Luôn đi đầu về công nghệ, Tập đoàn VNPT đã xây dựng và phát triển mô hình Phòng họp không giấy (VNPT-eCabinet) với những tính năng ưu việt nêu trên. Hãy cùng tìm hiểu về sản phẩm của thời công nghệ 4.0 này.

Khái niệm “Phòng họp không giấy” đã không còn xa lạ với nhiều người và giải pháp này đã được nhiều tỉnh, thành đưa vào ứng dụng, góp phần không nhỏ vào quá trình cải cách thủ tục hành chính, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác…Luôn đi đầu về công nghệ, Tập đoàn VNPT đã xây dựng và phát triển mô hình Phòng họp không giấy (VNPT-eCabinet) với những tính năng ưu việt nêu trên. Hãy cùng tìm hiểu về sản phẩm của thời công nghệ 4.0 này.

Mô hình “Phòng họp không giấy” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu, thực hiện nhằm giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Đồng thời tạo ra môi trường tương tác đa chiều và tức thời, giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng. Nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả.

Cơ chế hoạt động của VNPT-eCabinet được vận hành theo từng bước rất rõ ràng. Trước mỗi phiên họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó, bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự cuộc họp nghiên cứu, chuẩn bị ý kiến đóng góp.

Các đại biểu HĐND tỉnh Phú Yên đang tập huấn sử dụng phần mềm “Phòng họp không giấy”.

Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì cuộc họp sẽ thấy được những người có mặt thông qua vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu, ai vắng người chủ trì sẽ biết ngay. Chức năng này giống như điểm danh tức thời, thay vì phải mất thời gian điểm danh như những cuộc họp trước đây.

Đặc biệt, hệ thống có chức năng ghi chú trực tiếp trên màn hình điện tử ở bất kỳ trang nào của tài liệu đã nhập sẵn; chức năng nhấn dòng, tô đậm để đánh dấu những thông tin cần lưu ý. Người họp nếu cần thiết có thể tìm kiếm tài liệu liên quan từ nguồn khác để bổ sung thông tin nhờ khả năng liên kết với kho dữ liệu quốc gia, các trang web của nhiều cơ quan khác.

Hệ thống được thiết kế có tính năng bảo mật tài liệu. Những tài liệu mật hoặc hạn chế người xem sẽ được ẩn đi trên hệ thống, chỉ khi được phép của người chủ trì thì tài liệu mới hiện lên. Trong suốt cuộc họp, khi cần phát biểu, người họp có thể bấm vào mục đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại, người chủ trì có thể nắm được số lần phát biểu của từng người, cũng như biết được những người ít đóng góp ý kiến hoặc không bao giờ phát biểu.

Ngoài ra, ứng dụng này còn có tính năng lấy ý kiến và biểu quyết. Kết thúc cuộc họp, bộ phận phụ trách sẽ tổng hợp kết quả biểu quyết, cập nhật kết luận cuộc họp lên hệ thống để từng thành viên biết.

Để mô hình này vận hành thuận lợi, không gặp phải chướng ngại thì quan trọng nhất là tổ giúp việc cho cuộc họp. Khi bộ phận giúp việc càng thông suốt thao tác, sắp xếp tài liệu có tính hệ thống cao thì đại biểu càng dễ dàng tra cứu, cuộc họp càng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.

Từ việc thông báo đến đại biểu chuẩn bị cũng như phối hợp với bộ phận kỹ thuật soạn kỹ tài liệu hướng dẫn, sử dụng thật chu đáo; điều này sẽ giúp phát huy vai trò trách nhiệm của đại biểu thông qua việc tiếp nhận, phản hồi thông tin khi tham gia các hoạt động tại cuộc họp.

Cùng với đó, việc in ấn tài liệu không mất quá nhiều thời gian, nhất là khi có sự chỉnh sửa. Khi số hóa văn bản thì cập nhật rất nhanh chóng, thuận tiện, giúp nâng cao chất lượng các cuộc họp. Với mô hình này, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng để các đại biểu tra cứu trên hệ thống. Người chủ trì và các đại biểu có tài liệu tức thời, có thể lấy ý kiến và biểu quyết từ xa.

Việc triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” sẽ góp phần quan trọng trong việc hiện đại hóa nền hành chính, xây dựng chính quyền điện tử và là khâu quan trọng trong tiến trình cải cách hành chính. Trong sự bùng nổ công nghệ thông tin hiện nay, nhiều tỉnh, thành trên cả nước đã tính đến việc xóa bỏ phòng họp truyền thống rườm rà giấy tờ và tập trung phát triển văn phòng không giấy tờ hiện đại, chuyên nghiệp.