Chữ ký số đang được sử dụng rộng rãi vì những ưu điểm như tiết kiệm về thời gian và công sức cho người dùng. Với sự phổ biến này, khiến nhiều người mới dùng băn khoăn, chữ ký số có bắt buộc không. 

Câu trả lời là: có 3 trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số. Còn đối với trong hệ thống pháp luật hiện không có quy định bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong tất cả mọi hoạt động của doanh nghiệp (trừ 1 số trường hợp đặc biệt cụ thể). 

1. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số 

Theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14: “Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử”.

Như vậy, hiện nay, doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số và hoàn toàn có quyền lựa chọn việc sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền lựa chọn việc sử dụng hoặc không sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh

Tuy nhiên, trong thực tế, doanh nghiệp vẫn phải sử dụng chữ ký số trong 1 số trường hợp đã được quy định trong các văn bản thuộc hệ thống pháp luật. Thông tin cụ thể về các trường hợp sẽ được bài viết cập nhật chi tiết trong phần nội dung tiếp theo.

2. 3 trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số cần lưu ý

Theo quy định của pháp luật, trong quá trình vận hành, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện ký số trong 3 trường hợp. Đó là khi sử dụng hóa đơn điện tử, khi tiến hành kê khai, nộp thuế và khi kê khai BHXH điện tử.

2.1 Trường hợp 1: Khi sử dụng hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi mua - bán hàng hóa và dịch vụ. Điều này đã được quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Tại Điểm e Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC về Hướng dẫn khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ do Bộ Tài chính ban hành:

Một hóa đơn điện tử cần phải có “Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán”.

Như vậy, theo quy định, hóa đơn điện tử phải được ký bởi chữ ký số mới có đủ tính pháp lý và mới được công nhận là hợp pháp trước pháp luật. Do đó, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số để đảm bảo tính xác thực và tính pháp lý của hóa đơn điện tử được ký kết giữa các bên giao dịch.

Sử dụng hóa đơn điện tử được ký bởi chữ ký số là điều kiện bắt buộc đối với doanh nghiệp theo quy định pháp luật

Có thể bạn quan tâm:

• - 3 Quy định CẦN BIẾT khi dùng chữ ký số trên hóa đơn điện tử
• - Chữ ký số trên hóa đơn điện tử - Những điều cần lưu ý

2.2 Trường hợp 2: Khi kê khai và nộp thuế

Từ năm 2015, các doanh nghiệp tại Việt Nam bắt buộc phải tiến hành giao dịch với cơ quan quản lý thuế bằng giao dịch điện tử. Điều này đã được thể hiện rõ trong Công văn số 16132/BTC-TCT về việc Đẩy mạnh triển khai chương trình Nộp thuế điện tử.

Đồng thời, Khoản 12, Điều 5, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP cũng quy định: “Người nộp thuế là tổ chức kinh doanh sử dụng các dịch vụ điện tử do cơ quan thuế cung cấp (đăng ký thuế, khai, nộp thuế, tra cứu và gửi thông tin về thuế), trừ trường hợp đặc biệt theo quy định của Bộ Tài chính”.

Về việc kê khai và nộp thuế của doanh nghiệp, Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019 số 38/2019/QH14 đã quy định: “Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật”.

Cùng với việc chuyển đổi từ nộp thuế trực tiếp bằng tiền mặt sang nộp thuế bằng phương tiện điện tử, doanh nghiệp cũng bắt buộc phải sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký viết tay khi thực hiện giao dịch với các cơ quan quản lý thuế hiện nay.

2.3 Trường hợp 3: Kê khai bảo hiểm xã hội

Tại Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH đã quy định:

“1. Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.

2. Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử”.

Từ quy định trên, có thể thấy hiện nay cá nhân, tổ chức/doanh nghiệp đã bắt buộc phải sử dụng chữ ký số khi kê khai BHXH trực tuyến.

Chữ ký số là 1 yếu tố bắt buộc cần có khi người dùng kê khai BHXH điện tử

3. 4 Lý do doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số 

Mặc dù chưa có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số nhưng trong điều kiện thực tiễn hiện nay khi xã hội đang ngày càng phát triển, sử dụng chữ ký số là điều mà các doanh nghiệp nên tiến hành ngay trong thời điểm hiện tại bởi những lý do sau.

3.1. Bắt kịp xu thế của thời đại công nghệ 4.0

Hiện nay, mọi ngành nghề trên thị trường đều đang biến đổi theo xu hướng áp dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động. Trong đó, biểu hiện rõ nhất là sử dụng giao dịch điện tử trong hầu hết các lĩnh vực của đời sống. Lúc này, chữ ký số đã trở thành điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính xác thực của các bên giao kết khi tiến hành các giao dịch điện tử.

Do đó, để bắt kịp xu thế chung của thời đại, doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình. Tránh tình trạng bị hạn chế trong quan hệ giao dịch với khách hàng, đối tác do sự tụt hậu về công nghệ hoặc không giành được ưu thế khi cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trên thị trường.

3.2. Đơn giản hóa mọi hoạt động kinh doanh

Do sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, ngày nay mọi hoạt động cần thiết của quá trình kinh doanh đều có thể sử dụng chữ ký số, chẳng hạn như:

• Ký kết hợp đồng với đối tác, khách hàng.
• Sử dụng trong lĩnh vực thuế/hải quan/chứng khoán: kê khai, thực hiện nghĩa vụ tài chính,...
• Sử dụng trong thực hiện thủ tục hành chính: đăng ký kinh doanh, thành lập văn phòng đại diện, mở rộng chi nhánh, đại lý,...

Khi sử dụng chữ ký số, hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ được tiến hành 1 cách đơn giản và tiện lợi hơn. Từ đó tiết kiệm được tối đa thời gian và chi phí trong quá trình vận hành của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số trong mọi hoạt động kinh doanh cần thiết trên thị trường

3.3. Tiện lợi, tối ưu thời gian và chi phí hoạt động

Với nhiều ưu điểm vượt trội so với chữ ký viết tay truyền thống, chữ ký số cho phép doanh nghiệp có thể ký văn bản, hóa đơn, hợp đồng… mọi lúc, mọi nơi bằng phương thức trực tuyến. Thông qua đó, các bên tham gia ký kết có thể trao đổi thông tin, tài liệu nhanh chóng và chính xác hơn. Đồng thời sử dụng được nguồn ngân sách 1 cách tối ưu hơn thông qua tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại phục vụ cho quá trình ký kết trực tiếp như trước.

Đặc biệt, chữ ký số đã được pháp luật công nhận là có giá trị pháp lý tương đương với chữ ký tay thông thường (Quy định chi tiết về những điều kiện đảm bảo giá trị pháp lý của chữ ký số được thể hiện tại Điều 8 và Điều 9 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP). Như vậy, khi so sánh giữa 2 loại chữ ký, ta có thể dễ dàng nhận thấy chữ ký số là giải pháp tối ưu nhất dành cho các doanh nghiệp trong thời điểm hiện nay.

3.4. Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành

Với đặc trưng nổi bật là sở hữu tính bảo mật cao, việc sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo an toàn tuyệt đối trong các giao dịch điện tử. Nhờ đó tránh được những rủi ro không đáng có như thiếu sót tài liệu hay bị tiết lộ thông tin quan trọng ra bên ngoài.

Sử dụng chữ ký số giúp doanh nghiệp có thể đảm bảo an toàn tuyệt đối trong các giao dịch điện tử

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn về chủ trương ứng dụng chữ ký số công cộng trên mạng đấu thầu quốc gia mới

4. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ chữ ký số VNPT-CA

Chữ ký số VNPT-CA sở hữu 4 đặc tính vượt trội mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đó là tính toàn vẹn, tính xác thực, tính chống chối bỏ và tính bảo mật. Khi sử dụng dịch vụ ký số của VNPT, người dùng sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực như:

• Tối ưu thời gian và chi phí hoạt động: Dịch vụ VNPT-CA hỗ trợ người dùng ký số mọi lúc, mọi nơi 24/7, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, chờ đợi hay các thủ tục rườm rà, phức tạp.
• Đảm bảo an toàn thông tin và lợi ích doanh nghiệp: Chữ ký số VNPT có tính bảo mật cao giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối trong quá trình giao dịch. Trong đó, tính chống chối bỏ giúp doanh nghiệp có thể lưu giữ chứng cứ 1 cách nguyên vẹn và đảm bảo trách nhiệm pháp lý giữa các bên giao dịch.
• Tính ứng dụng cao: Chữ ký số VNPT-CA cho phép người dùng thực hiện ký kết trong các lĩnh vực như sử dụng trong các thủ tục hành chính (khai sinh/khai tử, cấp các loại giấy tờ, chứng chỉ, khai báo hải quan, thuế điện tử, nộp hồ sơ xin phép xuất bản, giáo dục, xây dựng…), dùng trong thương mại điện tử (giao dịch chứng khoán, mua bán, đấu thầu, chứng thực tính nguyên vẹn của hợp đồng, tài liệu…).

Dịch vụ chữ ký số VNPT-CA đem lại nhiều lợi ích vượt trội cho người dùng trong quá trình sử dụng

Như vậy, về câu hỏi chữ ký số có bắt buộc không, có thể thấy hiện nay doanh nghiệp không bắt buộc phải sử dụng chữ ký số trong mọi hoạt động, trừ 3 trường hợp đặc biệt đã được quy định rõ là giao dịch thuế, hóa đơn điện tử và BHXH điện tử.

Với nhiều lợi ích vượt trội như đơn giản hóa mọi hoạt động kinh doanh, tối ưu thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên sử dụng chữ ký số trong quá trình giao dịch và vận hành trên thị trường.

VNPT-CA là dịch vụ chữ ký số được đánh giá cao về tính tiện lợi, độ bảo mật cao, an toàn cho người dùng,... và được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn sử dụng.

Trong số các dịch vụ chữ ký số, VNPT là dịch vụ chứng thực chữ ký số uy tín, chất lượng giúp doanh nghiệp tối ưu các hoạt động kinh doanh 1 cách tốt nhất trong quá trình vận hành hiện nay. Để trải nghiệm dịch vụ VNPT-CA, liên hệ hotline 1800 1260 hoặc truy cập website dịch vụ tại đây.