Ký chữ ký số Token trên file PDF thường được sử dụng trong trường hợp các bên ký kết cần xác nhận tính nguyên vẹn và chính xác của nội dung văn bản. Để người dùng có thể thực hiện ký số dễ dàng và nhanh chóng, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn các bước chi tiết trong quy trình ký số Token trên định dạng file PDF với 2 trình đọc Adobe Reader và Foxit Reader.

1. Ký chữ ký số VNPT trên file PDF Adobe Reader

Adobe Acrobat Reader là phần mềm đọc file PDF cho phép người dùng truy cập, chỉnh sửa, nhận xét, chuyển đổi file,… dễ dàng và thuận tiện. Hiện nay, đây là phần mềm được nhiều người sử dụng để mở văn bản được lưu dưới dạng PDF và thực hiện ký chữ ký số.

Từ năm 2015, phần mềm Acrobat Reader đã được đổi tên thành Adobe Reader DC (áp dụng từ các phiên bản từ 15.x trở lên).

1.1. Ký số trên phần mềm Adobe Reader

Quy trình ký số bằng Token trên file PDF bằng phần mềm Adobe Reader gồm các bước như sau:

Bước 1. Mở file PDF cần ký số.

Bước 2. Trên thanh công cụ của phần mềm Adobe Acrobat Reader, người dùng chọn biểu tượng ký số, sau đó chọn “Sign this document”.

Chọn biểu tượng ký số và nhấn “Sign this document”

Bước 3. Sau khi màn hình hiện lên màn hình giao diện của cửa sổ Sign Document, người dùng tiếp tục chọn “Next” để tiến hành ký số.

Chọn “Next” trên màn hình giao diện của cửa sổ Sign Document

Bước 4. Kéo chuột tạo thành khung chữ ký tại vị trí cần ký số trong file PDF.

Tạo khung chữ ký tại vị trí cần ký số trong file PDF

Lúc này, màn hình sẽ hiện lên cửa sổ Apply Digital Signature – Digital ID Selection. Tiếp theo, người dùng tiến hành lựa chọn dữ liệu tên người cần ký và chọn “OK”.

Chọn tên người cần ký và nhấn “OK”

Bước 5. Trên cửa sổ Apply Signature to Document để ghi lý do ký, người dùng sẽ giải thích lý do ký vào phần Reason for Signing Document (select or edit) và chọn “OK”.

Tại phần Reason for Signing Document, người dùng sẽ nhập lý do ký số

Bước 6. Người dùng nhập mã PIN trên cửa sổ User PIN Verification tại mục User PIN và chọn “OK”.

Nhập mã PIN trên cửa sổ User PIN Verification

Bước 7. Tại khung chữ ký đã chọn tại bước 4, chữ ký số sẽ hiện lên với đầy đủ thông tin cần thiết (bao gồm họ tên người ký, địa chỉ, chức vụ, lý do và thời gian ký). Khi người dùng đặt con trỏ vào chữ ký số, dòng chữ Valid signature sẽ hiện lên. Điều này có nghĩa là chữ ký số đã hợp lệ và quá trình ký số đã hoàn thành.

Chữ ký số xuất hiện vị trí đã chọn với đầy đủ thông tin cần thiết

Bước 8. Để kiểm tra lại các thông tin liên quan đến chữ ký số sau khi thực hiện ký số, người dùng có thể chọn tab “Signature” ở trên thanh công cụ dọc bên trái màn hình.

Chọn tab “Signature” trên thanh công cụ bên trái màn hình để kiểm tra lại các thông tin liên quan đến chữ ký số

Có thể bạn cũng quan tâm: Ký chữ ký số trên file Excel như thế nào?

1.2. Ký số trên phần mềm Acrobat Reader DC

Acrobat Reader DC là hệ thống phiên bản nâng cấp từ phần mềm ban đầu là Acrobat Reader. Trong đó, DC (viết tắt của Document Cloud) là tiện ích cho phép người dùng thực hiện các thao tác với file PDF trên dịch vụ lưu trữ trực tuyến.

Dưới đây là hướng dẫn ký số Token bằng Acrobat Reader DC:

Bước 1. Mở file văn bản PDF cần ký số.

Bước 2. Người dùng chọn “Tools” trên thanh công cụ của màn hình giao diện.

Chọn “Tools” trên thanh công cụ

Bước 3. Trên màn hình giao diện, chọn “Certificates” và nhấn “Open”.

Chọn “Open” tại mục “Certificates”

Bước 4. Để ký số trên văn bản, người dùng chọn “Digitally Sign”.

Chọn “Digitally Sign” để thực hiện ký số

Bước 5. Khi màn hình hiển thị hướng dẫn chọn khung hiển thị chữ ký như hình dưới, nhấn “OK” để tiếp tục.

Nhấn “OK” để tiếp tục quá trình ký số

Tiếp theo, người dùng nhấn và kéo chuột tại vị trí cần ký số.

Nhấn và kéo chuột tại vị trí cần ký số

Bước 6. Trên cửa sổ Sign with Digital ID, người dùng chọn thông tin cá nhân/đơn vị ký số và nhấn “Continue”.

Chọn thông tin cá nhân/đơn vị ký số và nhấn “Continue” trên cửa sổ Sign with Digital ID

Bước 7. Người dùng chọn “Sign” để xác nhận ký số.

Chọn “Sign” để xác nhận quá trình ký số

Bước 8. Nhập tên file, vị trí lưu và nhấn “Save” để lưu văn bản đã ký số.

Nhập tên file và nhấn “Save” để lưu văn bản

Bước 9. Sau khi nhập chính xác mã PIN của USB Token, người dùng chọn “Đăng nhập”.

Giao diện khi nhập mã PIN của USB Token

Bước 10. Khi nhập đúng mã PIN, chữ ký số sẽ được ký thành công và hiển thị ngay tại văn bản.

Chữ ký số hiển thị trên văn bản sau khi ký thành công

Có thể bạn quan tâm: 4 nguyên nhân và cách xử lý khi không ký được chữ ký số VNPT

2. Ký chữ ký số VNPT trên file PDF Foxit Reader

Bên cạnh Adobe Reader, Foxit Reader cũng là trình đọc file PDF phổ biến với 1 lượng lớn người dùng trong thời điểm hiện tại. Trường hợp sử dụng phần mềm Foxit Reader để mở file văn bản cần ký số, người dùng có thể thực hiện các bước dưới đây.

Lưu ý: Để thực hiện ký số, người dùng cần cắm USB Token vào máy tính. Đồng thời, máy tính dùng để thực hiện ký số phải cài đặt thành công phần mềm Token Manager.

Bước 1. Mở văn bản cần ký số đã lưu dưới định dạng PDF bằng Foxit Reader.

Bước 2. Tại mục Protect trên thanh công cụ, người dùng chọn chức năng Sign & Certify và nhấn “Place Signature…”

Chọn chức năng Sign & Certify và nhấn “Place Signature”

Bước 3. Người dùng tiếp tục di chuột xuống mục cần ký kết trong văn bản, sau đó kéo thả chuột tạo thành khung chữ ký tại vị trí cần ký.

Nhấn và kéo chuột tạo khung chữ ký tại vị trí mong muốn

Lúc này, trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Sign Document, để thực hiện ký văn bản, người dùng chọn “Sign”.

Chọn “Sign” để thực hiện ký văn bản

Bước 4. Chọn đường dẫn và lưu file văn bản sau khi thực hiện ký kết, tên file sẽ được nhập tùy theo yêu cầu của người dùng.

Chọn đường dẫn và lưu file văn bản đã ký

Bước 5. Tiếp theo, màn hình sẽ hiện ra cửa sổ Kiểm tra mã PIN, người dùng cần tiến hành nhập mã PIN của USB Token và chọn “Đăng nhập”.

Đăng nhập mã PIN của USB Token

Bước 6. Sau khi mã PIN được nhập thành công, chữ ký số sẽ hiển thị trên khung chữ ký đã chọn tại bước 3.

Hình ảnh chữ ký hiển thị tại văn bản sau khi người dùng ký số

Bước 7. Sau khi hoàn thành quá trình ký số, người dùng có thể chọn mục Manage digital signatures tại thanh công cụ dọc bên trái màn hình để kiểm tra lại thông tin chữ ký số.

Chọn mục Manage digital signatures để kiểm tra lại thông tin chữ ký số

Tìm hiểu thêm:

• - 5 nguyên nhân chữ ký số VNPT không nhận máy tính và cách xử lý
• - Cách sử dụng chữ ký số VNPT chi tiết nhất

Trên đây là hướng dẫn ký chữ ký số Token trên file PDF nhanh chóng và đơn giản. VNPT-CA hiện là dịch vụ ký số uy tín, chất lượng đến từ nhà cung cấp VNPT với nhiều tính năng tiện lợi hỗ trợ người dùng thực hiện ký số Token trên nhiều định dạng file văn bản.

Nếu bạn quan tâm đến dịch vụ ký số VNPT-CA, liên hệ hotline 1800 1260 để được tư vấn chi tiết và trải nghiệm dịch vụ!