Quản lý chữ ký số là hoạt động quan trọng không thể thiếu đối với mọi người dùng trong quá trình sử dụng chữ ký số. Sau khi đăng ký dịch vụ chữ ký số, người dùng cần nắm được các công việc cần thực hiện trong lĩnh vực quản lý chữ ký số để việc ký số diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

1. Quản lý chữ ký số là gì?

Quản lý chữ ký số là việc người dùng thực hiện tổ chức, nắm bắt, kiểm soát các hoạt động trong quá trình sử dụng chữ ký số. Đây là công việc quan trọng mà người dùng cần nắm được để đảm bảo sử dụng chữ ký số 1 cách có hiệu quả.

Lợi ích của việc quản lý chữ ký số:

• - Đảm bảo quá trình sử dụng chữ ký số diễn ra thông suốt, thuận lợi và kịp thời giải quyết các sự cố phát sinh. Từ đó góp phần làm cho việc ký số trong giao dịch không bị gián đoạn bởi các yếu tố như chưa kịp gia hạn thêm thời hạn sử dụng chữ ký số, nhầm lẫn chữ ký số đã hết hạn…
• - Tiết kiệm thời gian hoạt động, giúp nhanh chóng ký số trong các văn bản, tài liệu và giao dịch điện tử. Đồng thời hạn chế tối đa tình trạng mất thời gian xử lý những sự cố phức tạp không đáng có.
• - Tối ưu chi phí trong giao dịch, hỗ trợ người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị mà không cần tốn quá nhiều chi phí đi lại, thủ tục, in ấn… Đặc biệt, quản lý chữ ký số hiệu quả sẽ giúp người dùng tiết kiệm được những khoản chi phí phát sinh khi phải giải quyết những vấn đề liên quan đến chữ ký số.
• - Bảo mật thông tin chứng thư số và các dữ liệu, văn bản ký số, tránh tình trạng sơ hở dẫn đến mất cắp và rò rỉ thông tin.

Có thể bạn quan tâm: Ứng dụng chữ ký số nâng cao hiệu quả quản lý ngành giáo dục tại Quảng Nam

2. 5 hoạt động quản lý chữ ký số mà người dùng cần nắm rõ

Sau khi đăng ký sử dụng chữ ký số VNPT-CA, người dùng cần chú ý quản lý chữ ký số thông qua cách thực hiện các hoạt động như cấp lại mật khẩu, kiểm tra thời hạn, gia hạn, cập nhật chữ ký số sau khi gia hạn, xóa chữ ký số hết hạn…

2.1. Cập nhật lại mật khẩu USB Token

Việc cấp lại mật khẩu chữ ký số thường được tiến hành trong trường hợp người dùng gặp phải lỗi chữ ký số bị khóa. Nguyên nhân có thể do người dùng quên mật khẩu USB Token dẫn đến việc nhập sai mã PIN quá 5 lần hoặc do chữ ký số đã quá hạn sử dụng.

Khi cần cấp lại mật khẩu chữ ký số, người dùng có thể lựa chọn thực hiện các cách giải quyết sau:

Cách 1. Liên hệ VNPT-CA tại tổng đài 1800 1260 để được tư vấn viên hướng dẫn cách lấy lại mật khẩu thông qua teamviewer hoặc hỗ trợ tận nơi.

Cách 2. Đến đại lý VNPT gần nhất để được hướng dẫn xử lý trực tiếp.

Lưu ý: Khi đại lý để yêu cầu cấp lại mật khẩu, khách hàng cần mang theo USB Token và 1 số giấy tờ cần thiết khác để xác minh quyền sở hữu.

Cách 3. Gửi yêu cầu lấy lại mật khẩu qua website VNPT-CA.

• - Bước 1. Truy cập website tại địa chỉ https://www.vnpt-ca.vn/
• - Bước 2. Chọn Gửi yêu cầu mở khóa Token tại mục Tiện ích.

Tại mục Tiện ích, người dùng nhấn vào Gửi yêu cầu mở khóa Token

• - Bước 3. Sau khi VNPT liên hệ lại để xác thực yêu cầu, người dùng sẽ nhận được email chứa mã mở khóa và sử dụng mã này để nhập vào mở khóa USB Token.

2.2. Kiểm tra thời hạn chữ ký số

Chữ ký số là sản phẩm công nghệ chỉ cho phép người dùng sử dụng trong 1 khoảng thời gian nhất định (từ 1 - 3 năm tùy thuộc vào gói dịch vụ đã đăng ký). Vì vậy, để quản lý chữ ký số 1 cách hiệu quả, người dùng cần nắm được thời hạn chữ ký số để đảm bảo chứng thư số luôn có hiệu lực trong quá trình sử dụng.

Dưới đây là cách kiểm tra thời hạn sử dụng của chữ ký số:

• - Bước 1. Kết nối USB Token vào máy tính và truy cập phần mềm VNPT-CA Token Manager.
• - Bước 2. Nhập mã PIN USB Token và chọn Chứng thư số.
• - Bước 3. Trên cửa sổ Chứng thư số, chọn Xem chứng thư số, sau đó chọn mục General để xem ngày đăng ký và ngày hết hạn của chứng thư số.

Người dùng chọn Xem chứng thư số để kiểm tra thời hạn của chữ ký số đang sử dụng

2.3. Gia hạn chữ ký số

Khi đã hết hạn sử dụng, chữ ký số sẽ không còn hỗ trợ người dùng thực hiện ký số trong giao dịch điện tử và gây nên tình trạng gián đoạn ảnh hưởng đến tiến độ công việc. Do đó, bên cạnh việc nắm được thời hạn chứng thư số, người dùng cần kịp thời gia hạn chữ ký số để đảm bảo quá trình ký số diễn ra thông suốt và hiệu quả.

Để gia hạn chữ ký số, người dùng có thể lựa chọn các cách sau:

Cách 1. Liên hệ trực tiếp với tổng đài VNPT-CA để yêu cầu gia hạn.

• - Bước 1. Lựa chọn gói dịch vụ gia hạn phù hợp. Tham khảo bảng giá gia hạn chữ ký số VNPT mới nhất hiện nay tại đây.
• - Bước 2. Chuẩn bị hồ sơ gia hạn chữ ký số bao gồm giấy đề nghị gia hạn chứng thư số có dấu và chữ ký xác nhận của doanh nghiệp, USB Token, bản sao công chứng giấy đăng ký kinh doanh và bản sao công chứng CMND/CCCD của người đại diện doanh nghiệp.
• - Bước 3. Sau khi chuẩn bị hồ sơ, người dùng liên hệ VNPT-CA tại tổng đài 1800 1260 để yêu cầu gia hạn. Tiếp đó, nhân viên hỗ trợ của VNPT sẽ đến tận nơi để tiếp nhận hồ sơ gia hạn của người dùng.

Cách 2. Thực hiện gia hạn trên phần mềm VNPT-CA Token Manager AN.

• - Bước 1. Kết nối USB Token và đăng nhập vào phần mềm VNPT-CA Token Manager AN trên máy tính.
• - Bước 2. Tại Menu, người dùng chọn Đăng ký gia hạn. Sau đó tiến hành nhập mã PIN và nhấn Xác nhận để gửi đi yêu cầu gia hạn.
• - Bước 3. Người dùng sẽ được nhân viên VNPT-CA liên hệ để xác nhận yêu cầu gia hạn, hướng dẫn các thủ tục cần thực hiện và cập nhật chứng thư số với thời hạn sử dụng mới.

Người dùng có thể kiểm tra trạng thái cập nhật chứng thư số bằng các bước như trên

2.4. Cập nhật chữ ký số sau khi gia hạn

Để đảm bảo an toàn thông tin và lợi ích của người sử dụng, mỗi USB Token sẽ có 1 số serial riêng biệt. Để có thể ký số trong giao dịch trực tuyến, số serial này phải trùng khớp với số mà người dùng đã nhập khi đăng ký tài khoản.

Sau khi gia hạn, chữ ký số của người dùng sẽ mang số serial mới. Vì vậy, để có thể tiếp tục sử dụng chữ ký số, người dùng cần cập nhật chữ ký số mới theo các cách sau:

Cách 1. Cập nhật trên phần mềm VNPT-CA Token Manager AN.

• - Bước 1. Mở phần mềm VNPT-CA Token Manager AN và chọn chức năng Cập nhật chứng thư số mới.
• - Bước 2. Nhập mã PIN USB Token và cập nhật chứng thư số mới được gia hạn.

Cách 2. Cập nhật trên Cổng thông tin Thuế điện tử

• - Bước 1. Truy cập Cổng thông tin Thuế điện tử tại địa chỉ: https://thuedientu.gdt.gov.vn/ và đăng nhập tài khoản giao dịch.
• - Bước 2. Tại mục Quản lý tài khoản, chọn Thay đổi thông tin dịch vụ, sau đó nhấn Thay đổi chữ ký số và Tiếp tục.
• - Bước 3. Nhập mã PIN và xác nhận yêu cầu cập nhật thông tin chữ ký số.
• - Bước 4. Chọn Ký và gửi trên bản đăng ký thay đổi thông tin, sau đó tiếp tục nhập mã PIN của USB Token và nhấn Đăng nhập để xác nhận và hoàn tất quá trình cập nhật.

Màn hình hệ thống sau khi cập nhật chữ ký số thành công

2.5. Không xóa bỏ CTS cũ trên token để sử dụng khi cần thiết 

Chữ ký số đã hết hạn sử dụng sẽ vẫn còn hiệu lực, đặc biệt các CTS được sử dụng giao dịch trên hệ thống Đấu thầu quốc gia khi CTS cũ bị xóa sẽ không thể thực hiện việc đóng/mở gói thầu. Chính vì vậy, chúng ta nên giữ chứng thư cũ trên token để sử dụng khi cần thiết

Tìm hiểu thêm:

• - Khắc phục nhanh chóng lỗi “Chữ ký số chưa đăng ký với cơ quan thuế”
• - Mô hình ký số từ xa VNPT - Tương lai của thời đại công nghệ số
• - Cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sai địa chỉ

Quản lý chữ ký số là hoạt động quan trọng mà người dùng cần chú ý trong quá trình sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử. Là dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng chất lượng hàng đầu hiện nay, VNPT-CA luôn không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm và các dịch vụ đi kèm để mang đến cho khách hàng trải nghiệm sử dụng tốt nhất.

Trong quá trình quản lý và sử dụng chữ ký số VNPT-CA, khi cần được hỗ trợ, khách hàng có thể liên hệ qua hotline 1800 1260 hoặc website oneSME by VNPT để được giải đáp và hỗ trợ kịp thời bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.