Phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel là công cụ đắc lực cho hoạt động vận hành và quản lý của các phòng khám vừa và nhỏ, nhưng có hạn chế khi áp dụng đối với phòng khám quy mô lớn. Cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel nhé!
1. Phần mềm quản lý phòng khám bằng excel là gì?
Excel là phần mềm bảng tính nằm trong bộ công cụ văn phòng Microsoft Office. Ứng dụng có khả năng ghi lại và xử lý (tính toán, lọc, thống kê,…) thông tin dưới dạng bảng.
Hiện nay, không ít phòng khám lựa chọn sử dụng Excel làm công cụ hỗ trợ cho các tác vụ trong quản lý và vận hành, cụ thể như: nhập - xuất dữ liệu khám bệnh, lưu trữ thông tin bệnh nhân - nhân viên, kiểm soát số lượng xuất - nhập - tồn của kho vật tư và kho thuốc,…
Tuy nhiên, phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel được đánh giá là chỉ phù hợp với các phòng khám vừa và nhỏ. Ngược lại, đối với các phòng khám có quy mô lớn, nguồn thông tin cần lưu trữ và xử lý nhiều thì phương pháp này được nhận xét là không mấy hiệu quả.
Phần mềm Excel phù hợp cho hoạt động quản lý của các phòng khám vừa và nhỏ
Có thể bạn quan tâm: Phần mềm quản lý thuốc kê đơn VNPT Pharmacy - Giải pháp hoàn hảo
2. Ưu điểm khi sử dụng phần mềm bằng excel quản lý phòng khám
Nếu nguồn dữ liệu thông tin cần lưu trữ và xử lý không quá lớn thì Excel vẫn sẽ là một giải pháp quản lý rất đáng để bạn cân nhắc. Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của phần mềm.
2.1. Sử dụng hoàn toàn miễn phí
Trên hầu hết các thiết bị máy tính đều đã được cài đặt sẵn bộ công cụ Microsoft Office, trong đó đã bao gồm cả Excel. Do vậy, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm này một cách hoàn toàn miễn phí.
2.2. Dễ dàng cài đặt và sử dụng
Như đã đề cập ở nội dung trên, Excel vốn đã được cài đặt sẵn trên máy tính khi bạn mua máy. Tuy nhiên, nếu thiết bị của bạn không được hỗ trợ thì bạn vẫn có thể dễ dàng tự cài đặt tại nhà thông qua các hướng dẫn trên công cụ tìm kiếm.
Với giao diện dễ dùng, cách vận hành của các tác vụ cơ bản rất đơn giản, người dùng không có kinh nghiệm vẫn có thể sử dụng tốt sau một vài lần thao tác.
Các y bác sĩ có thể nhập dữ liệu trực tiếp lên Excel để dễ dàng quản lý
2.3. Quản lý phòng khám một cách toàn diện, đầy đủ
Kho tính năng của Excel rất đa dạng, đảm bảo có thể đáp ứng tốt các hoạt động ghi lại - xử lý thông tin của các phòng khám vừa và nhỏ. Cụ thể như:
- - Quản lý bệnh nhân thăm khám: Thông tin, mã thẻ, tiền sử bệnh, tình trạng bệnh, lịch sử khám chữa bệnh,…
- - Quản lý kho vật tư, kho thuốc: Lượng xuất – nhập – tồn kho.
- - Quản lý nhân sự: Thông tin nhân viên, lương thưởng, lịch làm,…
- - Xuất báo cáo thống kê nhanh, chính xác.
2.4. Tìm kiếm thông tin nhanh chóng, chính xác
Với Excel, việc tìm kiếm và truy xuất thông tin vô cùng đơn giản. Chỉ với phím tắt Ctrl + F kèm với thông tin muốn tìm kiếm, bạn đã ngay lập tức có kết quả. Tính năng này giúp việc tìm kiếm thông tin về bệnh nhân, bệnh án, toa thuốc,… trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.
Công cụ tìm kiếm của Excel giúp các y bác sĩ dễ dàng nắm bắt thông tin bệnh nhân, tăng khả năng kết nối
3. Nhược điểm khi sử dụng phần mềm bằng excel quản lý phòng khám
Bên cạnh ưu điểm dễ cài đặt, miễn phí, quản lý dữ liệu tốt… thì Excel vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định. Bạn nên nắm kỹ những thông tin dưới đây nếu muốn tìm ra một phần mềm quản lý tốt nhất cho phòng khám của mình.
3.1. Muốn sử dụng phải ghi nhớ nhiều hàm
Bạn bắt buộc phải ghi nhớ nhiều hàm để có thể thực hiện các tác vụ nâng cao như truy xuất thông tin có điều kiện, thống kê, tính toán… Nếu không thể ghi nhớ, bạn chỉ còn cách vừa tra cứu công thức vừa nhập và xử lý dữ liệu cùng lúc. Điều này khiến việc quản lý thông tin trở nên mất nhiều thời gian và khó tránh khỏi việc có sai sót.
Ngoài ra, bạn còn cần phải thường xuyên thực hiện các thao tác liên quan để có thể ghi nhớ tốt công thức mặc định của hệ thống. Nếu hoạt động này bị gián đoạn trong một thời gian dài sẽ rất dễ làm bạn phải bắt đầu lại từ con số 0.
Các công thức tính toán trên Excel đều có hàm được hệ thống mặc định sẵn
3.2. Nhập liệu thủ công
Muốn nhập liệu vào Excel, người dùng chỉ có duy nhất một cách thủ công là gõ bàn phím. Điều này vô hình trung gây ra một số hạn chế nhất định khi phải nhập một lúc kho dữ liệu quá lớn. Cụ thể như: Mất thời gian, dễ nhầm lẫn, nhập sai thông tin ảnh hưởng đến số liệu báo cáo,…
3.3. Dữ liệu không đồng bộ
Excel cơ bản chỉ là bảng ghi chép thông tin khổng lồ, không có tính năng tự đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban. Do đó để xác thực độ chính xác của thông tin được lưu trữ thì bắt buộc các phòng ban phải cùng nhau sắp xếp thời gian để trao đổi và kiểm tra. Hoạt động này gây mất rất nhiều thời gian và nhân lực.
Hơn thế nữa, khi sử dụng phần mềm Excel, bạn phải xác định việc không thể trải nghiệm các tính năng đặc biệt như khi dùng phần mềm quản lý chuyên nghiệp. Điển hình như: Nhận hình ảnh, chẩn đoán, cập nhật hình chụp Xquang, quản lý phòng khám từ xa…
Việc đồng bộ thông tin được thực hiện thủ công gây mất nhiều thời gian
3.4. Tính bảo mật, an toàn không cao
Tất cả các cá nhân được cung cấp file Excel quản lý đều có thể vào xem dữ liệu bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, nếu không may phần mềm rơi vào tay kẻ gian thì việc thông tin bị đánh cắp và lọt vào tay đối thủ là điều khó tránh khỏi. Vấn đề này gây ra hệ luỵ không nhỏ đến uy tín, lợi thế cạnh tranh và hoạt động của phòng khám.
Tìm hiểu thêm:
- - Phần mềm quản lý nhà thuốc - Tại sao nên chọn VNPT Pharmacy?
- - Top 5 phần mềm dạy học trực tuyến của Việt Nam tốt nhất hiện nay
4. Có nên sử dụng phần mềm Excel để quản lý phòng khám?
Phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel và phần mềm quản lý phòng khám chuyên nghiệp, đâu là sự lựa chọn tốt nhất? Các thông tin dưới đây sẽ giúp bạn có được câu trả lời.
- - Phần mềm quản lý bằng Excel chỉ nên sử dụng cho phòng khám vừa và nhỏ. Vì nguồn dữ liệu của những đơn vị này tương đối ít, phù hợp để nhập liệu trên ứng dụng.
- - Phòng khám lớn hay chuỗi phòng khám có lượng dữ liệu khổng lồ thì nên dùng phần mềm quản lý phòng khám chuyên nghiệp.
Nếu bạn đang sở hữu phòng khám quy mô lớn hoặc có định hướng phát triển, mở rộng quy mô trong tương lai thì nên sử dụng phần mềm quản lý phòng khám chuyên nghiệp ngay hôm nay.
Phần mềm quản lý phòng khám chuyên nghiệp chính là giải pháp hàng đầu cho các cơ sở có quy mô lớn
Phần mềm VNPT Home & Clinic đã và đang một công cụ hỗ trợ đắc lực được nhiều cơ sở khám chữa bệnh tin dùng. Ứng dụng giúp tối ưu hóa các hoạt động về tiếp nhận bệnh nhân, khám chữa bệnh, xuất nhập dược, thu viện phí và kiểm soát doanh thu - lợi nhuận… Với VNPT Home & Clinic , bạn có thể tiết kiệm tối đa thời gian và nhân lực hiệu quả.
Liên hệ hotline 18001260 hoặc truy cập tại đây để biết thêm về các lợi ích của phần mềm VNPT Home & Clinic.
VNPT Home & Clinic là sản phẩm của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam
Tổng kết, có thể thấy việc sử dụng phần mềm quản lý phòng khám bằng Excel chỉ là giải pháp tạm thời cho các cơ sở khám chữa bệnh. Trong tương lai khi phòng khám đi vào hoạt động ổn định và phát triển nhanh chóng, thì việc lựa chọn lưu trữ dữ liệu trên phần mềm chuyên nghiệp ngay từ ban đầu vẫn là sự lựa chọn tốt nhất.
VNPT Home Clinic là phần mềm về Hệ thống quản lý Phòng khám & Bác sĩ gia đình, giúp các phòng khám có quy mô từ vừa và nhỏ tới lớn đều có thể ứng dụng. Nếu bạn quan tâm tới phần mềm VNPT Home Clinic để quản lý phòng khám hiệu quả, vui lòng liên hệ tổng đài 1800 1260 để được tư vấn chi tiết nhé.
