Quy chế hội nghị trực tuyến là một loại văn bản cần thiết mà ban tổ chức cần phải soạn thảo trước khi diễn ra hội nghị để những người tham gia thực hiện đúng và tăng hiệu quả cho buổi họp. Những gợi ý dưới đây sẽ giúp bạn nắm được các mục, nội dung thường có trong quy chế này và tham khảo một vài mẫu để soạn thảo cho đúng.
1. Mục đích của văn bản quy chế hội nghị trực tuyến là gì?
Văn bản quy chế hội nghị trực tuyến với các điều khoản cụ thể đảm bảo truyền đạt thông tin nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí, thời gian,... khi tổ chức các cuộc họp từ xa. Nhờ đó, người tổ chức và các thành viên tham gia cuộc họp thuận lợi hơn.
Nhờ chuẩn bị trước quy chế hội nghị trực tuyến và buổi họp diễn ra suôn sẻ hơn
2. Những nội dung thường có trong văn bản quy chế hội nghị trực tuyến
Thông thường, văn bản quy chế hội nghị trực tuyến sẽ gồm có 3 chương. Mỗi chương sẽ triển khai một nội dung khác nhau. Cụ thể như sau:
2.1. Chương 1: Quy định chung
Trong chương 1 thường có các điều như:
Điều 1: Mục đích, yêu cầu
Phần này nêu mục đích và yêu cầu khi tổ chức hội nghị trực tuyến. Nội dung cụ thể phụ thuộc vào tính chất của từng cuộc họp ở mỗi địa phương.
Điều 2: Giải thích từ ngữ
Mục đích là để người thực hiện hiểu được các từ ngữ trong văn bản quy chế, đặc biệt trong trường hợp viết tắt. Một số từ ngữ thường xuất hiện trong mục này bao gồm:
Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến (HNTHTT): Là hệ thống thông tin đa phương tiện cho phép những người tham gia có thể trao đổi hình ảnh, âm thanh, thông tin, dữ liệu, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo thông qua thiết bị điện tử hiện đại có kết nối mạng internet.
Các hình ảnh, âm thanh, thông tin, dữ liệu đều được truyền tải trực tiếp từ địa điểm và trong thời điểm diễn ra sự kiện.
Điểm cầu trung tâm: Là nơi lắp đặt các thiết bị điều khiển đa điểm. Tại đây, người quản lý có thể theo dõi toàn bộ nội dung, thông tin của hội nghị trực tuyến. Người này có thể đăng ký phát biểu thông qua nhân viên kỹ thuật trực điểm cầu hoặc theo yêu cầu của người chủ trì hội nghị tại điểm cầu chủ tọa.
Điểm cầu chủ tọa: Là nơi chủ trì hội nghị.
- Điểm cầu vệ tinh: Là nơi của các thành viên tham gia hội nghị.
- Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp “ảo” có trong phần mềm sử dụng để tổ chức hội nghị trực tuyến.
Phòng họp trực tuyến được thiết kế thông qua các phần mềm hỗ trợ chuyên dụng như VNPT Meeting
2.2. Chương 2: Quy định về nội dung, thời gian, địa điểm và đối tượng tham dự
Chương này sẽ gồm các điều liên quan tới:
- Nội dung của cuộc họp: Chủ đề, nội dung cụ thể mà hội nghị sẽ trao đổi.
- Thời gian tổ chức: Ghi rõ ngày, tháng, năm và giờ họp.
- Địa điểm tổ chức: Ghi cụ thể tổ chức ở cơ quan nào, địa chỉ ra sao.
- Thành phần, đối tượng tham dự: Gồm những ai, chức vụ là gì, thuộc cơ quan nào.
2.3. Chương 3: Tổ chức thực hiện
Trong chương này thường có các nội dung sau:
- Trách nhiệm của từng bên trong việc tham gia hội nghị và thực hiện quy chế.
- Hiệu lực của quy chế.
Xem thêm:
- Hướng dẫn lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình chi tiết
- Hướng dẫn chi tiết quy trình hội nghị truyền hình
- Các giai đoạn của chuyển đổi số doanh nghiệp
3. Lưu ý chung khi soạn thảo văn bản quy chế hội nghị trực tuyến
Khi soạn thảo văn bản quy chế hội nghị trực tuyến theo nội dung ở trên, bạn cần lưu ý:
- Hiện tại chưa có 1 mẫu chung áp dụng cho tất cả các địa phương, cơ quan, tổ chức trên khắp cả nước.
- Các gợi ý về các đầu mục và nội dung ở trên chỉ mang tính tham khảo. Người soạn thảo nên xem xét và điều chỉnh các mục, nội dung phù hợp với đặc điểm của địa - phương, cơ quan, tổ chức mình.
- Người đọc có thể tham khảo các mẫu quy chế tổ chức hội nghị trực tuyến dưới đây và điều chỉnh phù hợp với tình hình của địa phương, cơ quan, tổ chức mình.
- Quy chế Hội nghị trực tuyến văn phòng TW Đảng với các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy
Nhờ xây dựng quy chế hội nghị trực tuyến phù hợp với từng địa phương, cơ quan, tổ chức mà cuộc họp diễn ra suôn sẻ hón
Xem thêm: Top 7 phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến NÊN DÙNG
Trên đây là một vài gợi ý về đầu mục, nội dung, lưu ý khi soạn thảo quy chế hội nghị trực tuyến. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp bạn có thể soạn thảo quy chế hội nghị trực tuyến dễ dàng hơn để buổi họp diễn ra thuận lợi.
Hiện nay, VNPT đang cung cấp dịch vụ Hội nghị trực tuyến - VNPT Meeting, hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp kết nối giao tiếp hiệu quả và tiết kiệm. Nếu khách hàng quan tâm tới dịch vụ VNPT Meeting, vui lòng liên hệ Hotline 1800 1260 để được tư vấn tận tình nhất.
