bấy nhiêu mà không cần trải qua nhiều bước như xin giấy phép đặt in hóa đơn, tìm nhà in, làm hồ sơ, in...
- Đơn giản hóa việc gửi hóa đơn cho khách hàng: Nếu như cách phát hành hóa đơn kiểu truyền thống là phải gửi hóa đơn qua đường bưu điện cho khách hàng thì với hóa đơn điện tử có thể gửi dễ dàng qua email hoặc đưa lên website mà khách hàng có thể đăng nhập để kiểm tra trực tuyến được.
- Giảm thiểu tối đa rủi ro trong việc lưu trữ hóa đơn: Hóa đơn giấy gặp khá nhiều rủi ro trong bảo quản, lưu trữ và cần không gian để cất giữ. Tuy nhiên đối với hóa đơn điện tử việc lưu trữ dễ dàng hơn bao giờ hết mà không tốn không gian, không sợ ẩm ướt hay cháy hỏng bởi nó được lưu trên phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng lưu trữ tới 10 năm. Điều này cũng giúp việc tìm kiếm hóa đơn cũ dễ dàng hơn thay vì phải lục tung đống hồ sơ cũ kỹ để tìm.
- Tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ: Như đã chia sẻ ở trên, việc giảm tải trong vấn đề lưu trữ, kho lưu trữ sẽ giúp trường học tiết kiệm một khoản chi phí không hề nhỏ tăng thêm hàng năm.
- Tiết kiệm thời gian, công sức trong việc quản lý, tìm kiếm hóa đơn: Đối với hóa đơn giấy truyền thống việc tìm kiếm trên đống giấy tờ sẽ rất khó khăn và mất thời gian, còn đối với hóa đơn điện tử chỉ cần 1 cú click chuột là có thể tìm kiếm hóa đơn ngay lập tức.
- Đơn giản, dễ dàng trong việc điều chỉnh, xử lý, hủy hóa đơn: Hóa đơn giấy cần rất nhiều thủ tục lằng nhằng còn đối với hóa đơn điện tử mọi việc được thực hiện thật dễ dàng, thuận tiện qua click chuột trực tuyến.
- Tiết kiệm tới 90% so với hóa đơn giấy: Không những tiết kiệm về thời gian, công sức mà hóa đơn điện tử còn giúp tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với hóa đơn điện tử. Thay vì tốn 1800đ/hóa đơn giấy thì nay chỉ còn 500đ/hóa đơn điện tử nữa mà thôi.
- Báo cáo nhanh chóng, chính xác: Tối ưu toàn bộ thời gian, thuận lợi cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu với quá trình xử lý thông tin nhanh chóng từ hệ thống kế toán, hệ thống thanh toán với dịch vụ được liên kết, đồng bộ hóa vào phần mềm hóa đơn điện tử.
3. VNPT-Invoice và vnEdu ưu đãi khi tích hợp hóa đơn điện tử trường học
3.1. Lợi thế khi kết hợp hệ sinh thái vnEdu và VNPT-Invoice
Lợi thế khi kết hợp hệ sinh thái vnEdu và VNPT-Invoice khi tích hợp hóa đơn điện tử trường học:
- Đây là hình thức quản lý mới, khoa học cho nhà trường trên nền điện toán đám mây.
- Kênh liên lạc kịp thời giữa nhà trường và phụ huynh trong việc quản lý học sinh, sinh viên.
- Sử dụng trên đa phương tiện như điện thoại, máy tính kết nối internet hỗ trợ truy cập mọi lúc mọi nơi hay MyTV.
- Lưu trữ đầy đủ, tăng tốc độ chia sẻ dữ liệu và chuyên môn giữa giáo viên với nhau và giữa giáo viên với học sinh.
- Lưu trữ và quảng bá hình ảnh trường học thông qua website nhà trường.
- VNPT-Invoice phát hành nhanh, tiết kiệm chi phí, tính tương thích cao.
- Dữ liệu khách hàng lưu trữ có tính bảo mật cao, toàn bộ dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống IDC của VNPT.
3.2. Ưu đãi của VNPT-Invoice và vnEdu dành cho trường học
Gói tích hợp vnEdu và VNPT-Invoice có nhiều ưu đãi đối với trường học chưa sử dụng hỗ trợ tích hợp và áp dụng với mức giảm giá đến 25% cước phí sổ liên lạc điện tử.
Đối với các trường chưa sử dụng vnEdu và các trường đã sử dụng, đồng giá 400đ/hóa đơn khi sử dụng gói cước dưới 10.000 hóa đơn, mức giảm lên đến gần 50% đơn giá hóa đơn điện tử thông thường.
Như vậy tích hợp hóa đơn điện tử trường học VNPT-Invoice với vnEdu mang đến cho trường học nhiều tiện ích, tiện lợi trong quản lý và sử dụng. Đây là một sự lựa chọn tối ưu của nhiều trường học, tổ chức giáo dục trên cả nước hiện nay.
Để biết thêm chi tiết vui lòng liên hệ tổng đài 1800 1260 hoặc đến cửa hàng giao dịch VNPT để được hỗ trợ.
