Quy trình hội nghị truyền hình khá đơn giản, được chia thành 3 giai đoạn chính bao gồm giai đoạn trước, trong và sau khi tổ chức. Tổ chức hội nghị truyền hình cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và quy định cơ bản về kỹ thuật. Cùng VNPT tìm hiểu ngay bài viết dưới đây.

1. Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng hệ thống

1.1. Yêu cầu khi sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình

Để việc tổ chức hội nghị đem lại hiệu quả cao, các tổ chức doanh nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các tiêu chí cơ bản sau đây:

• Điều kiện phòng họp trực tuyến: Đáp ứng đầy đủ các điều kiện về ánh sáng, âm thanh (tránh ồn, tránh vọng âm), nguồn điện, đường truyền kết nối internet và một vài các trang thiết bị khác (nếu cần).
• Quy định về an toàn: Không để các vật dễ cháy, nổ, chất lỏng, hóa chất gần các thiết bị của hệ thống. Phòng họp đảm bảo tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn về phòng cháy, chữa cháy.
• Vệ sinh thiết bị: Thường xuyên vệ sinh các trang thiết bị theo đúng quy định và khuyến cáo của nhà sản xuất. Đặc biệt đối với camera hoặc màn hình tiếp nhận thông tin cần được vệ sinh bằng chất tẩy rửa và khăn lau theo tiêu chuẩn chuyên dụng. Không dùng tay, vật cứng chạm vào ống kính camera hoặc xoay camera.
• Quy định khác:
  • Giữ bí mật tài khoản truy cập vào hệ thống.
  • Bật, tắt, vận hành hệ thống phải đúng quy trình kỹ thuật.
  • Ngắt nguồn điện cung cấp cho hệ thống khi không sử dụng.

Cần đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng cho hệ thống HNTT

1.2. Quy định sử dụng phòng họp trực tuyến

Một số quy định mà người dùng cần phải tuân thủ trong suốt quá trình tham gia hay sử dụng phòng hội nghị trực tuyến:

• Không được phép tự ý thay đổi vị trí của các thiết bị hoặc cài đặt lại các thông số kỹ thuật, tham số cấu hình của hệ thống.
• Tuyệt đối giữ bí mật tài khoản có khả năng truy cập vào hệ thống nhằm đảm bảo an toàn về bảo mật thông tin cho chính tổ chức, doanh nghiệp.
• Không sử dụng các vật cứng hoặc tay chạm vào màn hình camera. Không tự ý xoay camera. Điều này giúp đảm bảo có được một góc quay ổn định theo đúng tiêu chuẩn quy định (màu sắc, ánh sáng, chất lượng hình ảnh,...) cho các thành viên tham gia.
• Khởi động và kết thúc hệ thống hội nghị truyền hình theo đúng quy trình, hướng dẫn của nhà sản xuất.

Tuyệt đối bảo mật tài khoản hệ thống nhằm đảm bảo an toàn cho mọi thông tin của doanh nghiệp

2. Quy trình tổ chức hội nghị truyền hình

Quy trình tổ chức hội nghị truyền hình khá là đơn giản. Thông thường quy trình này được chia làm ba giai đoạn chính: trước khi tổ chức, trong khi tổ chức và sau khi tổ chức hội nghị.

2.1. Trước khi tổ chức hội nghị truyền hình

Trước khi tổ chức hội nghị, doanh nghiệp phải chuẩn bị đầy đủ các trang thiết bị đầu ra, đầu vào, đường truyền kết nối. Các trang thiết bị phải đảm bảo tương thích với phần mềm đang sử dụng.

Quy trình các bước thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị hội nghị truyền hình bao gồm:

Bước 1: Khảo sát phòng họp, kiểm tra hệ thống âm thanh, hình ảnh, chiếu sáng, trang thiết bị.

Xem thêm: [Danh sách] Thiết bị hội nghị truyền hình và cách lắp đặt (setup)

Bước 2: Chuẩn bị phần mềm họp trực tuyến. Doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm từ đơn vị uy tín để đảm bảo độ bảo mật cao, hỗ trợ nhanh chóng. Đồng thời có đầy đủ các tính năng chia sẻ hình ảnh, video, tài liệu phục vụ cuộc họp như VNPT Meeting. Đây là phần mềm do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam phát hành.

Bước 3: Tiến hành cài đặt phần mềm VNPT Meeting

Khách hàng cần thực hiện theo quy trình sau:

Đầu tiên, truy cập website chính thức của VNPT Meeting để tải phần mềm hội nghị trực tuyến

Sau đó, thiết lập phần mềm VNPT Meeting

Đăng nhập tài khoản

Giao diện chính thức sau khi đã cài đặt và đăng nhập hoàn tất vào phần mềm

Khách hàng có thể xem chi tiết video hướng dẫn tại đây.

Bước 4: Đăng ký phần mềm VNPT Meeting

Tại menu trên website chính thức của VNPT Meeting, nhấn chọn “Đăng ký dùng thử”

Tiến hành điền đầy đủ các thông tin vào biểu mẫu có sẵn

Sau đó nhấn “Đăng ký”

Đăng nhập tài khoản đã đăng ký thành công vào phần mềm

Tiến hành thiết lập phòng họp trực tuyến trên phần mềm VNPT Meeting

Khách hàng có thể xem chi tiết video hướng dẫn tại đây.

Bước 5: Lắp đặt thiết bị âm thanh, camera trực tuyến, màn hình LCD

Bước 6: Tổ chức kiểm tra và chạy thử

Bước 7: Thiết lập các thông số kỹ thuật phù hợp sau khi chạy thử để vận hành hệ thống HNTT tốt nhất.

2.2. Tổ chức họp trực tuyến

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các thiết bị và hoàn tất cài đặt như quy trình nêu ở trên thì doanh nghiệp có thể bắt đầu tổ chức hội nghị truyền hình trực tuyến. Với tài khoản đã cung cấp và mật khẩu riêng của phòng họp, các thành viên nhanh chóng tham gia họp dễ dàng.

Quy trình tiến hành cuộc họp truyền hình sẽ diễn ra như sau:

Truy cập vào phần mềm VNPT Meeting, tiến hành đăng nhập tài khoản được cung cấp bởi người quản trị phòng họp

Tại giao diện chính, nhấn chọn nút “mũi tên”

Sau đó chọn “Please a call”

Tiến hành điền chính xác ID phòng họp và mật khẩu (nếu có) để tham gia phòng họp

Sau đó, nhấn chọn “Menu” để thực hiện chia sẻ các file tài liệu

Ngoài ra, quản trị viên có thể quản lý phòng họp dễ dàng bằng chức năng quản lý phòng họp trên phần mềm

Xem chi tiết video hướng dẫn tại đây.

2.3. Sau khi tổ chức hội nghị trực tuyến

Sau khi hội nghị trực tuyến kết thúc, người dùng cần tiến hành tắt lần lượt các thiết bị kết nối theo đúng quy trình. Đồng thời ngắt toàn bộ nguồn điện để đảm bảo an toàn cho người và tài sản của doanh nghiệp.

Ngắt kết nối nguồn điện khi không sử dụng

3. Các lưu ý trong quá trình tổ chức hội nghị truyền hình

Nhằm nâng cao hơn hiệu quả cho cuộc họp, trong quá trình tổ chức hội nghị, toàn bộ các thành viên tham gia cần lưu ý:

• Đảm bảo đường truyền ổn định: Tốc độ đường truyền thấp sẽ làm hình ảnh, âm thanh bị gián đoạn, không nhìn rõ. Do vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn đường truyền ổn định để cuộc họp không bị gián đoạn.
• Chọn Layout hiển thị phù hợp: Cuộc họp kết nối nhiều điểm cần layout hiển thị nhiều hơn để các điểm cầu có thể theo dõi và trao đổi thuận lợi nhất.
• Phân công nhiệm vụ trước khi họp: Người tổ chức phân công người ghi âm, người viết bảng, người đánh máy, người quản lý câu hỏi,... để chủ động mọi công tác.

Để biết thêm chi tiết về quy trình hội nghị truyền hình, khách hàng vui lòng truy cập vào website https://vnptmeeting.vnpt.com.vn hoặc liên hệ VNPT qua hotline 1800.1260 để được tư vấn và hỗ trợ sớm nhất.