Là một thành phần quan trọng trong khung kiến trúc Chính phủ điện tử và Chính quyền điện tử của quốc gia, xu thế phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2018-2020 định hướng 2025, Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong xây dựng văn phòng điện tử hiện đại, tiết kiệm.
Thị trường nước ngoài công nhận và ứng dụng
Đây là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, trao đổi… mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống. Bằng chính khả năng này nên chỉ sau thời gian ngắn vận hành, hệ thống đã triển khai rộng khắp cả nước, có mặt ở 63 tỉnh thành với hơn 25 tỉnh triển khai toàn tỉnh. Hệ thống cũng có mặt rộng ở cả khối cơ quan chính quyền cũng như giáo dục, y tế, doanh nghiệp cả nước. Đáng chú ý, hệ thống đã và đang tiếp cận triển khai ở thị trường nước ngoài: Văn phòng chính phủ Lào, Bộ BCVT Lào và 18 Bộ ngành còn lại của Lào cũng như đang tiếp cận các thị trường Mynanmar, Campuchia…
Lý do để VNPT-iOffice có tốc độ phát triển nhanh mạnh như vậy phải kể đến tính ứng dụng cao và giá trị hiệu quả kinh tế, xã hội mang lại. Có thể hiểu hệ thống đã xây dựng thành công văn phòng điện tử mà ở đó, lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi lúc, mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch. Bên cạnhđó, lãnh đạo cũng nắm bắt được thông tin và đưa ra quyết định chính xác. Căn cứ vào đó, người quản lý cũng như các nhân viên trong doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm hệ thống văn bản liên quan đến công việc. Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó, tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc.
Môi trường làm việc khoa học, hiện đại, tiết kiệm
Hệ thống còn có sức hút lớn khi tạo nên môi trường làm việc thân thiện, hiện đại. Nếu như văn phòng truyền thống cũ là quản lý con người, tài liệu thông qua hệ thống hồ sơ, sổ sách thì ở văn phòng điện tử, tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn khoảng cách, thời gian. Với hệ thống văn phòng điện tử, các vấn đề như công việc, hồ sơ, nhiệm vụ… sẽ được thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn tròn căng thằng nào.
Song, một trong những tính năng có ý nghĩa quan trọng không kém để hệ thống nhanh chóng đi vào thực tiễn là: Tiết kiệm thời gian và chi phí. Văn phòng điện tử tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là đã có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát. Chính điều này sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa, đặc biệt là các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực để có nhiều thời gian làm việc hiệu quả hơn.
Hơn nữa, văn phòng điện tử còn giúp quản lý hồ sơ tài liệu của đơn vị một cách đồng bộ nên khi ứng dụng hệ thống văn phòng điện tử, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng phát sinh (như văn phòng phẩm, giấy in, mực in…). Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm các đơn vị, doanh nghiệp phải chi trả. Có rất nhiều cơ quan, đơn vị sau khi ứng dụng văn phòng điện tử đều cho rằng văn phòng điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp tăng hiệu suất công việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, mà còn giảm được 90% chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đi lại, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung.
Là một trong những thành tựu công nghệ của VNPT, Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Tập đoàn VNPT được triển khai rộng khắp các cơ quan từ Tỉnh/thành đến Bộ ngành trong cả nước, cũng như thị trường nước ngoài. VNPT-iOffice có giá trị thiết thực hàng ngày đối với xử lý công việc của từng người dùng, từng đơn vị cụ thể nhằm mang lại kiệu quả kinh tế, xã hội cao nhất trong chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng đến Chính phủ số giai đoạn 2018-2020 định hướng 2025.
