Giảm văn bản hành chính trong mỗi cuộc họp, tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp, tăng cường sự tương tác giữa các thành viên dự họp, nâng cao chất lượng công tác chỉ đạo điều hành... là những hiệu quả bước đầu kể từ khi các địa phương triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy” VNPT- Ecabinet của VNPT. Với nhiều ưu điểm nổi trội, “Phòng họp không giấy” cần được nhân rộng, tạo bước tiến mới trong công tác cải cách hành chính.
Phần mềm Phòng họp không giấy tờ (VNPT-Ecabinet) của VNPT nhằm mục tiêu thay đổi phương thức làm việc của các đơn vị cơ quan Nhà nước và các doanh nghiệp từ việc chủ yếu dựa trên văn bản giấy sang phương thức làm việc trên môi trường mạng, sử dụng văn bản điện tử, góp phần quan trọng nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của khách hàng, tạo môi trường làm việc hiện đại, văn minh.
VNPT - Ecabinet tích hợp dễ dàng với các ứng dụng thông qua hệ thống API; Kết nối thông minh với các thiết bị: Màn hình TV, Máy QR Code, Laptop/Tablet, SMS/Email,…; Giao diện thân thiện với người sử dụng, tính năng tương tác cao; Quản lý ghi chú tài liệu họp trực tuyến từ xa; Hỗ trợ ký số trên Sim Mobile PKI.
TP Thanh Hóa là địa phương đầu tiên trong tỉnh áp dụng hệ thống “Phòng họp không giấy”. Trước đây, để chuẩn bị cho cuộc họp giao ban giữa chủ tịch, các phó chủ tịch với các phòng, ban chuyên môn, văn phòng UBND TP Thanh Hóa phải thực hiện rất nhiều công đoạn như tập hợp tài liệu, photo, phân loại tài liệu. Số lượng tài liệu phải photo, in ấn rất nhiều, một số trường hợp nhầm lẫn văn bản khi chia bộ tài liệu; có trường hợp nhầm trang, có trường hợp thiếu văn bản, có trường hợp lẫn nội dung các văn bản với nhau... Từ tháng 8-2019 đến nay, những công đoạn đó đã được thay thế bằng hệ thống “Phòng họp không giấy”. Mỗi cán bộ UBND TP Thanh Hóa đều có một tài khoản riêng để tự đưa tài liệu lên hệ thống.
Trước mỗi cuộc họp, dự thảo nội dung và tài liệu liên quan đến cuộc họp được bộ phận phụ trách tổng hợp gửi lãnh đạo phê duyệt. Sau đó, bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống để các thành viên tham dự cuộc họp tham chiếu, ghi chú và chuẩn bị ý kiến đóng góp. Khi bắt đầu cuộc họp, trên màn hình của người chủ trì cuộc họp sẽ thấy được những người có mặt thông qua vị trí chỗ ngồi của từng đại biểu, ai vắng người chủ trì sẽ biết ngay. Chức năng này giống như điểm danh tức thời, thay vì phải mất thời gian điểm danh như những cuộc họp trước đây. Với mô hình này, nguồn tài liệu mở và luôn sẵn sàng để các đại biểu tra cứu trên hệ thống. Sau khi họp xong, kết quả biểu quyết, ý kiến chỉ đạo, kết luận sẽ được tổng hợp và thông báo đến các đơn vị, cá nhân liên quan. Gần 2 năm thực hiện, TP Thanh Hóa đã tổ chức rất nhiều cuộc họp theo hình thức này và đã mang lại nhiều tiện ích thiết thực.
Là huyện miền núi, Cẩm Thủy đã triển khai nhiều giải pháp cải cách thủ tục hành chính nhằm đạt hiệu quả cao nhất trong công tác điều hành, xử lý công việc cũng như phục vụ Nhân dân. Đầu năm 2021, UBND huyện đã triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy” để rút ngắn thời gian xử lý công việc. Theo ông Hoàng Trung Hải, Trưởng Phòng Nội vụ huyện Cẩm Thủy thì đây là một trong những bước cải cách căn bản trong mục tiêu cải cách hành chính của huyện. “Phòng họp không giấy” tiết kiệm rất nhiều văn bản giấy tờ, là một trong những môi trường về công nghệ thông tin rất tốt phục vụ cho công tác quản trị và quản lý. Mỗi một cá nhân đều có 1 hộp thư và có 1 địa chỉ trên cả máy tính xách tay và điện thoại cầm tay.
Để triển khai “Phòng họp không giấy”, VNPT Thanh Hóa đã hướng dẫn, cài đặt phần mềm trên các thiết bị như điện thoại thông minh, máy tính bảng. Sau đó bộ phận phụ trách cập nhật lên hệ thống VNPT eCabinet để các thành viên tham dự cuộc họp nghiên cứu, chuẩn bị ý kiến đóng góp. Ngoài ra, hệ thống còn có tính năng đăng ký phát biểu. Trong suốt cuộc họp, khi cần phát biểu, người họp có thể bấm vào mục đăng ký phát biểu. Từ danh sách đăng ký phát biểu của các đại biểu được lưu lại qua các cuộc họp, người chủ trì có thể nắm được số lần phát biểu của từng người, những người ít đóng góp ý kiến hoặc không bao giờ phát biểu.
Tiếp tục thực hiện khâu đột phá về cải cách thủ tục hành chính và cải thiện môi trường đầu tư kinh doanh, tỉnh Thanh Hóa đã triển khai dự án thí điểm mô hình “Phòng họp không giấy” tại huyện Như Thanh. Dự án có tổng mức đầu tư 2,5 tỷ đồng từ ngân sách, được thực hiện trong 2 năm 2020 – 2021. Thực hiện dự án, huyện Như Thanh được đầu tư 40 máy tính xách tay và các phụ kiện đi kèm. Đối với cấp xã được đầu tư thiết bị di động để ký số văn bản (mỗi xã 3 máy tính bảng cho lãnh đạo UBND xã), đầu tư máy scan tốc độ cao, máy tính tại bộ phận “một cửa” cấp xã. Như Thanh là huyện miền núi, khoảng cách từ trung tâm huyện đến xã xa nhất là hơn 40 km, giao thông không thuận lợi. Từ khi dự án được triển khai đã góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành trên môi trường mạng, qua đó tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian giải quyết và công khai, minh bạch quá trình xử lý công việc.
Trước sự phát triển công nghệ thông tin, việc chuyển đổi từ phòng họp truyền thống sang “Phòng họp không giấy” là rất cần thiết. Mô hình nếu được ứng dụng đồng loạt sẽ rất thiết thực, hiệu quả. Đến nay, Thanh Hóa đã có 18 sở, ngành, huyện, thị xã, thành phố triển khai hệ thống “Phòng họp không giấy”. Hướng đến cải cách thủ tục hành chính toàn diện, chuyên nghiệp, hiện đại, tạo lập môi trường làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi, người đứng đầu các cơ quan, đơn vị cần vào cuộc quyết liệt, tạo sự chuyển biến về nhận thức và hành động của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức để nhân rộng “Phòng họp không giấy”. Việc hình thành nền hành chính không giấy tờ là cơ sở quan trọng để xây dựng thành công đề án chính quyền điện tử tỉnh Thanh Hóa.
