Bên cạnh những lợi ích như tiết kiệm chi phí, tổ chức họp nhanh chóng thì giải pháp hội nghị vẫn có những khuyết điểm cần lưu ý. Hãy tìm hiểu ngay ưu nhược điểm của hội nghị truyền hình tại đây để có quyết định đầu tư phù hợp nhất.

1. Ưu điểm của hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến ra đời được cho là một bước tiến quan trọng giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý và vận hành dễ dàng hơn, đặc biệt là trong bối cảnh Covid-19 hiện nay.

1.1. Giảm khoảng cách, tăng kết nối

Không giống với hội nghị truyền thống khi các thành viên phải đến tận nơi tham dự, hội nghị trực tuyến có thể kết nối 2 hoặc nhiều địa điểm họp từ xa với nhau. Các thành viên chỉ cần có thiết bị tham dự cuộc họp và mạng internet, không cần di chuyển bằng tàu xe hay máy bay. Mọi thông tin (âm thanh, hình ảnh, văn bản, tài liệu,...) được trao đổi dễ dàng ngay lúc họp.

Giảm khoảng cách, tăng kết nối các thành viên là một trong những ưu điểm của hội nghị truyền hình trực tuyến

1.2. Tiết kiệm được nhiều chi phí

Do không phải di chuyển đến tận địa điểm tổ chức họp nên người tham dự sẽ tiết kiệm được chi phí đi lại, ăn ở. Doanh nghiệp cũng không mất chi phí thuê địa điểm họp, địa điểm nghỉ ngơi cho nhân viên và nhiều loại chi phí phát sinh khác.

1.3. Tiết kiệm thời gian

Nếu như tổ chức hội nghị truyền thống tốn nhiều thời gian để di chuyển cũng như tập hợp đầy đủ thành viên tham gia thì với họp trực tuyến việc này sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Các thành viên có thể ngồi tại chỗ và tham gia phòng họp chung đã được khởi tạo theo lịch trình được công bố trước đó.

Tiết kiệm thời gian di chuyển

1.4. Tăng năng suất lao động

Cuộc họp được tổ chức nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian chờ đợi sẽ góp phần giúp doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả công việc. Thông tin được truyền tải nhanh chóng đến các thành viên giúp kế hoạch của doanh nghiệp được triển khai sớm hơn và tốt hơn.

1.5. An toàn, bảo mật cao

Không sử dụng sự trợ giúp của các bên thứ 3 như Skype, Hangout, Zoom,... tổ chức hội nghị truyền hình đảm bảo an toàn, bảo mật cao. Mọi thông tin quan trọng trong cuộc họp chỉ có những thành viên tham dự nắm bắt được. Cuộc họp và tất cả nội dung hội nghị sẽ được mã hóa, chỉ những người được phân quyền mới được tham gia.

Chỉ những thành viên được phân quyền mới được tham gia hội nghị trực tuyến

1.6. Lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp

Hình thức hội nghị trực tuyến có chức năng lưu trữ lại toàn bộ nội dung của cuộc họp. Doanh nghiệp hoặc các thành viên tham gia hoàn toàn có thể xem lại những vấn đề quan trọng cần thiết trong cuộc họp bất cứ lúc nào.

1.7. Độ ổn định của hình ảnh và âm thanh cao

Hội nghị trực tuyến sử dụng camera/webcam, thiết bị thu phát hiện đại nên cho chất lượng hình ảnh, âm thanh rõ nét. Các thông tin (hình ảnh, âm thanh, tài liệu, video, văn bản,...) luôn hiển thị rõ ràng giúp người dùng dễ dàng theo dõi và tiếp nhận.

2. Nhược điểm và hạn chế của hội nghị trực tuyến

Khi áp dụng hình thức hội nghị trực tuyến, các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý.

2.1. Cần đường truyền kết nối tốt

Đường truyền kết nối không tốt sẽ gây gián đoạn nội dung, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tổ chức cuộc họp, nhất là với hội nghị có quy mô lớn. Do vậy, đơn vị tổ chức cần trang bị hệ thống internet chất lượng cao, các công nghệ tiết kiệm băng thông để hội nghị không bị gián đoạn.

Doanh nghiệp cần trang bị đường truyền kết nối giữa các điểm họp tốt, đảm bảo cuộc họp trực tuyến không bị gián đoạn

2.2. Chi phí đầu tư ban đầu

Một hệ thống tổ chức hội nghị trực tuyến bao gồm các thiết bị: video đầu vào (camera, webcam), video đầu ra (màn hình, máy chiếu, truyền hình), âm thanh đầu vào (micro, CD, DVD,...), âm thanh đầu ra (loa). Do đó, chi phí ban đầu cho việc trang bị hệ thống khá lớn. Tuy nhiên một hệ thống có thể sử dụng trong thời gian dài, so với chi phí tổ chức cuộc họp nhiều năm cộng lại thì đây là giải pháp tiết kiệm hơn.

Xem thêm: Hướng dẫn lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình chi tiết

3. So sánh tổng quan hội nghị trực tuyến và các phương pháp họp từ xa khác

Dưới đây là bảng so sánh tổng quan giữa hội nghị trực tuyến và các phương pháp họp từ xa khác. Dựa trên thông tin này bạn có thể đánh giá ưu - nhược điểm của các hình thức hội nghị này.

Hội nghị trực tuyến - Số lượng thành viên tham gia lớn

4. Ứng dụng của hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến được ứng dụng trong đa dạng các lĩnh vực khác nhau. Tiêu biểu như:

• Trong lĩnh vực kinh doanh: tổ chức các cuộc họp, các buổi đào tạo hướng dẫn nhân viên, chỉ đạo công tác từ xa,...
• Trong lĩnh vực giáo dục: ứng dụng trong phương pháp giảng dạy, tổ chức đào tạo nội bộ, tọa đàm,...
• Trong lĩnh vực bất động sản: tổ chức các lễ khánh thành, ra mắt, đào tạo công nhân viên từ xa,...
• Trong lĩnh vực chính trị: tổ chức các buổi giao lưu trực tiếp giữa đại diện của chính phủ và các cơ quan nhà nước với công dân. Không chỉ vậy, nhờ có hội nghị trực tuyến mà chính phủ, nhà nước dễ dàng liên hệ và trao đổi trực tiếp được với các phóng viên thường trú tại các địa điểm khác nhau (ví dụ như chương trình thời sự hoặc các bản tin khác tương tự).
• Trong lĩnh vực y tế: tổ chức các buổi đào tạo, trao đổi kinh nghiệm, hội thảo, hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật từ xa hoặc thực hiện các hoạt động chăm sóc y tế từ xa.
• Trong lĩnh vực điện ảnh, nghệ thuật: tổ chức các khóa đào tạo học viên, diễn viên, đạo diễn online ngắn ngày, tổ chức các liveshow, buổi hòa nhạc phát trực tiếp,...

Hội nghị trực tuyến được ứng dụng trong lĩnh vực trao đổi kinh nghiệm, đào tạo chuyên sâu

Trên đây là các ưu nhược điểm của hội nghị truyền hình. Để biết thêm thông tin chi tiết khách hàng vui lòng liên hệ qua hotline 1800.1260 để được hỗ trợ sớm nhất.