Cách ký hợp đồng điện tử thường gồm 3 bước cơ bản: đề nghị giao kết hợp đồng, trả lời đề nghị và thực hiện hợp đồng. Tuy nhiên, từng hình thức thực hiện sẽ có thao tác khác nhau. Bài viết sẽ hướng dẫn quy trình ký hợp đồng chuẩn chỉnh, đảm bảo đúng quy định pháp luật và tính pháp lý. 

1. Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Với hợp đồng truyền thống, các bên tham gia sẽ thỏa thuận và đặt bút ký vào văn bản. Còn đối với hợp đồng điện tử, các bên sẽ sử dụng chữ ký số để ký hợp đồng điện tử theo 3 cách như sau:

1.1 Ký hợp đồng điện tử bằng Token

Chữ ký số Token (còn gọi là USB Token) là một thiết bị chứa các ký tự dữ liệu mã hóa và thông tin của một doanh nghiệp/ tổ chức/cá nhân. Đặc trưng của USE Token là có tính riêng biệt, không giống nhau giữa các doanh nghiệp/tổ chức/cá nhân. 

3 bước hướng dẫn ký hợp đồng điện tử bằng Token của VNPT chi tiết dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện dễ dàng nhất:

Bước 1: Cài đặt thiết bị

Cắm thiết bị VNPT-CA vào PC và chạy chương trình cài đặt phần mềm. 

Bước 2: Đổi mật khẩu

Sau khi cài đặt xong, phần mềm VNPT-CA Token Manager sẽ hiển thị cửa số yêu cầu thay đổi mật khẩu “PIN Code” để bảo vệ thiết bị. Người dùng thực hiện thao tác đổi mật khẩu. 

Sau đó, bạn chạy chương trình bằng cách click chọn biểu tượng VNPT-CA Token Manager trên màn hình Desktop hoặc logo VNPT ở khay hệ thống (System Tray). 

Bước 3: Thực hiện ký hợp đồng với chữ ký đã được mã hóa trong phần mềm. 

Cài đặt phần mềm để sử dụng chữ ký số Token 

VNPT là đơn vị đầu tiên được 3 lần cấp phép giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn quốc tế tại Việt Nam, chứng tỏ sự uy tín, đáng tin cậy và chất lượng tốt. Lý do lựa chọn chữ ký số VNPT bởi tính bảo mật cao, phần mềm VNPT-CA Token Manager đa năng và dịch vụ hỗ trợ khách hàng tận tình.

1.2 Ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký scan

Bước 1: Người thực hiện ký hợp đồng bằng tay, sau đó scan chữ ký dưới dạng ảnh hoặc PDF. 

Bước 2: Sử dụng chữ ký để giao kết cho bất cứ giao dịch hợp đồng nào, có giá trị tương tự như 1 chữ ký tay.

Scan chữ ký dưới dạng hình ảnh hoặc file PDF để ký hợp đồng điện tử. 

1.3 Ký hợp đồng bằng chữ ký hình ảnh 

Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký hình ảnh được thực hiện qua 2 bước như sau:

Bước 1: Người thực hiện hợp đồng sẽ ký bằng tay, sau đó sử dụng thiết bị ghi hình như máy ảnh, camera để chụp lại chữ ký. Chữ ký này thường được gọi là chữ ký ảnh. 

Bước 2: Chữ ký ảnh sẽ được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng. Sau đó, hợp đồng được thực hiện theo các thủ tục và có giá trị chữ ký như ký tay. 

Chữ ký ảnh được chuyển thành file hình ảnh và chèn vào các file dữ liệu của hợp đồng

2. Ký hợp đồng điện tử hình thức đưa bản mềm giấy lên website

Với hình thức ký hợp đồng điện tử bằng cách đưa bản mềm giấy lên website sẽ thực hiện theo các bước như sau: 

Bước 1: Người dùng soạn hợp đồng lên giấy

Bước 2: Đưa hợp đồng lên website, thường sẽ có nút đồng ý hoặc không đồng ý để các bên xác nhận. 

Bước 3: Các bên tham gia ký trên bản hợp đồng vừa được tải lên.  

Lưu ý về điều kiện pháp lý

Đối với hình thức này, hợp đồng điện tử phải đảm bảo được các yêu cầu sau: 

Về nội dung: Nội dung phải toàn vẹn, chưa bị thay đổi, có thể mở xem được, không trái pháp luật.

Về chủ thể: Các bên chủ thể ký hợp đồng phải hợp pháp, có năng lực hành vi dân sự và tự nguyện ký hợp đồng. 

Về thể thức: Thể thức của văn bản phải chuẩn chỉnh theo quy định. 

Đưa hợp đồng giấy lên website là cách thức phổ biến để ký hợp đồng điện tử. 

3. Quy trình ký hợp đồng điện tử hình thức giao dịch tự động

Ký hợp đồng điện tử qua giao dịch tự động nghĩa là các nội dung không được soạn sẵn mà máy tính tự tổng hợp nội dung với những thông tin khách hàng nhập vào.  Với cách thức này, người dùng sẽ thực hiện theo đúng quy trình thực hiện hợp đồng điện tử bằng các bước sau:

Bước 1: Nhập dữ liệu theo mẫu có sẵn trên máy tính

Bước 2: Máy tính tổng hợp và hiển thị thông tin về hợp đồng điện tử 

Bước 3: Khách hàng xác nhận, 1 bản sao lưu sẽ được gửi về địa chỉ cá nhân của khách hàng (email, điện thoại).

Với cách thức ký hợp đồng điện tử bằng giao dịch tự động, máy tính sẽ xử lý và tổng hợp thông tin

4. Cách ký hợp đồng điện tử hình thành qua email

Đối với hình thức ký hợp đồng điện tử qua email, các bên sẽ sử dụng thư điện tử để giao dịch. Quy trình giao kết hợp đồng điện tử này tương tự như với hợp đồng truyền thống, song có điểm khác nhau là sử dụng phương tiện máy tính, mạng Internet và Email để thực hiện đàm phán. 

Các bước thực hiện như sau: 

Với người gửi hợp đồng:

Bước 1: Soạn hợp đồng giống như cách truyền thống 

Bước 2: Gửi qua email và chờ khách hàng xác nhận

Với người nhận hợp đồng:

Bước 1: Truy cập email để xem hợp đồng

Bước 2: Xem xét hợp đồng

Bước 3: Ký hợp đồng

Đối với hình thức ký hợp đồng điện tử qua email, các bên sẽ sử dụng thư điện tử để giao dịch

Lưu ý điều kiện để thực hiện hợp đồng qua email

Ngoài yêu cầu chung của hợp đồng điện tử, đối với ký hợp đồng điện tử qua email, người dùng lưu ý một số yêu cầu sau: 

- Mỗi bên phải có hệ thống kiểm soát nội bộ về giao dịch qua Email

- Các bên ký hợp đồng phải thống nhất với nhau và có quy định ràng buộc về trình tự, thủ tục giao kết hợp đồng. 

- Các bên phải đăng ký thỏa thuận chung về mẫu dấu công ty, mẫu dấu chức danh, chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng, tên và nhân thân của nhân viên giao dịch các bên, địa chỉ email sử dụng để giao dịch, địa điểm giao dịch, số điện thoại, số Fax liên hệ,…

- Các bên tham gia ký đều phải có bản gốc để đối chiếu và phải có nguyên tắc giải quyết mâu thuẫn giữa bản gốc và bản Email, tùy theo tính chất của từng loại giao dịch.

- Ngoài email, giao dịch viên của các bên cần phải liên lạc với nhau bằng điện thoại, fax,..

Xem thêm: 3 quy định cần biết khi dùng chữ ký số trên hoá đơn điện tử

5. Phần mềm ký hợp đồng điện tử nào tiện ích?

Với thời đại công nghệ số hiện nay, có nhiều phần mềm ký hợp đồng điện tử để khách hàng lựa chọn. Tuy nhiên, bạn nên chú ý ưu tiên phần mềm kết hợp nhiều tính năng ưu việt, giao diện chuẩn, hiện đại, dễ nhìn. 

Phần mềm hợp đồng điện tử VNPT eContract có thể được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực

Phần mềm hợp đồng điện tử VNPT eContract đang được nhiều doanh nghiệp, tổ chức lớn nhỏ ở Việt Nam tin tưởng sử dụng, vì sở hữu những ưu điểm vượt trội như:

Định danh trực tuyến: VNPT eContract tích hợp giải pháp VNPT eKYC và Video KYC cho phép định danh khách hàng, khách hàng định danh các đối tác tham gia ký hợp đồng; xác minh đúng người một cách thuận tiện, chính xác, minh bạch. 

Tiện lợi: Quy trình ký điện tử trên phần mềm eContract đơn giản, đáng tin cậy và linh hoạt với công cụ máy tính, máy tính bảng và điện thoại thông minh. 

Tối ưu: eContract đáp ứng đầy đủ các căn cứ pháp lý theo luật giao dịch điện tử, luật Dân sự và các luật chuyên ngành liên quan. Khách hàng có thể thực hiện đăng ký tài khoản trực tuyến dễ dàng, không bị giới hạn về địa lý và tiết kiệm thời gian. eContract cũng không giới hạn số bên tham gia ký hợp đồng. 

Bảo mật: eContract sử dụng công nghệ mã hóa file hợp đồng bằng cặp khóa công khai, đảm bảo chỉ các bên tham gia hợp đồng mới có thể truy xuất nội dung theo hợp đồng. Không những vậy, eContract còn áp dụng công nghệ Blockchain giúp mức độ bảo mật càng được bảo đảm hơn, tăng niềm tin giữa các bên tham gia hợp đồng và tính minh bạch trong quản lý hợp đồng điện tử.

Tiết kiệm: Phần mềm giúp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, tìm kiếm hợp đồng cũng như các loại tài liệu kèm theo trong bộ hồ sơ hợp đồng. Ngoài ra, eContract còn tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, giảm thiểu rủi ro khi gặp mặt trực tiếp đối tác ký. 

Hỗ trợ khách hàng tối đa: Giải pháp ký số của eContract hỗ trợ toàn bộ các loại hình ký số của tất cả các nhà cung cấp dịch vụ chứng thư số tại Việt Nam, giúp người dùng không có chứng thư số vẫn có thể ký hợp đồng điện tử mà vẫn đảm bảo an toàn, đáp ứng điều kiện và nguyên tắc của luật Giao dịch điện tử Việt Nam.

Áp dụng đa lĩnh vực: eContract có thể được sử dụng vào nhiều lĩnh vực như lao động, thuế khoán, mua bán, vận chuyển, bảo hiểm,…

Quy trình ký hợp đồng điện tử bằng phần mềm VNPT eContract

VNPT eContract là sản phẩm trong bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện của Tập đoàn VNPT - một trong những “ông lớn” dẫn đầu trong lĩnh vực công nghệ thông tin, viễn thông và truyền thông đa phương tiện tại Việt Nam. Với bề dày truyền thống và nhiều thành tựu đạt được, VNPT được Chính phủ tin tưởng giao trọng trách là chủ đầu tư và là doanh nghiệp được quyền kinh doanh, vận hành và khai thác vệ tinh đầu tiên của Việt Nam. 

Là một sản phẩm của tập đoàn hàng đầu Việt Nam - VNPT, cùng những tính năng ưu việt, phần mềm Hợp đồng điện tử VNPT eContract xứng đáng là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp, tổ chức. 

Cách ký hợp đồng điện tử sẽ không giống nhau ở từng loại giao dịch. Vì vậy, bạn cần nắm rõ được yêu cầu và đặc điểm của từng giao dịch để thực hiện ký kết theo đúng quy chuẩn Pháp luật, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp, tổ chức của mình. 

Sử dụng phần mềm VNPT eContract là một cách giúp các doanh nghiệp, tổ chức có thể dễ dàng tiếp cận với tiến bộ mới của công nghệ thông tin, tối ưu chi phí vận hành và lợi nhuận. Đồng thời, tăng cường phát triển giao thương thông qua những giao dịch nhanh chóng, chính xác.  

>>> Xem thêm: Phần mềm viết hóa đơn điện tử

Nếu bạn quan tâm tới Phần mềm Hợp đồng điện tử VNPT eContract, vui lòng liên hệ Hotline 1800 1260 để được tư vấn chi tiết nhé.