Ý nghĩa chữ ký số và những lợi ích tuyệt vời của nó giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch thuận lợi, nhanh chóng và an toàn. Hãy tìm hiểu chi tiết ý nghĩa cũng như quy định sử dụng trong nội dung sau đây.

1. Khái niệm và ý nghĩa của chữ ký số

Với sự phát triển mạnh mẽ công nghệ 4.0, chữ ký số đã ra đời và mang đến nhiều ý nghĩa lớn cho các doanh nghiệp.

1.1. Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng thay cho chữ ký trên các văn bản, tài liệu số khi giao dịch điện tử trên mạng.

Đúng như tên gọi, chữ ký số là một loại chữ ký như ký tay thông thường trên các văn bản hành chính. Nhưng khác là chữ ký số được ký theo hình thức điện tử để thay thế chữ ký mộc.

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử thay thế chữ ký mộc thông thường khi giao dịch điện tử

Với sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của thời đại công nghệ số và sự tiện ích luôn được ưu tiên sử dụng bởi cuộc sống con người ngày càng bận rộn, chữ ký số ra đời như một điều tất yếu. Công cụ này giúp mọi giao dịch hành chính trở nên thật đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Dịch vụ chữ ký số dành cho doanh nghiệp giúp các đơn vị thực hiện nhanh và đơn giản các giao dịch điện tử như:

• Các dịch vụ công điện tử: thuế điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử, hải quan điện tử, đăng ký kinh doanh qua mạng,...
• Ký các chứng từ, hóa đơn điện tử
• Ngân hàng điện tử, chứng khoán điện tử, đấu thầu điện tử
• Thực hiện ký số trên email, văn bản

1.2. Ý nghĩa của chữ ký số

Chữ ký số giúp thực hiện các giao dịch điện tử nhằm tiết kiệm thời gian chờ đợi, chi phí đi lại, vô cùng tiện lợi và phù hợp với cuộc sống hiện đại. Chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay và con dấu truyền thống.

• Chữ ký số dùng để xác nhận quyền chủ sở hữu của những văn bản, hóa đơn, chứng từ, giao dịch điện tử. Người dùng không cần phải thực hiện in các tờ khai, ký tay và đóng dấu đỏ công ty. Chữ ký số sẽ thực hiện việc xác nhận và ký nhanh chóng để gửi điện tử đến các cơ quan hành chính hoặc gửi đối tác. Đồng thời, mức độ bảo mật và an toàn cao đối với các văn bản, chứng từ trong toàn bộ quá trình giao dịch.
• Nhờ đặc tính chống chối bỏ nên chữ ký số là bằng chứng để tránh chối bỏ trách nhiệm, tạo nên sự an tâm cho các giao dịch điện tử.
• Chữ ký số đảm bảo tính pháp lý và tiết kiệm thời gian giao dịch, chờ đợi nộp hồ sơ cho doanh nghiệp, tổ chức. Các dữ liệu được gửi, trao đổi nhanh chóng, hiệu quả và tối ưu chi phí.

Cũng nhờ vào những đặc tính ưu việt mà chữ ký số có ý nghĩa và giá trị lợi ích lớn đối với doanh nghiệp.

• Giúp doanh nghiệp đóng tờ thuế, văn bản thuế, tờ khai bảo hiểm, hải quan dễ dàng, tránh được các thủ tục rườm rà. Đồng thời, giảm thời gian, chi phí đi lại, di chuyển tới các cơ quan hành chính.
• Doanh nghiệp dễ dàng thực hiện ký kết hợp đồng với đối tác bằng chữ ký số mà không cần gặp mặt.
• Chữ ký số luôn đảm bảo tính chính xác, an toàn và bảo mật rất cao cho các văn bản trong quá trình giao dịch điện tử.

Không chỉ có ý nghĩa với các doanh nghiệp mà chữ ký số còn mang lại rất nhiều lợi ích cho nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nói riêng.

• Giảm bớt thủ tục hành chính, giảm giấy tờ kê khai đóng dấu. Từ đó, góp phần giúp nhà nước thực hiện chính sách giảm biên chế công chức.
• Đảm bảo tính pháp lý, giúp các cơ quan hành chính dễ dàng kiểm soát và tra cứu thông tin. Đồng thời, việc quản lý các tổ chức, doanh nghiệp cũng trở nên thuận tiện.

Với những giá trị ý nghĩa to lớn trên nên việc sử dụng chữ ký số là vô cùng cần thiết. Hiện nay, việc khai báo thuế ban đầu, nộp thuế môn bài, kê khai bảo hiểm sẽ không thể thực hiện nếu không có chữ ký số. Do đó, doanh nghiệp nên đăng ký ngay chữ ký số khi có giấy phép kinh doanh để thực hiện những khai báo bắt buộc.

Chữ ký số giúp doanh nghiệp thực hiện các giao dịch nhanh chóng, đơn giản và bảo mật cao

2. Quy định về chữ ký số (Cơ sở pháp lý của token điện tử)

Nắm rõ các quy định về chữ ký số giúp người dùng lựa chọn sử dụng chữ ký số có đầy đủ giá trị pháp lý và suôn sẻ trong các giao dịch điện tử. Các quy định cụ thể như sau:

Theo Luật giao dịch điện tử:

Chữ ký số phải do các đơn vị cung cấp dịch vụ được Bộ Thông tin và Truyền thông công nhận. Chữ ký số cấp cho doanh nghiệp cần phải bao gồm đầy đủ các nội dung: Tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số, tên thuê bao, số hiệu chứng thư số, thời hạn có hiệu lực chứng thư số, khóa công khai của thuê bao…

Chữ ký số cần phải bao gồm đầy đủ thông tin của doanh nghiệp để đảm bảo tính xác thực

Theo Điều 8 của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 quy định rõ chữ ký số có giá trị pháp lý khi:

“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.

3. Chữ ký số và chứng thư số nước ngoài được cấp giấy phép sử dụng tại Việt Nam theo quy định tại Chương V Nghị định này có giá trị pháp lý và hiệu lực như chữ ký số và chứng thư số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng của Việt Nam cấp.”

Đó là những quy định tối thiểu để chữ ký số đảm bảo giá trị pháp lý. Doanh nghiệp cần lưu ý để lựa chọn và sử dụng chữ ký số theo đúng quy định của pháp luật nhằm tránh những nguy cơ rủi ro về pháp lý.

Các quy định về chữ ký số nhằm đảm bảo tính pháp lý và bảo mật, vẹn toàn cho mọi giao dịch của doanh nghiệp

Theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP: Quy định về sự bảo mật và tính toàn vẹn của chữ ký số.

“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a, Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Theo quy định trên chữ ký số cần phải đảm bảo yếu tố bảo mật và sự toàn vẹn của nội dung để mọi thông tin giao dịch của doanh nghiệp được an toàn.

3. Hình ảnh của chữ ký số

Hình ảnh của chữ ký số được biểu hiện thông qua hình dạng vật thể và mẫu chữ ký số. Cụ thể:

• Hình ảnh: Chữ ký số hay còn gọi là Token, có hình dạng giống như 1 chiếc USB được tạo ra bằng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai tạo thành một cặp. Token này được bảo mật bằng mật khẩu (mã pin) mà chỉ có người sử dụng biết nhằm đảm bảo an toàn cho mọi giao dịch điện tử.
• Mẫu chữ ký số: Là những hình ảnh thể hiện chữ ký điện tử của doanh nghiệp, tổ chức trên các văn bản hành chính, hóa đơn, hợp đồng,...

Chữ ký số thể hiện trên hóa đơn giá trị gia tăng, thay thế chữ ký và con dấu của doanh nghiệp

4. VNPT-CA - Chữ ký số uy tín thuộc Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung ứng chữ ký số nhưng chữ ký số VNPT-CA của Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam vẫn luôn được nhiều khách hàng lựa chọn sử dụng.

Chữ ký số VNPT-CA là dịch vụ chứng thực chữ ký số được sử dụng trong các giao dịch điện tử với mục đích xác định danh tính của người ký, có đầy đủ giá trị pháp lý và tính toàn vẹn của các giao dịch. VNPT vinh dự là đơn vị đầu tiên được Bộ Thông tin và Truyền thông trao giấy phép cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Chữ ký số VNPT mang lại nhiều giá trị lợi ích không chỉ cho doanh nghiệp mà còn góp phần không nhỏ giảm tải thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước.

- Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại để thực hiện các giao dịch cho doanh nghiệp

- Tiếp cận nhiều cơ hội kinh doanh mới với các đối tác trong và ngoài nước

- Đảm bảo an toàn cho mọi thông tin giao dịch

- Giảm tải công việc tại các cơ quan hành chính

Chữ ký số VNPT-CA được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau nên rất thuận tiện cho người dùng.

- Ứng dụng trong dịch vụ hành chính công điện tử: bao gồm kê khai thuế, khai hải quan, nộp tờ khai bảo hiểm, xin cấp giấy phép.

- Ứng dụng trong thương mại điện tử: các giao dịch email, chứng khoán trực tuyến, ngân hàng trực tuyến, mua bán trực tuyến.

- Ứng dụng trong các giao dịch thư điện tử: ký kết hợp đồng, ký văn bản thỏa thuận, kinh doanh trực tuyến.

Mẫu chữ ký số VNPT-CA trên hóa đơn điện tử

Với những ý nghĩa của chữ ký số nói chung và chữ ký số VNPT-CA nói riêng, đây sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo cho các doanh nghiệp thời hiện đại. Để tìm hiểu thêm về VNPT-CA khách hàng vui lòng liên hệ hotline 1800 1260 để được tư vấn tận tình.