Dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT ngày càng được tin dùng. Bởi những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy truyền thống. Vậy cụ thể VNPT hóa đơn điện tử là gì và doanh nghiệp cần biết gì về dịch vụ này?
1. Hóa đơn điện tử VNPT là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về: Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử được quy định bởi pháp luật.
Theo đó Hóa đơn điện tử VNPT là dịch vụ của VNPT cung cấp nhằm giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp có thể phát hành, phân phối, xử lý các nghiệp vụ và lưu trữ hóa đơn điện tử thay thế cho việc phát hành và sử dụng hóa đơn giấy đã và đang lưu hành. VNPT hiện đang là một trong số ít những đơn vị có đủ điều kiện để cung cấp hóa đơn điện tử cho các đơn vị.
Hóa đơn điện tử của VNPT với nhiều lợi ích đem lại cho doanh nghiệp.
Khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử của VNPT thì có thể tích hợp vào hệ thống hóa đơn của doanh nghiệp hoặc ký trực tiếp bằng chữ ký VNPT.
2. Lợi ích của Hóa đơn điện tử VNPT
2.1 Tiết kiệm chi phí
Việc sử dụng Hóa đơn điện tử của VNPT giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí so với hóa đơn giấy.
- Tiết kiệm chi phí in hóa đơn: Doanh nghiệp chỉ cần in hóa đơn chuyển đổi cho khách hàng khi có khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn giấy.
- Tiết kiệm chi phí và thời gian chuyển phát hóa đơn: Doanh nghiệp có thể gửi ngay lập tức hóa đơn điện tử cho khách hàng qua các phương tiện điện tử như email, tin nhắn… mà không cần dùng hình thức chuyển phát thông thường.
- Tiết kiệm không gian: Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn bằng các phương tiện điện tử với chi phí thấp hơn và không gian lưu trữ cũng nhỏ hơn so với hóa đơn giấy.
- Lưu trữ miễn phí: Khi doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử VNPT thì sẽ được miễn phí lưu trữ 10 năm trên hệ thống server của Tổng Công ty Dịch vụ Viễn Thông VNPT.
- Tiết kiệm thời gian quản lý: Hạn chế xảy ra tình trạng mất mát, hư hỏng, cháy, thất lạc hóa đơn hơn.
Hóa đơn điện tử VNPT giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều loại chi phí.
>>> Xem thêm: Quy định lưu trữ hoá đơn điện tử
2.2 Đơn giản hóa công tác kế toán doanh nghiệp
Khi sử dụng Hóa đơn điện tử VNPT thì công việc hạch toán của doanh nghiệp cũng đơn giản hơn nhiều với những lợi ích cụ thể như:
- Thuận tiện cho việc hạch toán, kế toán, đối chiếu dữ liệu.
- Đơn giản hóa việc quản lý, thống kê và tìm kiếm hóa đơn.
- Đơn giản hóa việc quyết toán thuế của Quý công ty.
- Thuận tiện cho việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.
2.3 Thuận tiện sử dụng
- Giao diện dễ sử dụng: Hóa đơn điện tử VNPT cực kỳ thân thiện, trực quan với các thao tác đơn giản dễ sử dụng. Thậm chí người dùng còn có thể ngay lập tức sử dụng mọi tính năng mà không cần phải đọc hướng dẫn.
- Tư vấn 24/7: Ngoài ra khi sử dụng VNPT hóa đơn điện tử được phát hành bởi VNPT doanh nghiệp sẽ nhận được sự tư vấn hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ nhân viên VNPT.
Hóa đơn điện tử VNPT dễ dàng thao tác và sử dụng.
3. Đăng ký Hóa đơn điện tử VinaPhone
Để đăng ký Hóa đơn điện tử VinaPhone doanh nghiệp chỉ cần làm theo các bước đơn giản sau:
- Bước 1: Gửi thông tin đăng ký hóa đơn điện tử cho VNPT:
- Trong đó doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau: Đơn vị bán hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Số tài khoản ngân hàng, Mẫu mẫu hóa đơn doanh nghiệp chọn.
- Bước 2: Sử dụng tài khoản Demo do VNPT cung cấp:
- Sau khi nhận được thông tin đăng ký, VNPT sẽ tiến hành lập tài khoản Demo cho doanh nghiệp.
- Lúc này doanh nghiệp cần tiến hành sử dụng và thực hiện các thao tác: Tạo quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn…
- Trong quá trình sử dụng bản Demo doanh nghiệp thông báo cho VNPT những lỗi có xuất hiện và những thay đổi muốn có để VNPT tiến hành sửa đổi.
- Bước 3: Doanh nghiệp nhận, sử dụng tài khoản thật và tiến hành thanh toán:
- Doanh nghiệp nhận hợp đồng, hóa đơn và thanh toán dịch vụ từ VNPT.
- Doanh nghiệp nhận tài khoản dùng thật.
Đăng ký hóa đơn điện tử thật dể dàng với ba bước.
5. Hướng dẫn sử dụng Hóa đơn điện tử của VNPT
5.1 Hướng dẫn xem Hóa đơn điện tử VNPT
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống quản lý hóa đơn điện tử: Để đăng nhập vào hệ thống quản lý Hóa đơn điện tử VNPT, khách hàng cần đăng nhập đúng website theo từng khu vực địa lý riêng đã được VNPT cung cấp
Sau khi truy cập vào website, doanh nghiệp tiến hành đăng nhập bằng mật khẩu và mã xác nhận đã được VNPT cung cấp.
Bước 2: Xem danh sách hóa đơn: Sau khi đăng nhập thành công, màn hình chính sẽ hiện ra danh sách hóa đơn cho từng dịch vụ hoặc cho từng tháng, doanh nghiệp chỉ cần kích chuột vào số hóa đơn mình cần để xem chi tiết nội dung hóa đơn.
Bước 3: Xem chi tiết hóa đơn: Khi kích chuột vào mục xem chi tiết hóa đơn, doanh nghiệp lưu ý kiểm tra chi tiết nội dung trên hóa đơn. Nếu có gì sai sót, cần báo lại ngay với trung tâm chăm sóc khách hàng của VNPT để được hỗ trợ.
5.2 Hướng dẫn tải Hóa đơn điện tử VNPT
- Để tải hóa đơn dưới định dạng .inv thì doanh nghiệp nhấp chuột vào dòng chữ “Download file định dạng .inv”
- Để tải hóa đơn dưới định dạng .pdf thì doanh nghiệp nhấp chuột vào dòng chữ “Download file định dạng .pdf”
5.3 Hướng dẫn in Hóa đơn điện tử của VNPT
Sau khi đã tải Hóa đơn điện tử VinaPhone về máy tính của mình, khách hàng tiến hành in hóa đơn điện tử theo cách sau:
- Mở file hóa đơn điện tử đã tải về.
- Nhấn File -> Print và lựa chọn máy in (hoặc sử dụng tổ hợp phím Ctrl+P).
- Nhấn OK hoặc Print để in hóa đơn.
Các bước sử dụng hóa đơn điện tử VNPT cực kỳ dễ dàng.
6. Tải phần mềm xem Hóa đơn điện tử VNPT
Ngoài cách sử dụng trình duyệt web để xem hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp có thể sử phần mềm để xem, đó là phần mềm Tool Client. Doanh nghiệp có thể:
- Download phần mềm tại đây:
- Download hướng dẫn cài đặt phần mềm tại đây
- Download hướng dẫn sử dụng phần mềm tại đây
- Download file cập nhật phần mềm tại đây
Hóa đơn điện tử VNPT mang đến rất nhiều những lợi ích cho doanh nghiệp vì thế đang ngày càng trở thành phương thức phổ biến ở nhiều nơi. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử VNPT phát hành gọi điện tới tổng đài 18001260 để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng nhất.
